Výhodou používání softwaru, jako je ClickUp nebo Asana, jsou jejich hotové projektové desky, které vyžadují minimální přizpůsobení. Ale pokud jste uživatelem Notion nebo byste chtěli být, můžete jej použít Projekty a úkoly šablony, abyste mohli rychle plánovat, stejně.
Nejste si jisti, jak to funguje? Zde je stručný průvodce, který vám pomůže začít.
Šablona úkolů v pojetí vysvětleno
Šablona úkolu v Notion je v podstatě seznam úkolů uspořádaný podle projektu. Projekty se v databázi zobrazují jako skupiny a řádky nebo stránky, které vidíte ve skupině, jsou úkoly.
Mezi stránkami úkolů a projektů zde budete dělat většinu práce. Když přidáte nové skupiny a úkoly, zobrazí se na stránce vašich projektů spolu se všemi změnami, které provedete v aktuálních datech a vlastnostech.
Výchozí vlastnosti na stránce úlohy jsou Název úkolu, Postavení, Přiřadit, Z důvodu, a Projekt. Zde je rychlý přehled toho, co každý dělá:
Název úkolu
Název úkolu vám pomůže rychle identifikovat úkoly, takže budete chtít být trochu popisní a udělat je jedinečnými. Můžete také kliknout na název úlohy a zobrazit nebo přidat relevantní informace. Pokud nechcete, aby se otevírala na rozdělené obrazovce, můžete změnit režim náhledu stránky v nastavení rozložení vaší databáze vedle Otevřít stránky v. To zjistíte kliknutím na tři tečky v pravém horním rohu databáze.
Postavení
Postavení poskytuje rychlý přehled o pokroku. Existuje několik možností stavu, rozdělených do kategorií Dělat, Probíhá, a Kompletní. Plňte úkoly jako např Hotovo a Archiv vyplní ukazatel průběhu na stránce vašich projektů.
Přiřadit a splatit
Přiřadit ukazuje, kdo je vlastníkem úkolu. Z důvodu sděluje termíny a umožňuje vám to nastavit připomenutí. Jsou to definitivní správci, pokud spolupracují s ostatními, delegují úkoly nebo vytvářejí otevřenou tabuli úkolů.
Projekt
Projekt je vlastnost vztahu, která spojuje úkol s jeho příslušným projektem. Úkol může odkazovat pouze na jeden projekt. Pokud považujete zobrazení tohoto sloupce za irelevantní, protože jste své projekty seskupili, klikněte na jeho název a vyberte Skrýt v zobrazení abych to zastrčil. Smazáním přerušíte komunikaci mezi stránkami.
Zobrazení šablony úkolů Notion
V horní části databáze úkolů pod jejím názvem uvidíte zobrazení Podle projektu, těžit, a Lidé. Ve výchozím nastavení se nacházíte v zobrazení projektu, ve kterém organizujete své úkoly podle projektu.
The těžit View vytvoří seznam úkolů všech vašich úkolů a uspořádá je do kontrolního seznamu. Jediná vlastnost, která se zde zdánlivě neodráží, je Postavení, ale když se podíváte nad sloupec zaškrtávacího políčka, všimnete si, že sdílí stejný symbol jako sloupec stavu v druhém zobrazení. A když zde něco zaškrtnete, všude jinde to označí jako vyřízené.
The Lidé zobrazení vám poskytuje rychlý přehled o úkolech, na kterých vy a vaši spoluhráči pracujete. Je to vynikající nástroj, jak se navzájem kontrolovat a ujistit se, že něčí pracovní zátěž není příliš velká.
Dalším způsobem, jak můžete úkoly třídit, je použití filtrů. Můžete je najít pod možnostmi zobrazení v horní části databáze a použít je k řazení podle vlastnosti. Například zobrazení všeho pomocí a Nezačal stav nebo pouze úkoly přidělené konkrétním lidem.
Projektová šablona v pojetí vysvětleno
Šablona projektů je místo, kde najdete rychlý přehled všech svých projektů. Používá vizuálnější rozvržení desky, kde můžete přetahovat položky mezi stavy.
Na první pohled můžete vidět některé specifikace a průběh vašich aktivních projektů díky jejich vlastnostem. Pokud je vyplníte, zobrazí se na nástěnce.
Pokud nevidíte nemovitost, kterou potřebujete, kliknutím na tabuli otevřete její stránku a její vlastnosti najdete pod názvem. Zde můžete změnit jeho stav, přidat lidi do projektu, zobrazit ukazatel průběhu a přidat nebo upravit časovou osu.
Na stránce projektu také uvidíte jeho skupinu úkolů, kam můžete přidat další informace a data relevantní pro projekt.
Jak přizpůsobit šablonu úkolů a projektů
Samozřejmě budete chtít šablonu přizpůsobit a vytvořit si ji vlastní. Zde je návod, jak to udělat.
Přidání vlastností na stránku úkolů
Chcete-li přidat vlastnosti na stránku úkolu, klikněte na symbol přidání v pravém horním rohu skupiny. Pokud tak učiníte, zobrazí se vám seznam, ze kterého si můžete vybrat, a z něj kliknete na ten, který chcete přidat. Jakmile bude ve vaší databázi, klikněte na jeho název a dejte mu požadovaný název.
Změna stavů na stránce úkolů
Chcete-li upravit nebo přidat další možnosti do sloupce stavu, kliknutím na stav úlohy vytáhněte nabídku a vyberte Upravit vlastnost dole. V Upravit vlastnost v nabídce uvidíte tři kategorie stavů – Úkoly, Probíhá a Dokončeno. Můžete buď kliknout na aktuální možnosti a upravit název a barvu, nebo vybrat symbol přidání vedle názvu kategorie a přidat něco nového.
Přidání vlastností na stránku projektu
Nejrychlejší způsob, jak přidat vlastnosti na stránku projektu, je kliknout na jednu z nástěnek. V horní části stránky uvidíte možnost # další vlastnosti. Klikněte na to a na možnost Přidejte vlastnost objeví se. Jakmile přidáte vlastnost do projektu, uvidíte ji také ve všech ostatních projektech.
Změna stavů na stránce projektu
Technicky je sloupec vlastností na stránce vašeho projektu skrytý, takže nemusí být jasné, jak je upravit. Ale jakmile víte, kde hledat, je to hračka.
Klikněte na tři tečky v pravé horní části databáze a vyberte Vlastnostia vyberte si Postavení. Nyní budete v Upravit vlastnost nabídky, kde můžete kliknout na aktuální možnosti a upravit je a kliknutím na symbol přidat vytvořit nové.
Zorganizujte své úkoly a projekty pomocí Notion
I když se to na první pohled může zdát složité, když rozeberete Notion’s Projekty a úkoly šablonu na menší části a pracovat s ní, budete během okamžiku přesně vědět, co děláte. Nejlepší místo, kde začít, je naučit se šablonu tak, jak je, a přidat doplňky později.