12 Microsoft Forms Tipy a triky, které musíte znát

Microsoft Forms mají lepivé uživatelské rozhraní a elegantní prostředí. Je malá šance, že to vyhodíte, jakmile to zkusíte poprvé. I když je jeho uživatelské rozhraní komplexní, stále potřebujete několik profesionálních tipů, abyste mohli používat Microsoft Forms produktivněji.

Zde jsou skvělé způsoby, jak využít Microsoft Forms pro vaše průzkumy a obchodní potřeby.

1. Sdílejte svůj formulář

Sdílení formuláře je konečným cílem vašeho průzkumu. Toto je snadné:

1. Klikněte Sbírejte odpověď v pravé horní části formuláře.
2. Výběrem vyberte preferovanou skupinu příjemců Kdokoli může odpovědět, Odpovědět mohou pouze lidé v mé organizacinebo Konkrétní lidé v mé organizaci mohou odpovědět.
3. Klikněte na Zkraťte URL zaškrtávací políčko pro kratší formulář URL (volitelné). Poté klikněte na Kopírovat a začněte sdílet svůj průzkum s cílovými účastníky.

Sdílejte s konkrétními lidmi pomocí vlastních pozvánek

Při sdílení formuláře jej můžete zálohovat vlastní pozvánkou, aby byl profesionálnější:

1. Klikněte na Sbírejte odpověď v pravém horním rohu formuláře.
2. Vyberte preferenci příjemce.
3. Do pole kontaktu zadejte e-mailovou adresu, jméno nebo skupinu příjemce. Můžete zadat mnoho příjemců.
4. Vyplňte textové pole vlastní zprávou.
5. Nakonec klikněte Poslat. Vaši účastníci nyní dostanou vlastní zprávu, která je zavede na stránku formuláře.

2. Zobrazit odpověď v Excelu v reálném čase

Při porovnávání odpovědí Microsoft Forms si obvykle musíte stáhnout excelovou kopii vašich dat. Stažená data se novými příspěvky neaktualizují. Proto možná budete muset stahování v určitých intervalech opakovat, abyste aktualizovali stávající data na místním disku.

Chcete-li zabránit těmto vícenásobným intervalovým stahováním, můžete před exportem svých odpovědí do Excelu počkat, až vaši respondenti dokončí průzkum.

Někdy však chcete vidět, jak lidé reagují v reálném čase – zvláště pokud je průzkum rozsáhlý. Je to snadné; účet Microsoft 365 Business vám umožňuje viz odpovědi Microsoft Forms v Excelu v reálném čase. Můžete toho dosáhnout přímo pomocí vestavěných formulářů pro Excel nebo prostřednictvím Power Automate.

3. Zabraňte duplicitním odpovědím na formuláře

Microsoft Forms ve výchozím nastavení umožňují někomu odpovědět vícekrát. Svůj formulář můžete nastavit tak, aby umožňoval pouze jednu odpověď na osobu.

Když vás zakázat lidem vícenásobné odeslání, budou se muset přihlásit ke svému účtu Microsoft, aby mohli odpovědět na váš průzkum. Formulář tedy zabrání tomu, aby se stejný účet dostal do průzkumu dvakrát.

4. Vložte Microsoft Forms iFrame na svůj web

Pokud chcete, aby se lidé přihlásili na váš web a vyplnili průzkum, můžete místo toho vložit formulář jako rámeček na váš web. Vše, co uděláte, je zkopírovat iFrame kopii připraveného formuláře a vložit ji do HTML vašeho webu. Udělat to tak:

1. Přejděte do formuláře a klikněte Sbírejte odpovědi vpravo nahoře.
2. Klikněte na ikonu kódu v pravém dolním rohu otevřeného postranního panelu.
3. Zkopírujte kód pro vložení kliknutím kopírovat.
4. Vložte zkopírovaný kód do souboru HTML svého webu.

5. Ke sdílení formulářů použijte QR kód

Můžete si také stáhnout a poslat QR kód svého formuláře svým respondentům. Toto je alternativní způsob sdílení adresy URL průzkumu s cílovou skupinou. Stažení QR kódu formuláře Microsoft:

1. Přejít na Sbírejte odpovědi tabat vpravo nahoře.
2. Klikněte na ikonu QR kódu ve spodní části postranního panelu (vlevo od ikony kódu).
3. Klikněte Stažení pro uložení obrázku QR kódu na místní disk.
4. Stažený QR obrázek nyní můžete sdílet se svou cílovou skupinou.

6. Nastavte dobu dokončení formuláře

Možná neprobíháte kvíz, ale přesto chcete, aby vaši respondenti vyplnili váš formulář během určité doby. Například chcete, aby uchazeči o zaměstnání odpověděli na formulář žádosti před určitým datem. Jejich odpověď můžete spojit s termínem.

Můžete to udělat vyladěním nastavení formuláře:

1. Klikněte na tři vodorovné tečky nabídky vpravo nahoře.
2. Jít do Nastavení.
3. Klikněte Datum zahájení. Pak klikněte Ukončení dat zakončit dobu trvání vašeho průzkumu.
4. Formulář můžete také načasovat kliknutím Nastavte dobu trvání; jakmile někdo začne vyplňovat formulář, spustí se časovač.

Pokud jste průzkum načasovali, vaši respondenti před zahájením obdrží výzvu, která je informuje, že jde o průzkum načasovaný.

7. Vytvářejte a přizpůsobujte kvízy v Microsoft Forms

Stejně jako Google Forms můžete také vytvářet kvízy v Microsoft Forms. Naštěstí se kvízy dělají stejně snadno jako běžné formuláře. Vytvoření kvízu v Microsoft Forms:

1. Klikněte Nový kvíz z řídicího panelu Microsoft Forms.
2. Do pole názvu vyplňte název kvízu. Pak zadejte volitelný popis pod toto pole, pokud jej máte.
3. Klikněte Přidat nový.
4. Dostupné možnosti kvízu uvidíte na zobrazené liště. Můžete si například vybrat Výběr pro otázky s více možnostmi.
5. Klikněte Přidat nový přidat novou otázku.

Nastavte viditelnost výsledků kvízu

Můžete také chtít účastníkům zabránit v zobrazení výsledků testu po odeslání:

1. Klepněte na tři vodorovné pruhy nabídky vpravo nahoře.
2. Jít do Nastavení.
3. Vypnout Zobrazit výsledky automaticky.

8. Nahrajte a přizpůsobte motiv formuláře

Kromě uživatelského rozhraní můžete pomocí Microsoft Forms určit uživatelské rozhraní, které vaši respondenti uvidí, když otevřou váš průzkum. Je to skvělý způsob, jak ukázat svou profesionalitu. Zatímco Microsoft Forms poskytuje vestavěné motivy, můžete také navrhnout a nahrát vlastní motiv.

1. Ve formuláři klikněte na Téma vpravo nahoře.
2. Vyberte si z uvedených motivů.
3. Chcete-li místo toho nahrát vlastní motiv, klikněte na křížek (+) v pravém dolním rohu lišty motivů.
4. Klikněte na ikonu obrázku v následující nabídce.
5. Dále nahrajte motiv z Bingu nebo OneDrive. Nebo můžete kliknout nahrát vyberte téma z místního disku.

9. Umožněte ostatním používat vaši šablonu formuláře

Pokud jste vytvořili krásné téma s inkluzivními a relevantními otázkami průzkumu, můžete umožnit ostatním, aby jej používali. Když ostatním umožníte používat vaši šablonu, budete místo toho sdílet její duplikát. Vaši respondenti jej tedy mohou použít jako šablonu pro svůj průzkum.

Přejděte do formuláře a postupujte takto:

1. Klikněte na tři vodorovné tečky nabídky vpravo nahoře.
2. Klikněte Spolupracovat nebo duplikovat.
3. V části Sdílet jako šablonu klikněte na Získejte odkaz k duplikování.
4. Zkopírujte vygenerovaný odkaz a sdílejte jej se svými účastníky. I když budou moci formulář vyplnit a odeslat, mohou jej také duplikovat a použít jako šablonu pro své průzkumy, pokud mají účet Microsoft 365.

10. Přizpůsobte si zprávu na rozloučenou

Můžete také ocenit své účastníky za to, že si našli čas a odpověděli na váš průzkum. Tato zpráva se zobrazí po odeslání formuláře.

Takové poselství může výrazně přispět k budování vztahu s účastníky. Tuto příležitost můžete využít například k tomu, abyste svým respondentům připomněli, že na jejich vstupy budete reagovat v určitou dobu. Přizpůsobení zprávy na rozloučenou:

1. Klikněte na tři vodorovné tečky nabídky v pravé horní části formuláře.
2. Jít do Nastavení.
3. Klikněte na Přizpůsobte zprávu s poděkováním zaškrtávací políčko.
4. Poté vyplňte pole se svou zprávou.

Lidé nyní obdrží vaši zprávu po odeslání formuláře.

11. Získejte e-mailové upozornění na každou odpověď

Můžete dostat e-mailové upozornění pokaždé, když někdo odpoví na váš průzkum. I když to nemusí být žádoucí postup v rozsáhlých průzkumech, pomůže vám to sledovat odpovědi – zvláště pokud máte méně účastníků. Udělat to tak:

1. Klepněte na tři vodorovné pruhy nabídky nahoře. Pak přejděte na Nastavení.
2. Klikněte na Získejte e-mailové upozornění na každou odpověď zaškrtávací políčko.

12. Vytvořte kopii předchozích formulářů

Zatímco úprava předchozího formuláře a jeho použití pro další průzkum urychlí vaši práci, nakonec přepíšete jeho obsah. Duplikujte formulář, na kterém chcete stavět, a místo toho upravte jeho druhý:

1. Přejděte na řídicí panel Microsoft Forms.
2. Jakmile najdete předchozí formulář, na kterém chcete stavět, klikněte na tři vodorovné tečky v pravé dolní části jeho banneru.
3. Vybrat kopírovat duplikovat to. Nyní můžete upravit extra.

Sdílejte své průzkumy profesionálně

Online nástroje pro průzkumy, jako jsou Microsoft a Google Forms, usnadňují život. Zatímco však můžete využít jejich jednoduchost pro lokalizované a rozsáhlé průzkumy, znalost jejich profesionálních případů použití je dále zjednodušuje.

Ačkoli jste se v tomto článku dozvěděli o tipech a tricích pro používání Microsoft Forms, možná budete chtít vidět i profesionální využití Formulářů Google.