Spolupráce se vzdáleným týmem je skvělý způsob, jak využít rozmanitou zásobu talentů po celém světě. Nepochybně najdete to pravé pro jakoukoli konkrétní roli nebo projekt, abyste zajistili, že vaše podnikání vzkvétá.
Práce se vzdáleným týmem však vyžaduje jiný přístup než řízení interního týmu. Budete muset překonat problémy, jako je špatná komunikace, nedostatek uznání, potíže s plánováním a další. To znamená, že budete muset nastavit procesy, abyste zajistili, že váš vzdálený tým bude fungovat co nejlépe. Tento článek bude obsahovat tipy a nástroje, které vám pomohou tohoto cíle dosáhnout.
1. Nastavte komunikační kanály
Efektivní komunikace je životně důležitá pro každý úspěšný tým, zejména ve vzdáleném nastavení. Vzhledem k tomu, že nebudete moci komunikovat osobně, je z velké části důležité, abyste si nastavili různé kanály, jak překonat
běžné komunikační chyby ve virtuálních týmech a ujistěte se, že jsou všichni na stejné stránce.Existuje několik typů nástrojů, které můžete použít překonat běžné problémy vzdálené týmové komunikace, jako jsou e-maily, videokonferenční systémy a platformy pro rychlé zasílání zpráv. Každý nástroj poskytuje různé funkce, takže vyberte ty, které nejlépe vyhovují potřebám vašeho týmu a konkrétním případům použití.
Můžete například použít aplikaci pro rychlé zasílání zpráv, jako je Slack, pro rychlé konverzace a otázky, e-maily pro komunikaci s klienty a software pro videokonference, jako je Zoom, pro pořádání virtuálních schůzek nebo odbavení. Ať už zvolíte jakýkoli komunikační kanál, ujistěte se, že každý zná jejich účel a používá je správně.
2. Vyberte si produktivitu před digitálním prezentací
Překonání digitální prezentace je zásadní pro zajištění toho, aby váš distribuovaný tým fungoval co nejlépe. Práce se vzdáleným týmem vám umožní vyhnout se replikaci tradičního kancelářského modelu „prezentace“ – kde produktivitu měříte spíše množstvím času stráveného před počítačem skutečné výsledky práce.
Spíše než očekávat, že váš tým bude celý den přilepený k obrazovkám, se můžete soustředit na nastavení a SMART plán, který jim pomůže dosáhnout jejich cílů a odměňující výsledky spíše než čas strávený online.
To jim dává svobodu pracovat během jejich nejproduktivnějších hodin a zajišťuje, že jejich čas využijete na maximum. Také posouvá zaměření z an „vždy zapnutá“ kultura, která poškozuje produktivitu k takovému, který oslavuje výstup podporou flexibilní pracovní doby a lepšího soustředění.
Efektivní komunikace posiluje váš tým, aby byl produktivnější. Pokud je to váš cíl, pak má smysl věnovat méně času odpovídání na zprávy a více času skutečným úkolům. Jedním z nejlepších způsobů, jak prosadit kulturu, která oslavuje výstup a ne hodiny strávené připojením k pracovním zařízením, je použití nástrojů, které podporují asynchronní komunikaci.
I když má instant messaging za určitých okolností své místo, neustálé pingy, upozornění a zprávy mohou být rušivé a pro váš tým může být obtížné vypnout. Asynchronní komunikace je užitečná pro týmy pracující v různých časových pásmech, protože jim umožňuje reagovat, když jsou k dispozici, namísto očekávání, že budou k dispozici všichni ve stejnou dobu.
Můžeš použít asynchronní komunikační nástroje jako je Qatalog, Twist nebo Yac, aby získali všechny informace, které potřebují k tomu, aby mohli co nejlépe pracovat, a zároveň minimalizovali přerušení.
4. Buďte připraveni řešit technické problémy
Někdy může být technologie dvojsečná zbraň. Počítače a nástroje virtuálního týmu vám sice mohou pomoci zůstat ve spojení, ale nic není spolehlivé.
Nastanou chvíle, kdy členové vašeho týmu budou čelit technickým problémům, které jim brání v plnění jejich práce. A vzhledem k tomu, že každý pracuje z různých míst, možná se nebudete moci vždy spolehnout na svůj interní IT tým, že rychle vyřeší problémy všech.
Abyste předešli významnému narušení pracovního postupu vašeho týmu, je důležité, aby byli všichni připraveni zvládnout společné záležitosti technické problémy s prací na dálku. To zahrnuje vědět, jak na to opravit běžné síťové chyby a řešení kybernetických bezpečnostních hrozeb. Do své interní wiki můžete přidat několik výukových programů pro odstraňování problémů, aby členové týmu věděli, co dělat v případě technických potíží.
5. Vytvořte efektivní dokumentační strategii
Jedním z nejlepších způsobů, jak zajistit, aby váš tým podával nejlepší výkony, je mít komplexní dokumentační strategie na místě. Dokumentace je nezbytná v každé organizaci, ale je užitečná zejména pro vzdálené týmy, kde se informace mohou ztratit v nekonečných zprávách a e-mailech.
Ať už jde o stručný projekt, návod nebo poznámky ze schůzek, zajistěte, aby váš tým měl společnou platformu, kde může rychle sdílet, ukládat a přistupovat k relevantním informacím. Dobře organizovaný dokumentační systém pomůže udržet všechny na stejné stránce a usnadní členům týmu najít to, co potřebují, když to potřebují.
Můžete použít softwarová řešení, jako je Tettra vytvořte si interní wiki vašeho pracoviště a použijte jej jako centrální centrum pro všechny relevantní informace. Tento nástroj vám umožňuje uspořádat informace do kategorií a udělit oprávnění konkrétním členům týmu upravovat konkrétní dokumenty.
6. Dávejte a přijímejte zpětnou vazbu
Vždy je co zlepšovat, dokonce i v těch nejlepších týmech. Jako vedoucí týmu na dálku je vaší odpovědností zajistit, aby všichni pracovali efektivně a dostávali zpětnou vazbu, kterou potřebují ke zlepšení a šplhání po podnikovém žebříčku. Můžete to udělat tak, že zavedete pravidelné přihlašování na videohovory nebo necháte nadřízených zasílat písemné formuláře zpětné vazby.
Je pravděpodobné, že vaši lidé mají také cennou zpětnou vazbu pro vás a pro společnost. Většině z nich však nemusí být příjemné mluvit během videohovoru nebo psát e-mail. Můžete použít nástroj jako Officevibe pro vedení týmu a zajistit, aby byl slyšet hlas všech.
Tento nástroj nabízí možnosti anonymní zpětné vazby, takže i ti nejintrovertnější členové týmu mohou bez obav sdílet své upřímné myšlenky. To vám dává jasný přehled o tom, co váš tým potřebuje, a umožňuje vám podniknout nezbytné kroky k tomu, aby podával co nejlepší výkon.
7. Podporujte sociální interakce
Práce z domova se může občas cítit osamělá a ovlivnit angažovanost a morálku. Bez fyzické kanceláře, kde byste mohli občas narazit na kolegu a rychle si popovídat, je nezbytné najít virtuální řešení, která podpoří pocit kamarádství mezi členy vašeho týmu.
Můžeš vytvořit virtuální vodní chladič kde se členové týmu mohou zapojit do neformálních rozhovorů. Může to být skupinový chat, kde mohou lidé sdílet zábavné příběhy, diskutovat o zálibách nebo o čemkoli, co nesouvisí s prací. Můžete také plánovat virtuální přestávky na kávu, aby se vaši lidé zapojovali a motivovaný. Může to být soukromý videohovor, kde se každý může setkávat, smát se a hrát hry.
Vybudujte si pozitivní kulturu práce na dálku
Vytvoření pozitivní pracovní kultury je zásadní pro to, aby každý vzdálený tým dosáhl svého plného potenciálu. Abyste tohoto cíle dosáhli, musíte svůj přístup k práci na dálku neustále vyhodnocovat a zlepšovat.
Začleněním výše uvedených tipů a hledáním kreativních způsobů, jak pomoci vašemu vzdálenému týmu cítit se propojený a motivovaný, můžete vytvořte efektivní pracovní kulturu, která přinese to nejlepší ve vašem vzdáleném týmu a zajistí vám úspěšnou budoucnost organizace.