Vzhledem k tomu, jak je v dnešní době mnoho lidí zaneprázdněno, nebylo efektivní řízení projektů nikdy důležitější. To platí zejména v případě, že pracujete nebo studujete na dálku a máte omezený fyzický kontakt se svými spolupracovníky nebo spolužáky.
Naštěstí najdete spoustu nástrojů, které vám umožní spravovat své úkoly mnohem lépe, než by bylo možné dříve. Notion a Asana jsou dvě nejoblíbenější řešení, která na trhu najdete. Co je však pro projektové řízení lepší? Dnes oba tyto nástroje analyzujeme.
1. Vytváření různých kategorií
Jak váš pracovní postup roste, možná budete muset vytvořit kategorie, abyste měli o všem přehled. Notion a Asana se v tomto ohledu liší; v Asaně můžete svou práci organizovat do různých projektů a v každém z nich vyvíjet karty. Kromě toho můžete své karty přidat do více projektů.
Kromě výše uvedeného vám Asana umožňuje vytvářet značky a přidávat je na vaše karty. Jakmile je provedete, můžete kliknutím na štítek zobrazit všechny projekty v dané kategorii.
V aplikaci Notion můžete pro své úkoly vytvářet různé stránky. V rámci nich můžete vytvořit další pro podtémata. Máte také možnost přidat různé emotikony, abyste je odlišili.
Když používáte Notion pro správu projektů, můžete také přidat značky pro kalendáře a seznamy, které vytvoříte v aplikaci.
2. Přizpůsobení rozvržení
Nástroje pro přizpůsobení Notion a Asana se dramaticky liší a zejména první z nich má spoustu dalších nástrojů, které můžete použít. Při použití Notion pro projektový management si můžete vybrat z několika bezplatných a placených šablon. Najdete zde mnoho témat, např více šablon, které můžete použít, pokud jste fotograf nebo v jiném kreativním oboru.
S Notion můžete také určit, co chcete na každé stránce zahrnout. Můžete například vytvořit tabulky pro vytvoření seznamu četby. Kromě toho můžete vytvářet dokumenty pracovního postupu projektu a spoustu dalších stránek.
Asana je trochu přísnější, pokud jde o přizpůsobení rozvržení. I když můžete vytvářet četné kategorie a projekty, nemůžete příliš změnit vzhled vašich karet – bez kontroly nad tím, co zahrnete.
Na domovské stránce Asana si můžete vybrat, co chcete v této sekci vidět. Navíc si můžete upravit barvu pozadí.
3. Spolupráce s ostatními
Spolupráce je jedním z nejdůležitějších faktorů při výběru řešení projektového řízení. I když neupgradujete na placený plán, Notion a Asana mají některé užitečné funkce.
V prosinci 2022 Notion rozšířil počet lidí, se kterými jste mohli spolupracovat v rámci bezplatného plánu. Předtím jste mohli pracovat až s pěti uživateli; nyní se počet zvýšil na 10. Prostřednictvím týmových prostorů můžete také vidět, s kým spolupracujete.
Asana také usnadňuje spolupráci s ostatními. Při vytváření karty můžete v dolní části stránky přidat spolupracovníky. Kromě toho můžete lidem v rámci projektu přidělovat úkoly – to znamená, že mohou získat úplný přehled o tom, na čem potřebují pracovat.
Když pomocí Asany, můžete také okomentovat karty, abyste v případě potřeby upozornili ostatní uživatele. Pro přístup k této funkci nemusíte upgradovat na placený tarif. V Notion a Asana můžete pomocí klávesy @ zmínit uživatele na stránkách a kartách vyžadujících jejich pozornost.
4. Funkce projektového řízení
Vzhledem k tomu, že porovnáváme Notion a Asana z pohledu projektového řízení, má smysl se v tomto ohledu pouze podívat na funkce, které obě aplikace nabízejí. Asana má několik funkcí projektového řízení, díky kterým je skvělou volbou pro malé týmy i velké podniky.
V Asaně můžete přidat termíny do všech svých projektů. Jakmile to uděláte, můžete získat úplný přehled v části Moje úkoly. Zde si můžete uspořádat své úkoly na základě jejich termínu klepnutím na Datum splatnosti tab.
Když vytvoříte kartu v Asaně, můžete také zobrazit nejnovější aktivitu tak, že ji otevřete a přejdete dolů. A pokud upgradujete na placený plán, můžete pomocí sekce Cíle sledovat, čeho chcete dosáhnout.
Když používáte Notion, můžete si vybrat, co se děje ve vašem pracovním prostoru Aktualizace > Vše. Můžete také přidat stránky, kde nastíníte pracovní postupy projektu se svým týmem.
5. Kompatibilita s více zařízeními
Pokud pracujete na více zařízeních, měli byste mít jistotu, že můžete nástroje pro správu projektů používat na více než jednom místě. Dobrou zprávou je, že Notion i Asana jsou dobře optimalizované pro použití napříč zařízeními.
Notion má k dispozici aplikace pro iOS a Android a nástroj si můžete stáhnout také pro Windows a Mac. Navíc je Notion optimalizován pro webové prohlížeče.
Stažení: Pojem pro Okna | Mac | iOS | Android (Bezplatné, dostupné nákupy v aplikaci)
Asana má také aplikace pro zařízení iOS a Android a můžete je používat na chytrých telefonech i tabletech. Službu můžete používat i ve svém webovém prohlížeči, přičemž existují i aplikace ke stažení pro uživatele Windows a Mac.
Stažení: Ásana pro Windows (64bitový) | Windows (32bitový) | Mac | iOS | Android (Bezplatné, dostupné nákupy v aplikaci)
6. Integrace třetích stran
Ať už pracujete na dálku nebo osobně, pravděpodobně ano k dokončení své práce použijte více aplikací. Všechno bude mnohem jednodušší, když je seskupíte na jedno místo, a najdete možnosti, jak toho dosáhnout s Notion a Asana.
Notion umožňuje integrovat několik známých aplikací třetích stran. Slack je jedním příkladem – a pokud jste designér, můžete si prohlížet své Figma projekty v Notion. Mezi další nástroje, které můžete integrovat, patří OneDrive, Dropbox a Google Drive.
Asana se také integruje s několika aplikacemivčetně aplikací Outlook a Gmail. Mezi další, které můžete v Asaně použít, patří:
- Adobe Creative Cloud
- Salesforce
- Microsoft Teams
7. Nahrávání různých souborů
Při správě projektů možná budete muset nahrát široký výběr souborů. V Asaně můžete zahrnout externí odkazy – například videa na YouTube. U těchto můžete v aplikaci vidět jejich náhled.
Asana vám také umožňuje nahrávat soubory z vašeho počítače, Disku Google, Dropboxu a různých dalších míst. Můžete nahrávat zvukové soubory, fotografie, soubory PDF a další přílohy.
V Notion můžete také přidat externí odkazy. Dále můžete zahrnout soubory z vašeho počítače; pokud nemáte placené předplatné, maximální velikost každého souboru je 5 MB.
8. Ceny
Bez ohledu na to, zda používáte Notion nebo Asana, v jejich bezplatných verzích najdete spoustu užitečných nástrojů. V případě potřeby však můžete upgradovat.
Pokud chcete upgradovat na placenou verzi Asana, můžete získat prémiový plán za 10,99 $ měsíčně s roční platbou – a 13,49 $, pokud platíte měsíčně. Mezitím stojí Business 24,99 $ měsíčně (ročně) a 30,49 $, pokud platíte měsíčně.
Notion má tři placené plány: Plus, Business a Enterprise. Plus stojí 96 $ ročně a 10 $ měsíčně, pokud získáte měsíční předplatné. Mezitím je Business 180 $ ročně za roční předplatné a 18 $, pokud platíte měsíčně. Pro plán Notion Enterprise budete muset kontaktovat prodejní tým společnosti.
Představa vs. Asana: Kterou si zvolíte pro správu svých projektů?
Notion a Asana mají skvělou pověst v oblasti produktivity z dobrých důvodů. Tyto aplikace nabízejí spoustu jedinečných nástrojů, které vám pomohou spravovat vaše projekty a spolupracovat s ostatními. Také pro vás bude snadné integrovat mnoho vašich oblíbených aplikací odjinud.
I když nepřejdete na placený plán, Notion a Asana budete hodně využívat. Nejlepší volba pro vás bude záviset na vašich individuálních a obchodních potřebách, ale pro začátek se vyplatí vyzkoušet obojí.