Přišel vám někdy do schránky špatně napsaný email? Možná vás napadlo, o čem tento e-mail byl a jak na něj odpovědět. Abyste sami neposílali mizerný e-mail, projděte si tento seznam běžných chyb v pracovních e-mailech.
1. Chybí řádek předmětu
Jednou z častých chyb při psaní pracovních e-mailů je neuvedení předmětu. Seznam předmětů je první věc, kterou lidé uvidí, když si otevřou své e-mailové účty. Pokud někdo dostane spoustu e-mailů, e-mail bez popisného a vhodného předmětu bude pravděpodobně ignorován.
Výzkum blogu HubSpot ukazuje, že efektivní předmětové linie by měly inspirovat zvědavost a být personalizované. Dejte příjemci vědět, proč je váš e-mail důležitý, prostřednictvím předmětu. Předmět "Newsletter 1" je vágní a nikoho nezajímá. Ale „Newsletter 1: Nejlepší umělci tohoto měsíce“ pravděpodobně získá více zhlédnutí.
2. Použití nesprávného tónu
Tón e-mailu může odrážet, jak chcete být vnímáni. Vaše volba slov odráží buď pozitivní nebo negativní tón. Například komentář, že něčí nápad je „podivný“, má jinou konotaci než říkat, že nápad je „jedinečný“. Naučte se rozlišovat mezi odstíny významu a volit správná slova.
Pracovní e-maily by měly znít profesionálně. Míra formálnosti závisí na vaší pracovní kultuře a profesionálním vztahu s příjemcem. Pokud je pracovní kultura přátelská nebo jste s někým dlouho kolegové, můžete svůj pracovní e-mail začít slovy „Ahoj Johne.“ Pokud ale oslovujete někoho, koho neznáte v jiné společnosti, je bezpečnější ho oslovit ve formátu „Vážený pane. Kovář."
Pokud pochybujete o svém výběru slov, nahlédněte do online tezauru nebo slovníku. Online asistent psaní Grammarly také obsahuje a detektor psacího tónu ve svých vlastnostech. V nastavení můžete změnit tón, aby zněl sebejistě a profesionálně.
3. Chybějící detaily a přílohy
Je nepříjemné dostávat pracovní e-mail s neúplnými detaily. Posílání e-mailů tam a zpět za účelem získání informací je obrovská ztráta času. Abyste se tomu vyhnuli, načrtněte si všechny základy: kdo, co, kdy, kde, proč a jak. Můžete postupovat v následujícím formátu:
- První odstavec: Pozdrav a hlavní bod e-mailu.
- Druhý odstavec: Všechny relevantní podrobnosti, které příjemce potřebuje vědět o předmětu.
- Třetí odstavec: Výzva k akci (např. potřebují odpovědět, provést odkaz atd.).
- Čtvrtý odstavec: Děkuji.
Nezapomeňte připojit všechny další soubory, které příjemce potřebuje. Jednou z běžných chyb je tvrzení, že jste připojili soubor, aniž byste tak učinili! Tomu se můžete vyhnout tím, že si svůj e-mail před odesláním přečtete.
4. Zanedbání úprav a korektur
E-mail plný gramatických a větných chyb zní neprofesionálně. Váš příjemce si může myslet, že jste svou komunikaci pečlivě nepromysleli. Chyby se většinou stávají, když spěcháte nebo myslíte rychleji, než píšete. Ale existují způsoby, jak se tomu vyhnout nebo to zmírnit.
Než vyplníte všechny podrobnosti, můžete začít s obrysem. Po vytvoření konceptu e-mailu věnujte čas jeho kontrole, než stisknete tlačítko Odeslat. Protože je těžší zachytit chyby, když jste autor, použijte online nástroje. Pokud se vám nelíbí stahování aplikací a rozšíření, vyhledejte nejlepší kontrola pravopisu a gramatiky zdarma ke stažení.
5. Neprofesionální emailová adresa
Představte si, jak by reagoval klient nebo kolega, kdyby obdržel e-mail z adresy [email protected]. Díky neprofesionálním e-mailovým adresám vypadáte neprofesionálně. Abyste se vyhnuli tomuto faux pas hodnému krčení, použijte svůj pracovní e-mail.
Pokud nemáte firemní e-mail, čtěte dále jak používat vlastní e-mailovou adresu s Gmailem pro profesionální e-maily. Předpokládejme, že Gmail není váš šálek čaje. Možnosti nastavení vlastního e-mailu můžete prozkoumat pomocí nejoblíbenější poskytovatelé e-mailu, lepší než Gmail a Yahoo Mail.
6. Žádný blok podpisu
Představte si blok podpisu jako svou vizitku. Tento prvek je umístěn za vaším podpisem a obsahuje vaše celé jméno a kontaktní údaje. Blok podpisu pomáhá příjemci identifikovat vaši společnost a pozici, kterou zastáváte. Umožňuje příjemcům rychle najít vaše informace, pokud vás potřebují kontaktovat jinými kanály než e-mailem.
Zeptejte se své společnosti, zda má požadovaný formát podpisového bloku. Pokud ne, můžete přidat následující prvky:
- Celé jméno
- Role
- Tým/Oddělení
- Jméno společnosti
- Kontaktní číslo
- firemní web
- Firemní účty na sociálních sítích
Blok podpisu si můžete přizpůsobit v nastavení e-mailu. Nezapomeňte upravit a zkontrolovat i tuto část. Po uložení bude váš podpisový blok zahrnut do vašeho odchozího e-mailu.
7. Neznalost rozdílu mezi kopií a skrytou kopií
Kopie a Bcc jsou pole po Na část. Jednou z častých chyb je nevědět, kdy je použít. Cc znamená uhlíková kopie. Když přidáte něčí e-mailovou adresu do Kopie:
- Obdrží také kopii e-mailu
- Jejich e-mailová adresa se zobrazí primárnímu příjemci v poli Komu.
- Jsou informováni o komunikaci, ale nemusí na e-mail reagovat ani na něj reagovat.
Používáš Kopie aby primární příjemce věděl, že udržujete ostatní ve smyčce. Můžete ji také použít k udržení osoby v Kopie informovaný. Například chcete dát svému manažerovi vědět, jak projekt vašeho týmu postupuje. Adresy vašich spoluhráčů by tedy měly být v Na, zatímco adresa vašeho manažera by měla být v Kopie.
Skrytá kopie znamená slepá kopie. Když přidáte něčí e-mailovou adresu do Bcc:
- Obdrží kopii e-mailu.
- Jejich e-mailová adresa není vystavena ostatním příjemcům.
Používáš Bcc aby nedocházelo k přetékání schránek lidí. Pokud někdo z Na nebo Kopie pole hity Odpovědět všem, příjemci v Bcc neobdrží e-mail. Můžete také použít Bcc aby se ostatní příjemci nedozvěděli, že je v e-mailu zahrnut někdo jiný. Pokud například posíláte stejný zpravodaj všem svým klientům, nechcete si navzájem sdělovat jejich e-mailové adresy.
8. Posílání e-mailů mimo pracovní dobu
Je snadné nechat se unést nadšením z nového projektu a poslat e-mail svému šéfovi nebo kolegům ve dvě ráno. To se však může stát problémem. Váš šéf nebo kolegové si mohou myslet, že nerespektujete jejich čas.
Pokud se nejedná o nouzový e-mail, odešlete jej do pracovní doby a dejte ostatním dostatek času na odpověď. Kromě toho, pokud je váš problém naléhavý, je lepší napsat SMS, zavolat nebo poslat rychlou zprávu. Dobrým řešením by bylo naplánovat si e-maily. The nejlepší nástroje pro plánování e-mailů, které byste měli vyzkoušet pomůže vašemu e-mailu přistát v něčí doručené poště ve vhodnou denní dobu.
9. Odpovědět pozdě
Když na e-maily odpovídáte pozdě, může to odrážet nedostatek oddanosti vaší práci. Jednoduchým pravidlem je odpovědět do 24 hodin nebo v daném časovém rámci odesílatele. Komunikujte rychle a jasně, pokud potřebujete více času na vytvoření odpovědi.
Pokud jste zaneprázdněni nebo mimo kancelář, osvědčeným postupem by bylo povolit funkce automatické odpovědi vašeho e-mailu. Můžete například zkontrolovat jak nastavit opakovanou odpověď v nepřítomnosti v Gmailu. E-mailová platforma má také šablony, které vám umožní uložit předpřipravené odpovědi.
Vyhněte se běžným e-mailovým chybám a zanechte dobrý dojem
Vaše e-maily mohou na vaše kolegy zanechat pozitivní nebo negativní dojem. Chcete-li zlepšit svou profesionální e-mailovou etiketu, vyhněte se těmto běžným chybám v pracovních e-mailech. A pamatujte, že když máte pochybnosti, neposílejte to!
Pokud potřebujete další pomoc při vytváření e-mailů, zkuste použít šablony e-mailů. Použití šablon zajistí, že vaše komunikace bude znít a vypadat profesionálně. Začněte prozkoumávat platformy, které vám umožňují stahovat bezplatné balíčky šablon, které můžete použít ve své e-mailové aplikaci.