Zaměstnanci si natolik zvykli na přepínání mezi pracovními aplikacemi, že si pro to vyvinuli dlouhodobou svalovou paměť. Ačkoli jsou tyto nástroje pohodlné, pomohou vám jen do určité míry.
Přepínání mezi kartami trvá jen několik sekund, ale pokud spouštíte více programů současně, přidává se až několik hodin týdně. A většina zaměstnanců si ani neuvědomuje, že ztrácí čas. Abychom vám pomohli zefektivnit váš pracovní postup, vysvětlíme vám nebezpečí používání příliš mnoha kancelářských softwarových programů.
Co způsobuje potřebu přepínat mezi aplikacemi při práci?
Technologie zjednodušuje obchodní procesy tím automatizace různých pracovních úkolů. Nástroje pro řízení projektů organizují týmové odpovědnosti, sledovače času monitorují aktivitu zaměstnanců a nástroje pro plánování nastavují schůzky.
Díky tomu softwarové programy stále nemohou zcela nahradit lidské úsilí. Nadměrné investice do automatizace, kterou mnoho zaměstnavatelů dělá, nutí uživatele žonglovat s více aplikacemi. Longitudinální studie od
Společnost Okta, Inc. dokonce ukazuje, že 10 % amerických podniků používá více než 199 softwarových programů pro práci. Většina lidí nedokáže rychle zpracovat tolik platforem.6 Negativní účinky přepínání mezi příliš mnoha pracovními aplikacemi
Někteří namítnou, že přepínání mezi kartami je malá cena za automatizaci a pohodlí. Digitální domorodci by se koneckonců měli přizpůsobit změnám. Přestože podniky mohou konsolidovat pouze určité funkce, přijímání příliš mnoha pracovních aplikací přináší pracovníkům několik nevýhod.
1. Přepínání mezi platformami plýtvá časem
Firmy investují do pracovních nástrojů, aby ušetřily čas. Doufají, že zaměstnanci jako vy dosáhnou více poté, co se zbaví některých svých každodenních úkolů. Ano, kancelářské softwarové programy zrychlují procesy workflow. Můžete je začlenit do své rutiny a minimalizovat svou pracovní zátěž, ale přílišná závislost bude mít opačný výsledek.
Časté přepínání mezi několika aplikacemi zabírá příliš mnoho času. Namísto získání všech trendových platforem se identifikujte které pracovní aplikace osloví ty nejhorší žrouty času na vašem pracovišti. Poraďte svým nadřízeným, aby se omezili na základní nástroje. Nadměrné nakupování softwarových programů pouze plýtvá firemními zdroji a zbytečně stresuje pracovníky.
2. Ukládání informací na více platformách ohrožuje bezpečnost
Sledování majetku hraje v kybernetické bezpečnosti zásadní roli. Nejlepším způsobem, jak zabránit externím a interním útokům, je mít přehled o uživatelích, kteří přistupují k souborům, prohlížejí je a upravují. Nikdo nemůže říct, kdy dojde k úniku dat. IT manažeři musí mít nepřetržitý přístup k jakémukoli datu společnosti v reálném čase.
Používání více softwarových programů však ztěžuje monitorování. Sledování různých platforem stojí obrovské zdroje, takže většina společností raději zcela ignoruje aplikace s nízkou prioritou.
Vezměte prosím na vědomí, že tento přístup ohrožuje celkový systém zabezpečení podniku. Kyberzločinci mají v dnešní době dovednosti a technologické prostředky ke zneužití i starých, zastaralých osobních údajů (PII). Nemigrujte firemní soubory do žádné aplikace, kterou nemůžete běžně sledovat.
3. Přepínání mezi aplikacemi narušuje tok myšlenek
Zpracování nových informací vám brání v dosažení stavu toku. Pokud budete několikrát denně přeskakovat mezi různými platformami, budete bojovat s náročnými úkoly, které vyžadují více než jen pár minut soustředění.
Přepínání karet vyžaduje minimální úsilí, ale přeskakování na různé úkoly způsobuje značný kognitivní stres. Zaměstnanci nejsou stroje, které automaticky zpracovávají nové informace. Zpráva od Psychreg.org ukazuje, že kanály krátkodobé paměti mohou uložit pouze asi sedm položek po dobu 10 až 60 sekund.
Nejlepším přístupem je omezit systémy, které používáte na jeden úkol. Řekněme, že píšete blog. Namísto přeskakování mezi platformami a kartami při shromažďování informací při psaní nejprve prozkoumejte a sbírejte nejkritičtější body.
4. Spouštění příliš mnoha aplikací na pozadí poškozuje funkčnost zařízení
Příliš mnoho procesů na pozadí zpomaluje vaše zařízení. Lehké aplikace, jako jsou platformy pro rychlé zasílání zpráv a nástroje pro správu projektů, nespotřebovávají mnoho paměti RAM. Současné spouštění náročných systémů, jako jsou editory fotografií, tvůrci webů a aplikace pro videokonference, však může způsobit určité zpoždění.
Měli byste znát omezení vašeho zařízení. Zablokujte úlohy, které vyžadují aplikace s velkou pamětí RAM, abyste během tohoto období mohli eliminovat některé procesy na pozadí. Nejen, že ochráníte svůj gadget, ale také budete pracovat rychleji. Externí narušení, jako je pomalé načítání stránek a zamrzlé obrazovky, znesnadňují soustředění, zvláště pokud neustále znovu spouštíte havarované aplikace.
5. Zavedení více platforem pro nové zaměstnance vyžaduje čas
Naučit nové zaměstnance učit se více nástrojům současně prodlužuje proces nástupu. Přijetí nových systémů vyžaduje čas. K efektivnímu začlenění různých nástrojů do vašeho pracovního postupu budete potřebovat několik týdnů opakování.
Nástup na palubu by se měl zaměřit na aklimatizaci. The nejlepší způsoby, jak přivítat rekruty zahrnují představení týmu, hloubkové školení a vysvětlení zdrojů. Ale pokud váš školitel tráví většinu času tím, že vás učí o kancelářských nástrojích, mohl by tyto činnosti náhodou přehlédnout.
6. Pro pracovníky může být zdrcující pamatovat si příliš mnoho platforem
Přepínání mezi kartami je jedna věc, ale zvládnutí různých platforem, které denně používáte, je věc druhá. Ne všechny nástroje jsou vyrobeny stejně. I když se můžete rychle naučit platformy pro zasílání zpráv a aplikace pro psaní poznámek, používání platforem pro správu projektů, tvůrců webů a editorů videa a dalších složitých zdrojů vyžaduje mnoho školení.
Studium příliš mnoha platforem je kognitivně vyčerpávající. Pokud strávíte hodiny ovládáním kancelářských nástrojů, nezbude vám žádná energie a mentální síla na vaši skutečnou práci, což bude brzdit výkon.
Co můžete udělat, abyste minimalizovali nutnost přepínání mezi aplikacemi?
Budete-li samostatně výdělečně činní, budete mít nad svým pracovním postupem větší kontrolu. Posoudit nástroje, které používáte k automatizaci úloh na volné noze a uvidíte, které z nich se navzájem dobře integrují. Většina nástrojů pro správu podporuje aplikace třetích stran v rámci stejného ekosystému.
Případně budete potřebovat podporu svého nadřízeného, pokud pracujete pro soukromou společnost. Požádejte o kontrolu zpráv o aktivitě týmu ohledně úzkých míst pracovního postupu. Odstraňte nadbytečné nástroje, zkontrolujte, které systémy mohou fungovat na jedné licencované platformě, a vyzkoušejte efektivní strategie migrace souborů. Jakmile budete mít pádný argument, pošlete ho příslušnému oddělení.
Odstraňte drobné zlozvyky, které brání efektivitě pracovního postupu
Přestože softwarové programy dokážou automatizovat konkrétní úkoly, náhle přijetí více možností brání produktivitě pracovního postupu. Nezahlcujte se nástroji. Kromě přepínání mezi různými aplikacemi budete také ztrácet čas bezduchými úkoly, jako je načítání nových stránek, spouštění programů a migrace souborů.
Chcete-li dále zvýšit svou produktivitu, pokračujte v posuzování, které drobné špatné návyky způsobují překážky v pracovním toku. Doporučujeme sledovat vaše pracovní aktivity. Kvantifikace vašich úkolů vám pomůže odhalit jemné, ale nebezpečné zabijáky produktivity, jako je prokrastinace, sociální sítě a perfekcionismus.
