Pokud bojujete s termíny, máte tendenci hodně otálet nebo se snadno necháte rozptýlit náhodným upozorněním; můžete se stát obětí Parkinsonova zákona. Parkinsonův zákon vysvětluje, že čím více času máme na konkrétní úkol, tím více času zabere jeho dokončení.
To je důvod, proč je prokrastinace tak rozšířená. Ale jak to člověk překoná? Než budeme moci mluvit o překonání Parkinsonova zákona, je důležité porozumět jeho povaze a tomu, proč je převládající.
Co je Parkinsonův zákon?
Parkinsonův zákon je úsloví, které skvěle vytvořilo Cyril Northcote Parkinson, britský námořní historik. Uvádí:
Je běžným pozorováním, že práce se rozšiřuje tak, aby zaplnila čas, který je k dispozici pro její dokončení.
Chcete-li tomuto konceptu porozumět, zvažte osobu, která má za úkol napsat esej do 48 hodin. Osoba první den shromáždí relevantní data pro výzkum a vytvoří osnovu. Na další se dají do práce a napíší první návrh eseje.
Jak se blíží termín a zbývá několik hodin, upraví, zkorigují a nakonec předloží návrh. Co kdyby ten člověk dostal 24hodinovou lhůtu? Je zcela možné, že osoba by snadno napsala zadanou esej do 24 hodin, aniž by obětovala kvalitu.
Nyní se zamyslete nad tím, jak často jste se s podobnými okolnostmi setkali. Pravděpodobně si vybavíte několik případů, kdy jste dostali úkol s delším termínem. Ale místo toho, abyste úkol dokončili v čase potřebném ke splnění úkolu, vzali jste veškerý dostupný čas (podle termínu) na dokončení úkolu.
Využití Parkinsonova zákona k maximalizaci vaší produktivity
Zatímco Parkinsonův zákon převládá a zdánlivě nevyhnutelný, můžete jej využít ve svůj prospěch tím, že budete kontrolovat, jak trávíte svůj čas. Zde je několik strategií, které můžete použít k překonání Parkinsonova zákona a ke zvýšení produktivity:
1. Nastavte si SMART cíle
Lidé mají tendenci flákat se a více odkládat, když nemají pocit, že jejich práce je důležitá. Další hlavní příčinou prokrastinace je nejistota ohledně dalších kroků. Pokud nevíte, co budete dělat po dokončení projektu, pravděpodobně jeho dokončení odložíte.
Proto je důležité stanovte si SMART cíle překonat Parkinsonův zákon. Když máte na mysli konkrétní a časově omezený cíl, budete na něm více toužit a budete svůj čas a další zdroje využívat vědoměji.
2. Plánujte efektivně
Všichni víme, jak je důležité plánovat. Pomáhá nám zůstat si vědomi toho, jak trávíme čas, a minimalizuje negativní dopad Parkinsonova zákona. Pro efektivní plánování a plánování můžete použít aplikace kalendáře pro plánování úkolů.
Vždy byste však měli do svého rozvrhu zahrnout uzávěrku. Stanovený čas ukončení (pro daný den) vám dává pocit naléhavosti a jste nuceni dokončit své úkoly pro daný den v tomto časovém rámci.
Když nemáte stanovenou dobu ukončení, máte pocit, že máte více času a pravděpodobně se budete rozptylovat nebo pracovat pomalu. Říkáte si, že si to vynahradíte přidáním dalších hodin v noci, čímž „rozšíříte práci“.
Parkinsonův zákon zasáhne nejtvrději, když máte obrovský projekt s dlouhým termínem. Delší termín znamená, že máte více času na odpočinek a rozptýlení. Abyste tomu zabránili, musíte projekt rozdělit na menší úkoly. Nyní nastavte průběžné termíny pro každý z menších úkolů a podle toho je naplánujte.
Rozdělení velkého projektu na menší úkoly je méně náročné a proveditelné; takže je méně pravděpodobné, že budete prokrastinovat. Navíc tím, že si dáváte kratší a bezprostřednější termíny, nedáváte si moc času. Vzhledem k tomu, že není mnoho času nazbyt, cítíte naléhavost, která vás motivuje k dokončení úkolů.
4. Sledovat čas
Je pravděpodobné, že vaše odhady budou zpočátku nepřesné. Můžete si dát 3 hodiny na projekt. Při práci na něm ale zjistíte, že na jeho dokončení budete potřebovat další 2 hodiny. Pokud k tomu dojde, jednoduše upravte svůj rozvrh a dopřejte si čas navíc. Nastavení přesných termínů pro vaše projekty vám pomůže efektivně je plánovat. Za tímto účelem můžete začít sledovat čas potřebný k dokončení každého projektu.
Je jich několik skvělé aplikace pro sledování času tam, které můžete použít ke sledování, jak dlouho konkrétní projekt trvá. Když používáte aplikaci pro sledování času, můžete získat přístup k protokolu času a zjistit, kolik času vám trvalo dokončení různých projektů. To vám pomůže lépe odhadovat a nastavit realističtější termíny pro vaše projekty a zabrání vám to ztrácet čas.
5. Použijte Timeboxing
Když potřebujeme něco udělat, nemyslíme na to, kolik času bude trvat dokončení projektu. Místo toho přemýšlíme o tom, kolik času máme na projekt. Zde vstupuje do hry Parkinsonův zákon. Pokud je daný čas pro zadaný úkol delší než požadovaný čas, máme tendenci úkol odkládat na poslední chvíli.
Abyste tomu zabránili, použijte timeboxing. Timeboxing zahrnuje přemýšlení o tom, kolik času konkrétnímu projektu zabere dokončení úkolu, stanovení vlastního termínu (časového rámce) podle požadovaného času pro daný úkol a jeho dodržování to.
Řekněme, že máte tři dny na dokončení projektu. Po vyhodnocení zjistíte, že se to dá zvládnout do tří hodin. Stanovte si 3hodinový termín pro projekt a snažte se jej dokončit v časovém rámci. Díky timeboxu si lépe uvědomíte, jak a kde využíváte svůj čas. Když máte na mysli blížící se termín, je méně pravděpodobné, že budete prokrastinovat.
6. Použijte techniku Pomodoro
Stejně jako timeboxing můžete použijte metodu Pomodoro, abyste byli produktivnější a porazit Parkinsonův zákon. Metoda Pomodoro zahrnuje krátké, ale intenzivní pracovní sezení s krátkými přestávkami mezi nimi.
Při použití metody Pomodoro nemyslíte na skutečný termín plnění úkolu, ale na 25 minut, které jste si stanovili. To odstraňuje možnost, že by Parkinsonův zákon zasáhl. Zde je návod, jak můžete použít techniku Pomodoro:
- Zapište si seznam úkolů v pořadí podle priority.
- Nastavte časovač na 25 minut.
- Začněte pracovat na úkolu s nejvyšší prioritou, dokud se časovač nevypne.
- Udělejte si přestávku na 5 minut.
- Opakujte čtyři 25minutové sezení.
- Udělejte si přestávku na 30 minut.
I když můžete použít časovač na telefonu nebo notebooku, existují vyhrazené aplikace pro techniku Pomodoro díky kterým je to mnohem jednodušší a efektivnější.
Udělejte více za méně času
Nemusíte začít se všemi těmito strategiemi od prvního dne; můžete si vybrat jeden nebo dva a udělat je co nejefektivněji. Trik je v tom, abyste si uvědomili, jak využíváte svůj čas, a zabráníte tomu, aby Parkinsonův zákon „rozšířil vaši práci“.
Jakmile to zvládnete, můžete do své rutiny začlenit více těchto strategií. Ale nezůstávejte jen u toho! Můžete se dozvědět o více způsobech, jak zvýšit svou produktivitu a udělat více za kratší dobu.
