Jak vytvořit časovou mapu pro zlepšení vaší produktivity

Jak často se ocitnete ztraceni – nezvládáte nekonečný proud úkolů, které vám vrhají do cesty? V noci ležíte na posteli a přemýšlíte o všem, co jste mohli během dne udělat, ale nedokázali jste.

Přemýšlíte o tom, jak byste mohli lépe hospodařit se svým časem a udělat více. Ale den je ztracen. Kdybyste to všechno naplánovali předem. Pokud výše uvedený scénář popisuje vaši situaci, musíte zvážit časové mapování.

Co je mapování času? Jak se liší od časového blokování?

Časové mapování označuje proces vytváření rámce, který mapuje vaše aktivity (práce, schůzky, osobní závazky) s ohledem na čas. Je snadné zaměnit časové mapování s plánováním nebo konvenčními metodami řízení času, jako je blokování času. Nicméně je zde patrný rozdíl.

Časová mapa nabízí holistický pohled na váš den, týden nebo měsíc. Poskytuje jasné informace o tom, jak byste měli trávit své dny, co musíte udělat a kdy. Jakmile získáte kostru toho, jak plánujete trávit čas, můžete začít plánovat časové bloky pro úkoly s vysokou prioritou (blokování času).

Na rozdíl od jiných metod řízení času není časové mapování pouze přidělováním času práci. Je to kompletní plán toho, jak trávíte čas, od práce a koníčků až po volný čas a čas s rodinou. A jakmile si zvyknete na mapování času, stane se magie.

Získáte jasnou mapu toho, co musíte udělat, takže únava z rozhodování zmizí. Dny žonglování mezi různými projekty ujdou, protože jste již naplánovali časové bloky pro úkoly s vysokou prioritou. Víte, kdy je čas pracovat a kdy je čas zahodit starosti a dát si šálek horké kávy. Už nespěcháte a máte za sebou více práce.

Zní to hezky, že? Pojďme si promluvit o tom, jak vytvořit časovou mapu pro zvýšení produktivity a převzetí kontroly nad svým životem.

Jak vytvořit časovou mapu pro zvýšení produktivity

Neexistuje žádný standardní způsob vytváření časové mapy, protože časové mapování je osobní. Lidé mají různé cíle, temperamenty a okolnosti. Co funguje pro jednoho, nemusí fungovat pro druhého. Následující průvodce však poskytuje náčrt typického procesu vytváření časové mapy, který můžete sledovat a formovat podle svých konkrétních okolností.

Krok 1: Zvažte, jak trávíte čas

Než začnete vytvářet časovou mapu, je důležité si položit otázku: Proč vytváříte časovou mapu a čeho očekáváte, že dosáhnete? To jsou důležité otázky, které ovlivňují, jak efektivní pro vás bude mapování času. Proto je důležité, abyste na tyto otázky odpovídali pravdivě.

Můžete začít tím, že se zamyslíte nad tím, jak trávíte čas v průměrném dni. Jste spokojeni se svou současnou rutinou? Pokud ne, přemýšlejte o tom, co byste chtěli zlepšit. Nezapomeňte, že si sami vytváříte časovou mapu.

To znamená, že při zodpovězení těchto otázek musíte zohlednit svou osobnost, maximální produktivitu a zvyky. Pokud například víte, že nejlépe pracujete pozdě v noci, můžete nastavit časové bloky pro úkoly s nejvyšší prioritou v noci, abyste zajistili maximální efektivitu.

Jakmile se podíváte na svůj životní styl z ptačí perspektivy, vezmete v úvahu nedostatky ve své rutině, poznamenal věci, které chcete zlepšit, a uvědomili jste si, čeho chcete pomocí své časové mapy dosáhnout, přejděte k další krok.

Krok 2: Vytvořte seznam úkolů

Sepište si činnosti, které chcete dělat ve stanoveném časovém rámci. Pro vaši první mapu je nejlepší držet se kratšího časového rámce, nejlépe týden. Je to proto, že kratší časový rámec vám pomůže stanovit si realistické cíle a budete se méně zahlcovat.

Při vytváření seznamu aktivit na daný týden vytvořte kategorie pro různé oblasti vašeho života (práce, koníčky, zdraví, přátelé a rodina). Své úkoly můžete snadno spravovat, jakmile je rozdělíte do příslušných kategorií. Ale nepřehánějte to. Nejlepší je udržovat kategorie mezi 3–5, abyste se vyhnuli nepořádku.

Krok 3: Barevný kód Různé aktivity

Vytváření časových map nemusí být nuda. Můžete (měli byste) přidat barvu do různých kategorií časových map. Díky tomu je mapování času zábavné a různé barvy pomáhají vizualizovat vaši časovou mapu. Ale nepřidávejte barvy náhodně. Různé barvy představují různé pocity, proto podle toho označte barvu.

Zelená představuje přírodu a hojnost, a proto jsme mé kategorii zdraví v Clockify přiřadili zelenou barvu.

Krok 4: Stanovte prioritu úkolů

Při vypisování aktivit, které chcete za týden dokončit, si uvědomíte, že na dokončení všech úkolů není dost hodin. Zde budete muset začít upřednostňovat. Pro většinu lidí je však obtížné stanovit priority. Pokud jste to vy, použijte Eisenhowerovu matici k určení priority svých úkolů.

Eisenhowerova matice pomáhá kategorizovat úkoly do čtyř kvadrantů na základě jejich důležitosti a naléhavosti. Nejdůležitější a naléhavé úkoly mají nejvyšší prioritu, zatímco nejméně důležité a méně naléhavé úkoly jsou naplánovány na později, delegovány nebo odstraněny ze seznamu úkolů.

Krok 5: Naplánujte časové bloky

Poté, co určíte prioritu úkolů, je dalším krokem blokování času. Zde je návod, jak vytvořit časové bloky v kalendáři:

1. Vytvořte časové bloky pro úkoly s nejvyšší prioritou.
2. Poté vytvořte časové bloky pro schůzky.
3. Pokud vám zbývá dostatek časových úseků, vytvořte si časové bloky pro jiné důležité úkoly nebo projekty.

I když se proces zdá jednoduchý, zpočátku budete dělat chyby. Ale neboj, nakonec se v tom zlepšíš. Abychom vám tento proces usnadnili a minimalizovali pravděpodobnost chyby, je zde několik tipů, které je třeba mít na paměti:

• Udržujte své časové bloky dostatečně flexibilní, abyste ponechali prostor pro neočekávané hovory a nevyhnutelné rozptýlení.
• Stanovte si pevný čas pro rutinní úkoly (snídaně, ranní běhání, večeře).
• Plánujte schůzky (pokud je to možné) v jediném časovém bloku, protože schůzky roztroušené po celý den mohou bránit produktivitě.
• Nezapomeňte si vytvořit časové bloky pro odpočinek.
• Nechte prázdné časové bloky pro náhlé, neočekávané události.

Krok 6: Kontrola a revize

Nyní, když jste vytvořili svou časovou mapu, je čas si ji prohlédnout. Zjistěte, zda vaše týdenní mapa přesně odpovídá tomu, jak chcete strávit týden. Pokud ne, upravte jej. Pokud jste například v pondělí a úterý naskládali hodně intenzivní práce – dokud máte ve středu je dostatek času – můžete přidat část práce ve středu, abyste vyvážili vaše dny.

Vaše časová mapa není soudní příkaz, takže ji můžete upravit a provést úpravy, které uznáte za vhodné. Ale udělejte to dříve, než to začnete sledovat, protože změna časové mapy uprostřed může zhatit váš plán celého týdne.

Při sledování své časové mapy zjistěte, jak dobře to funguje. Zeptejte se sami sebe: Dokázali jste to dodržet? Zvýšilo to vaši produktivitu? Jsou nějaké oblasti, které potřebují další zlepšení? Na základě vašich odpovědí proveďte nezbytné úpravy vašich budoucích časových map.

Software pro mapování času není nutností, ale díky nim je proces efektivnější. Vše, co potřebujete, je tužka a papír k vytvoření časové mapy se seznamem a prioritizací týdenních aktivit a vytvořením časových bloků pro daný týden.

S tím je ale problém. Nemůžete provádět změny. Software pro časové mapování usnadňuje a zefektivňuje časové mapování. Vaše časová mapa je navíc vždy dostupná v telefonu.

Clockify je jedním z nejlepších programů pro správu času. Nabízí úhledné rozhraní se snadnou navigací a mnoho funkcí, které pomáhají vytvářet komplexní časové mapy.

V aplikaci můžete snadno vytvářet časové bloky zobrazení kalendáře. Klikněte na libovolný časový rámec (který ještě není časově blokován) a na Přidejte zadání času objeví se vyskakovací okno. Nyní vyplňte podrobnosti a klikněte na PŘIDAT knoflík. Opakujte proces pro tolik časových bloků, kolik chcete.

Můžeš použijte TimeCamp pro úsporu času a zvýšení produktivitya vytvářet časové mapy. Po přidání časových bloků pro týden (nebo měsíc) integrujte Kalendář Google do svého TimeCampu.

Časové bloky z vašeho Kalendáře Google se automaticky objeví na vašem časovém rozvrhu TimeCamp ve stanovený čas. A co víc, TimeCamp nabízí automatické sledování času – záchrana pro lidi, kteří často zapomínají přidávat záznamy o čase.

Planyway umožňuje integrovat Trello, Jira, Kalendář Google a Microsoft Teams. Pokud spravujete projekty v Trello a plánujete schůzky v Kalendáři Google, může být obtížné vědět, co dělat a kdy.

Planyway to vše přináší na jednom místě a usnadňuje vytváření časové mapy. Časové bloky můžete přetahovat přes kalendář Planyway, což usnadňuje provádění úprav na poslední chvíli.

Se sadou Google Docs Editors můžete dělat spoustu věcí, od psaní článků a vytváření rozpočtů až po vytváření seznamu sledovaných mých oblíbených filmů. Vytvoření časové mapy není jiné.

Tabulky Google nabízejí vše, co potřebujete k vytvoření dokonalé časové mapy. Co odlišuje Tabulky Google od jiného softwaru pro mapování času, je svoboda, kterou vám poskytuje. Časovou mapu si můžete vytvořit, jak chcete, aniž byste se omezovali na rozhraní aplikace.

Ale pokud se nechcete obtěžovat vytvářením časové mapy od nuly, zde je a Šablona časové mapy Tabulek Google které můžete používat a personalizovat.

Prokrastinace je nepřítel

Časové mapování vám pomůže lépe řídit svůj čas. Dává vám směr a stopu, kterou je třeba sledovat. Ale musíte se mu zavázat, aby ukázal své zázraky. A největší překážkou, které budete na cestě čelit, je prokrastinace.

Mnoho lidí bojuje s prokrastinací a používá různé metody, jak se s ní vypořádat. Zatímco všechny tyto metody mají své plusové body, pětiminutové pravidlo je jedním z nejúčinnějších.