Podpořte komunikaci napříč svým týmem pomocí těchto tipů

Nejdůležitějším způsobem, jak dosáhnout úspěchu ve vašem podnikání, je efektivní komunikace. Váš tým by se měl bez obav ptát, hluboce rozumět firemním cílům a vědět, že jejich myšlenky jsou oceňovány. Silné komunikační návyky ve vašem týmu nevzniknou přes noc. Vyžaduje odhodlání implementovat strategie, které fungují a v konečném důsledku vytvářejí otevřené pracovní prostředí.

Pokud jste odhodláni zvýšit efektivní komunikaci se svým týmem, přečtěte si tipy, které musíte začít implementovat, abyste byli úspěšní a všichni byli spokojeni.

Komunikujte prostřednictvím shrnutí

Aktivní naslouchání v komunikaci je o snaze porozumět. Je nutné zajistit, aby všichni byli na stejné stránce. K chybné komunikaci v podnicích dochází příliš často a lze ji snadno zmírnit shrnutím praxe.

„Sumarizace nebo parafráze je dovednost aktivního naslouchání, která zahrnuje opakování toho, co člověk sdělil,“ vysvětluje Max Ade, generální ředitel společnosti

Pickleheads. „I když se tento typ komunikace může zdát opakující se, je to nejúčinnější způsob, jak předejít nedorozumění. Tento proces zahrnuje aktivní naslouchání řeči osoby, shrnutí a opakování toho, co řekl, a potvrzení porozumění mezi skupinou."

Jak to vypadá v praxi? Ian Heyman, zakladatel Pánská ochrana proti kapání „Pro každého to může vypadat jinak, ale jedním ze způsobů, jak k tomu přistoupit, je mít se svým týmem kontaktní základnu, kde si všichni procvičujete parafrázování. Zopakováním toho, jak každý z vás rozumí pojmu nebo konverzaci, se můžete vyhnout mnoha nedorozuměním. To může vést váš tým k vyšší produktivitě, protože všem je jasné, na čem pracujete.“

Shrnutí jako komunikační dovednost vyžaduje praxi. Pro lídry je nejlepší jít příkladem a nastartovat tuto strategii. Bude chvíli trvat, než si všichni na tento způsob komunikace zvyknou, ale celkově to bude neuvěřitelně přínosné.

Nastavte Vymazat agendy pro všechny schůzky

Jednou z největších stížností, které si mnozí zaměstnanci ohledně schůzek stěžují, je, že zabírají příliš mnoho času a jsou neefektivní. K tomu dochází, když schůzky nejsou řádně naplánovány a provedeny. Nejlepší metodou, jak zajistit, aby schůzky byly pro tým prospěšné, je mít jasný program nastíněný v dostatečném předstihu.

"Nikdy nemůžete být příliš připraveni," říká Max Schwartzapfel, CMO společnosti Boj za vás. „Když pořádáte schůzku, zvažte sestavení soudržného a jasného programu alespoň na tři dny. Pokud tak učiníte, může váš tým získat čas na to, aby si předem připravil jakékoli výstupy, otázky nebo myšlenky. Pokus o komunikaci na místě může ponechat prostor pro zmeškané informace, a to nikdo nechce.“

Často je velmi snadné, aby se schůzky vymkly kontrole. „Načasované schůzky s přísným programem jsou skvělým způsobem, jak zajistit, že věci skutečně zvládnete,“ říká Karim Hachem, viceprezident pro eCommerce ve společnosti Maxine z Hollywoodu. „Naplánujte si časovou osu pro každé téma a nechte někoho sledovat čas, abyste dodrželi plán. Na konci schůzek můžete také ponechat prostor pro dotazy; tento čas je také skvělý způsob, jak zjistit, zda téma potřebuje více pozornosti. Načasování schůzek vám pomůže ujistit se, že trefíte vše, o čem chcete diskutovat, a zároveň zjistíte, co potřebuje další komunikaci.“

Během schůzek zajistěte, aby se váš tým cítil volně otevřeně o tom, co se děje v podniku. Udělejte prostor pro otázky, vyzvěte k živé diskusi a zapojte všechny do konverzace. Pokud máte zásadu otevřených dveří, mělo by to být normou a váš tým bude dychtivě sdílet své myšlenky.

Hostujte periodické dotykové báze

Když je váš tým zaneprázdněn prací, může komunikace často upadnout na vedlejší kolej. Ale bez té komunikace bude práce trpět. Je důležité ponechat v pracovní zátěži vašeho týmu čas na kontakt se základnou. Mohlo by to být ve formě individuálních, projektových týmů, celých týmů nebo jinak. Frekvenci, kterou si můžete určit podle svých specifických potřeb, pokud zajistíte, že všechny schůzky na dotykové základně budou efektivní a nebudou jen vysávat čas.

Christy Pyrz, marketingový ředitel společnosti Peptidy paradigmatu říká: „Zvažte, zda by se lídři každý měsíc setkávali se svým týmem jeden na jednoho. Na tyto schůzky nepotřebujete programy. Místo toho jej můžete použít jako období otevřené komunikace k diskusi o práci zaměstnance, duševním zdraví, růstu a obecných nápadech pro podnikání.“

Pokud si všimnete, že morálka týmu klesá, zvažte přidání kontaktních základen, aby se tým dostal na stejnou stránku. „Vidíte pokles týmové morálky? Zkuste uspořádat setkání s dotykovou základnou,“ říká Melissa Rhodes, generální ředitelka společnosti Psychika 1 na 1. „Udržování malé skupiny dotykové základní skupiny – asi 5–6 lidí – z toho dělá ještě hladší proces. Každý by měl mít možnost svobodně mluvit o svých nápadech a myšlenkách.“

Vytvořte zónu No-Judgment Zone

Hlavním důvodem, proč se mnoho zaměstnanců v práci necítí svobodně mluvit, je strach. Obávají se, že jejich slova nebudou brána vážně nebo zažijí následky. Pokud to s posílením komunikace se svým týmem myslíte vážně, musíte k tomu vytvořit prostředí bez úsudku.

„Nikdy nechcete, aby zaměstnanci byli káráni za používání svého hlasu,“ vysvětluje Mary Kay Bitton, vedoucí produktových inovací ve společnosti Flo vitamíny. "Je nezbytné vážit si názorů každého a zajistit, aby se každý mohl bezpečně vyjádřit."

Pokud chcete se svým týmem vytvořit a podporovat zónu bez posuzování, implementujte zásadu otevřených dveří a vyzvěte svůj tým, aby vyjádřil své myšlenky. Poskytněte jim k tomu bezpečný prostor, například na schůzce nebo mezi čtyřma očima. Udržujte všechny na stejné stránce se zásadami a zajistěte, aby všichni dodržovali precedens. Chcete zajistit, aby se v zákulisí nedělo nic, co by vedlo váš tým k pochybnostem, zda má tato politika hodnotu či nikoliv.

I když vaše firma může mít zásadu otevřených dveří, někteří lidé se nemusí cítit otevřeně sdílet své myšlenky s velkým týmem, takže je moudré nabídnout alternativní řešení. „Klíčovým faktorem pro zajištění toho, aby se lidé cítili dobře, když mluví, je dát jim příležitost mluvit způsobem, který je pro ně bezpečný. Můžete to udělat tak, že budete lidi povzbuzovat, aby si rezervovali schůzky s někým, s kým chtějí diskutovat o soukromých tématech. Můžete mít také online schránku na návrhy, která zaměstnancům umožní anonymně předkládat své připomínky.“

U každé nové politiky vyžaduje implementace čas a budování kultury bude vyžadovat důslednost a čas. Držte se toho a nakonec se to stane normou. „Je důležité, abyste pokračovali ve svém úsilí, i když nevidíte okamžité zlepšení,“ říká Ryan Delk, generální ředitel společnosti Základní nátěr. "Jak většina z nás ví, dobré věci vyžadují čas, takže pokračujte vpřed, zvláště když je to náročné."

Informujte všechny o novinkách společnosti

Chcete-li, aby se všichni cítili, jako by do společnosti patřili, chcete, aby byli informováni o všem, co se děje – i když to přímo neovlivňuje jejich pozici nebo roli. Toto je klíčová strategie při budování týmu a také zajišťuje, že každý zůstane v obraze o aktuálních zprávách společnosti, včetně cílů, úspěchů a dokonce i těch nejtěžších věcí.

„Skvělý způsob, jak zajistit, aby byli všichni informováni, a přitom nebrat věci příliš vážně, je mít firemní zpravodaj,“ říká Justin Soleimani, spoluzakladatel společnosti Pád. „Může to začít z nutnosti, ale může se to rychle změnit ve způsob, jak posílit morálku. Samozřejmě stále chcete sdílet novinky o firmě, ale můžete také zahrnout povznášející příběhy o týmu, oslavit milníky a narozeniny a další.“

Další výhodou interních newsletterů nebo týdenní shromažďování e-mailů spočívá v tom, že omezují schůzky a v konečném důsledku zvyšují produktivitu. „Pokud máte pocit, že vy a váš tým trávíte příliš mnoho času na schůzkách, zvažte, zda nevyzkoušíte týdenní shromažďování e-mailů,“ říká Brittany Dolin, spoluzakladatelka Agentura Pocketbook. „Většinu z toho, co na schůzkách proberete, lze velmi dobře sdělit e-mailem. Můžete zkusit zasílat týdenní aktualizace se shrnutím toho, co se děje. Je to skvělý způsob, jak sdílet novinky a zároveň poskytnout něco konkrétního, na co se v budoucnu v případě potřeby obrátit.“

Zvláště když máte velké týmy a chcete zajistit, aby každý měl informace, které o tom potřebuje společnost, zvažte nalezení řešení pro distribuci informací s plnohodnotnými detaily, které mohou být odkazoval. Tím se omezí drby a zabrání se špatné komunikaci.

Závěr

Co se týče týmové komunikace, rozhodně nechcete škrtat. Když se špatná komunikace stane normou, bude nutné vynaložit další úsilí, aby se zlozvyk zlomil a zavedlo se dlouhodobé řešení.

Nejlepší způsob, jak začít, je vytvořit malou pracovní skupinu se členy vašeho týmu ze všech úrovní. Vymyslete si plán, jak bude konečný cíl komunikace vypadat, a poté strategicky naplánujte kroky, které budete k dosažení tohoto cíle podniknout. Komunikujte tuto novou kulturu s týmem a zapojte všechny. Je to výhra pro všechny.