Jak používat metodu Ivy Lee v Microsoft To Do

Je běžné, že se podíváte na svůj seznam úkolů a přemýšlíte, kde začít. Když je toho tolik, výběr výchozího bodu každé ráno může být náročný – nemluvě o stresu.

Pomocí metody Ivy Lee k plánování svých úkolů budete přesně vědět, kde každý den začít. A spárováním s jednoduchými rozvrženími kontrolních seznamů v Microsoft To Do získáte solidní proces správy úloh. Chcete se dozvědět jak? Nejprve se ponoříme do stručného vysvětlení metody Ivy Lee.

Co je metoda Ivy Lee?

Metoda Ivy Lee je skvělý způsob, jak se zbavit stresu z každodenního plánování. Zde je stručný přehled toho, jak to funguje:

• Každý večer si zapište šest úkolů, na které se budete následující den soustředit.
• Uveďte je v pořadí a na první místo umístěte položky s vyšší prioritou.
• Následující den propracujte svůj seznam a odškrtávejte položky za pochodu.
• Pokud svůj seznam dokončíte, vyhněte se přidávání dalších úkolů – možná využijte čas k dohnání menších věcí nebo k relaxaci.
instagram viewer
• Cokoli na vašem seznamu zbylo, přeneste si to do dalšího dne, když budete psát nový seznam.

Myšlenka je taková, že budete přesně vědět, kde začít následující den a jaký úkol bude následovat. jestli ty porovnejte Apple Reminders, Google Keep a Microsoft To Do, všimnete si, že všechny nabízejí formát kontrolního seznamu. Ale zdá se, že to bylo určeno pro metodu Ivy Lee, a to díky jejímu Můj den a Úkoly zobrazení seznamu.

Mohli byste se divit, co se stane se všemi vašimi ostatními úkoly, šesti, které nejsou na denním seznamu. Můj den a Úkoly spolupracují, aby zabránily tomu, aby věci propadly trhlinami. Můj den je váš denní seznam a Úkoly jsou pro vše ostatní. Můžete tomu říkat vaše nevyřízené věci.

Vytvoření Backlogu v Microsoft To Do

Nevyřízené položky jsou místo, kde ukládáte všechny své úkoly. Může to znít trochu chaoticky, ale není třeba to příliš podrobně popisovat. Myslete na pracovní úkoly, domácí práce a projekty, které se nedějí jako součást vaší každodenní rutiny. Například korektury zprávy nebo psaní marketingového návrhu, nekontrolování e-mailů nebo umývání nádobí.

Když se o úkolu dozvíte, přidáte ho do svého nevyřízeného úkolu, kde se na něj nezapomene, nebude vás rušit a je kdykoli snadno dostupný.

Ideální místo pro vaše nevyřízené položky v Microsoft To Do je na kartě Úkoly. Najdete ji v postranním panelu vlevo. Vytvoření seznamu úkolů zde je stejně jednoduché jako psaní položek, které do něj chcete zahrnout přidat úkol pole a stiskněte enter.

Pokud chcete k úkolům přidat další podrobnosti, klikněte na ten, který chcete rozbalit, a otevře se pravý postranní panel. Zde můžete:

• Přidejte úkol do seznamu Můj den.
• Vytvářejte připomenutí.
• Dejte úkolu termín.
• Dejte to na opakování – udělejte to opakující se úkol denně, týdně, měsíčně, ročně nebo vlastní.
• Zařaďte své úkoly do kategorií.
• Připojte soubor.
• Napište poznámku.

Nemusíte být příliš podrobní, ale budete chtít zahrnout dostatek informací o úkolu, abyste si později zapamatovali podrobnosti. To je důležité zejména u položek, které mohou chvíli sedět ve vašem nevyřízeném účtu.

Jakmile si uvedete seznam všech svých úkolů, použijete své nevyřízené položky k plánování svého denního seznamu úkolů.

Psaní svého denního seznamu úkolů v Microsoft To Do

Stejně jako nevyřízené položky, i Microsoft To Do nabízí dokonalé místo pro váš denní seznam Můj den tab. Najdete ho v levém postranním panelu nahoře. Je důležité si pamatovat, že váš seznam se automaticky vymaže, jakmile se změní datum, takže nebudete chtít přesouvat položky, když si vyberete, co chcete udělat další den.

Místo toho při kontrole položek ve vašem nevyřízeném seznamu klikněte na hvězdičku u šesti položek, na kterých chcete pracovat.

Ráno klikněte na úkoly, které chcete přesunout, a vyberte je Přidat k mému dni udělat to tak. Zůstanou také ve vašem nevyřízeném záznamu nebo na kartě Úkoly se štítkem Můj den. Když Microsoft To Do vymaže všechny nedokončené položky, můžete je rychle znovu najít díky hvězdičkám, které jste na ně předtím umístili.

Určitě by bylo snazší, kdyby se váš seznam nečistil každou noc, ale to vám dává čas na to, abyste si ráno prošli úkoly a také nový začátek každého dne. V rámci vašeho Můj den můžete kliknout a přetáhnout položky sem, abyste jim určili prioritu. Kliknutím se také můžete znovu podívat na některé položky ve vašem backlogu Návrhy v pravém horním rohu.

Když úkol zaškrtnete, najdete jej v Dokončeno části na kartě Úkoly. Kromě toho můžete zapnout Dokončeno chytrý seznam v nastavení – ozubené kolo v pravém horním rohu obrazovky – pro zobrazení dokončených úkolů na postranním panelu.

Můžete najít jiný počet úkolů, které vám vyhovují. Žádný pot, pokud jich každý den nemůžete najít šest, zvlášť když víte, že jich tolik nedokončíte.

Inteligentní seznamy k použití spolu s metodou Ivy Lee v Microsoft To Do

Existují mnoho produktivních způsobů, jak používat Microsoft To Do. Kromě jednoduchého rozvržení seznamu úkolů nabízí Microsoft To Do chytré seznamy, které vám pomohou udržet si pořádek a dělat věci. Jsou obzvláště užitečné, pokud si chcete ponechat další seznamy pro připomenutí, nápady nebo náhodné věci, abyste jim zabránili zahltit váš seznam úkolů nebo nevyřízené položky.

Zde je to, co dělají:

• Důležité—kliknutím na hvězdičku vedle kterékoli položky ji hodnotíte jako důležitou. Microsoft To Do pak tyto úkoly zaokrouhlí na kartu Důležité v aplikaci, takže je všechny najdete na jednom místě. To je zvláště užitečné, pokud je vaše nevyřízené položky dlouhé a chcete rychle najít položky označené hvězdičkou.
• Plánováno—Microsoft To Do také shromažďuje všechny položky, kterým přiřadíte datum na kartě Plánováno. Zde najdete své úkoly ve skupinách jako např Dnes, Zítra, Příští týden, a Později.
• Přiděleno mně – pokud spolupracujete s ostatními v Microsoft To Do nebo Microsoft Planner, můžete zde také zkontrolovat úkoly, které vám delegovali.
• Všechno– tento inteligentní seznam zobrazuje všechny úkoly, které vytvoříte v Microsoft To Do.
• Dokončeno– místo pro všechny vaše hotové úkoly. Jakmile položku zaškrtnete, najdete ji zde nebo v Dokončeno části jeho seznamu.

Pokud nechcete, aby se jedna nebo žádná z nich zobrazovala na vašem postranním panelu, můžete je vypnout v nastavení pod ikonou ozubeného kola vpravo nahoře. Navíc můžete automaticky skrýt prázdné chytré seznamy a skrýt názvy postranních panelů z připojených aplikací –Plánovač a Označený e-mail.

Možnost skrýt to, co nepoužíváte, přináší větší zaměření na funkce, které děláte. Tímto způsobem věnujete pozornost pouze tomu, co je nejdůležitější, a je méně pravděpodobné, že úkoly budou přehlíženy nebo zapomenuty.

Zabraňte tomu, aby se úkoly dostaly mezi trhliny s Microsoft To Do

Microsoft To Do má skoro pocit, jako by jeho vývojáři mysleli na metodu Ivy Lee. Jeho karty Úkoly a Můj den se spárují, aby vám přinesly bezproblémový denní seznam, který vám usnadní plánování. Pokud si potřebujete vzít svůj seznam úkolů na cesty, jednoduše si stáhněte mobilní aplikaci. A co je ještě lepší, Microsoft To Do je k dispozici zdarma s účtem Microsoft.