Průvodce pro začátečníky ClickUp Automations

ClickUp je robustní nástroj pro správu úloh a projektů, který můžete ještě více vylepšit pomocí automatizace pracovních postupů. S touto funkcí nemusíte snášet nudné a opakující se úkoly – ClickUp udělá těžkou práci za vás.

Vše, co musíte udělat, je nastavit automatické pokyny, abyste provedli to, co musíte udělat. Vyloučíte tím chyby, urychlíte pracovní postup a ušetříte čas, abyste se mohli soustředit na věci, na kterých skutečně záleží. A víte, co je na tom nejlepší? Nejsou vyžadovány žádné zkušenosti s kódováním!

Pojďme se tedy ponořit hlouběji do ClickUp Automations a zjistit, jak může zvýšit vaši produktivitu.

Co je ClickUp Automations?

The ClickUp Nástroj automatizace je výkonná sada funkcí, která vám umožní automatizovat opakující se úkoly a zefektivnit váš pracovní postup. Každá automatizace vytvořená v ClickUp se skládá ze tří komponent: spouštěč, podmínka a akce.

1. Spoušť

Událost, která aktivuje automatizaci. Spouštěčem může být cokoli od vytvoření nového úkolu až po příchod v termín.

2. Podmínka (volitelné)

Ke spouštěči lze přidat další ovládací prvky – a musí být splněny – pro aktivaci automatizace. Například můžete chtít automatizovat úkol pouze v případě, že je přiřazen konkrétnímu členovi týmu nebo má konkrétní termín dokončení.

3. Akce

To se stane, když jsou splněny podmínky a spouštěč. Může to být cokoli od zaslání e-mailového upozornění po aktualizaci stavu úkolu. Můžete nastavit tolik akcí, kolik chcete.

Jak aktivovat ClickUp Automations

Než budete moci nastavit jakoukoli automatizaci v pracovním prostoru ClickUp, musíte ji povolit Automatizace v Klikněte na Aplikace. K ClickApps můžete přistupovat z hlavní navigace postranního panelu nebo z horní navigace vašeho pracovního prostoru.

1. Klikněte na svůj ikona profilu na bočním navigačním panelu.

2. Vybrat Klikněte na Aplikace z vyskakovací nabídky.

Získejte přístup ke ClickApps z vaší pracovní oblasti

1. Klikněte na šipku rozevíracího seznamu Přizpůsobit tlačítko v pravém horním rohu vaší pracovní plochy.

2. Vybrat Klikněte na Aplikace z rozevíracího seznamu.

Když se otevře stránka ClickApps, ujistěte se Automatizace je povoleno. Poté klikněte na ZADNÍ tlačítko pro návrat na předchozí stránku.

Jak nastavit základní automatizaci ClickUp

Než nastavíte automatizaci ClickUp, ujistěte se, že jste v konkrétním prostoru, složce nebo seznamu, kde chcete automatizaci použít.

Pokud s ClickUp začínáte a chcete pochopit rozdíl mezi pracovními prostory, prostory, složkami a seznamy, průvodce terminologií ClickUp pro začátečníky vám pomůže odstranit jakékoli pochybnosti a zmatky.

Nyní, když jste povolili automatizaci, Přizpůsobit tlačítko ve vaší pracovní oblasti se změní na Automatizovat, na který můžete kliknout a otevřít stránku automatizace.

V rozbalovacích možnostech klikněte na Přidat automatizaci.

K vytvoření automatizace použijte šablony automatizace

Přesně tak, jak můžeš přidejte šablony projektu ClickUp do svého pracovního prostoru Chcete-li rychle nastartovat své projektové plány, můžete si také vybrat z knihovny automatizačních šablon a nastavit svou první automatizaci. Tyto šablony byly seskupeny pod Kategorie a Integrace v levém podokně stránky Automatizace.

Zatímco automatizace uvedené v části Kategorie jsou základní a ovlivňují změny pouze interně, automatizace v části Integrace vám umožňují provádět přímé změny související s externími aplikacemi. V současnosti ClickUp podporuje přímou automatizaci pouze s následujícími aplikacemi:

• Bugsnag
• Calendly
• E-mailem
• GitHub
• Hubspot
• Twilio

Můžete tedy vybrat kteroukoli ze skupin automatizace z levého panelu, poté vybrat konkrétní automatizaci související se skupinou napravo, upravit ji tak, aby vyhovovala vašim potřebám, a uložit ji.

Vytvářejte automatizace od nuly

Můžete se také rozhodnout vytvořit vlastní automatizaci od začátku. Chcete-li začít, klikněte na + Vlastní animace tlačítko v pravém horním rohu stránky automatizace.

Pod Když sekce, musíte nastavit spouštěcí událost (na obrázku níže označena jako „1“). Některé z dostupných možností spouštění zahrnují:

• Úkol vytvořen,
• Změny nabyvatele,
• změny stavu,
• změny priorit,
• Změny termínu splatnosti,
• Změny data zahájení atd.

Můžete zadat jakékoli podmínky (označené jako „2“ na obrázku výše), které musí být splněny – v tomto případě žádné – pro zahájení akce (y).

A pod Pak přidejte akce (označené jako "3"), které by měly nastat, jakmile jsou splněny spouštěcí událost a podmínky. Některé z akcí, ze kterých si můžete vybrat, zahrnují:

• Vytvořte úkol,
• Vytvořte dílčí úkol,
• Změnit prioritu,
• Změnit příjemce,
• Přidat komentář,
• Smazat úkol atd.

Až budete hotovi, klikněte na Vytvořit tlačítko pro uložení a aktivaci automatizace.

Měli byste si uvědomit, že plány ClickUp Free a Unlimited vám neumožňují přidat podmínky a více než jednu akci do nastavení automatizace. Chcete-li toto omezení odstranit, budete si muset zakoupit plán Business, Business Plus nebo Enterprise.

Jak spravovat automatizaci ClickUp

Při nastavování nových automatizací probíhá pod Procházet Správa vašich automatizací se provádí pod Spravovat tab.

Když jste zde, můžete k automatizaci přidat popis (označený jako „1“), abyste vysvětlili její funkci nebo poskytli kontext komukoli jinému, kdo si může prohlížet váš pracovní prostor. Můžete také zakázat automatizaci (označenou jako „2“) a pozastavit ji bez vymazání.

Když umístíte kurzor na automatizaci, můžete ji duplikovat, upravit nebo smazat.

Pokud pracujete s dlouhými seznamy automatizací, ClickUp usnadňuje nalezení kterékoli z nich tím, že poskytuje více možností filtrování.

Nejprve můžete filtrovat podle Aktivní a Neaktivní automatizace. Když zakážete jakoukoli aktivní automatizaci, přejde do sekce neaktivní.

Automatizace můžete také filtrovat podle prostorů, složek nebo seznamů, ve kterých byly vytvořeny.

Nakonec můžete filtrovat podle spouštěče, stavu nebo akce automatizace a také podle osoby, která ji naposledy aktualizovala nebo provedla jakékoli změny.

Jak sledovat využití automatizace

Zatímco v ClickUp můžete vytvářet neomezené automatizace, počet jejich spuštění je omezený. Kdykoli je tedy na pozadí provedena automatická akce, započítává se do vašeho využití, které lze sledovat pod Používání tab.

Bezplatný plán je omezen na spuštění 100 automatických akcí každý měsíc. Během bezplatného plánu si nemůžete zakoupit další automatizace, takže si musíte nejprve zakoupit placený plán. Zde je maximální počet automatických akcí povolených u každého placeného plánu.

• Neomezený: 1000/měsíc
• podnikání: 10 000 měsíčně
• Business Plus: 25 000 měsíčně
• Podnik: 250 000 měsíčně

Abychom vám pomohli udržet si přehled o využití, ClickUp zasílá e-mailem vlastníkům a správcům pracovního prostoru upozornění na využití, když využití pracovního prostoru dosáhne 90 % a 100 %. Pokud dosáhnete limitu využití a chcete si zakoupit další automatizace, stojí to 19,99 $ za dalších 1000 akcí měsíčně, 99,99 $ za dalších 10 000 a 299,99 $ za dalších 100 000 akcí.

Pracujte chytřeji, ne tvrději, s automatizací ClickUp

ClickUp Automations je jednoduchá, ale výkonná funkce, která pomůže odstranit opakující se úkoly a zvýšit celkovou produktivitu. Pokud budete postupovat podle kroků uvedených v této příručce pro začátečníky, budete na dobré cestě ke zvládnutí ClickUp Automations a transformaci vaší práce. A pokud to chcete posunout na další úroveň, šablony ClickUp jsou skvělý způsob, jak toho dosáhnout.