Jak proměnit e-maily na úkoly a komentáře pomocí ClickUp

Už vás nebaví držet krok se svým seznamem úkolů neustálým přepínáním mezi doručenou poštou v Gmailu a pracovním prostorem ClickUp? ClickUp má řešení, jak tento problém odstranit.

V ClickUp můžete své e-maily proměnit na úkoly a komentáře, aniž byste museli opustit Gmail. Provedeme vás tímto procesem, abychom změnili způsob vaší práce a zvýšili vaši celkovou produktivitu.

Pokud chcete přeposlat e-mail do sekce komentářů úkolu v ClickUp, budete muset získat jedinečnou e-mailovou adresu úkolu. Ano, slyšeli jste správně! Každý úkol, který vytvoříte v ClickUp, má jedinečnou adresu. Chcete-li získat tuto adresu, najeďte myší na úkol, kterému chcete přeposílat e-maily, a klikněte na ikona elipsy.

Z rozevíracího seznamu vyberte Odeslat e-mail úkolu.

Ve vyskakovacím okně klikněte na kopírovat zkopírujte e-mail úkolu do schránky.

Nyní otevřete Gmail a stiskněte Ctrl + V

do adresního řádku vložte e-mail s úkolem. Všimnete si, že text se okamžitě změní na název úlohy ClickUp. To je velmi užitečné, pokud chcete poslat další e-mail na stejnou adresu – stačí zadat název úkolu a vybrat jej z rozevíracích možností.

Přidejte do e-mailu předmět a tělo a stiskněte Poslat knoflík.

Po odeslání e-mailu se e-mail objeví v sekci komentářů úkolu (jak je znázorněno na obrázku níže). Všimněte si, jak ClickUp identifikuje odesílatele a zobrazí předmět a tělo e-mailu. Obsahuje také soubor HTML s obsahem e-mailu, který si můžete stáhnout do svého počítače.

Stejně jako u každého komentáře přidaného do ClickUp existuje řada změn, které můžete provést v přeposílaném e-mailu. Když na komentář umístíte ukazatel myši, můžete jej upravit, zobrazit v režimu celé obrazovky nebo jej přiřadit členovi týmu. Členové vašeho týmu se také mohou zapojit do komentáře tím, že na něj zareagují pomocí emotikonu nebo zanechají přímou odpověď.

Kliknutím na ikonu se třemi tečkami komentáře získáte další možnosti, které vám umožní:

• Zkopírujte adresu URL komentáře.
• Přidejte komentář do oblasti popisu vašeho úkolu.
• Nastavte připomenutí, abyste s komentářem provedli akci.
• Smazat komentář.

Vytvářejte nové úkoly v ClickUp prostřednictvím e-mailu

Podobně jako úkoly v ClickUp má každý Seznam také jedinečnou adresu. To znamená, že do tohoto seznamu můžete přeposílat e-maily jako úkol. Chcete-li získat adresu libovolného seznamu, umístěte ukazatel myši na název seznamu v hlavní navigační liště a klikněte na ikona elipsy otevřete nastavení seznamu.

Z rozbalovacích možností vyberte Email na Seznam.

Ve vyskakovacím okně klikněte na kopírovat zkopírujte e-mail se seznamem do schránky.

Vložte e-mail do adresního řádku Gmailu, přidejte předmět a tělo a stiskněte Poslat. Tentokrát bude vaším předmětem název vašeho úkolu v ClickUp a tělo bude přidáno do oblasti popisu úkolu. Všechny soubory, které přidáte do e-mailu, přejdou do části Přílohy úkolu (kromě souboru HTML, který ClickUp připojí automaticky).

Pro nový úkol můžete nastavit další vlastnosti tak, že je přidáte do předmětu:

• Zmocněnec: Přidělte nový úkol sobě nebo členovi týmu (např. John Doe) pomocí nebo.
• Datum splatnosti: Nastavte termíny uvedením přesných termínů, např nebo pomocí přirozeného jazyka jako např, nebo.
• Štítky: Přidejte k úkolu značky pomocí. Pokud zadaný název značky neexistuje, bude vytvořen automaticky.

Poté, co odešlete e-mail, zobrazí se ve vašem zadaném seznamu ClickUp, jak je znázorněno na obrázku níže.

Pokud ve svém pracovním prostoru často pracujete s určitými seznamy, věnujte nějaký čas uložení jejich adres v Gmailu, abyste k nim měli snazší rychlý přístup.

Jak automaticky přeposílat e-maily ClickUp

Pokud se přistihnete, že neustále přeposíláte e-maily od konkrétního odesílatele ClickUp jako úkol nebo komentář, pak vám nastavení automatizace ušetří drahocenný čas. Nenechte se zastrašit výrazem „automatizace“ – vše, co musíte udělat, je nastavit v Gmailu filtr pro přeposílání.

Přidejte do Gmailu e-mailovou adresu pro přeposílání

Než budete moci začít přeposílat e-maily, musíte přidat e-mailovou adresu pro přeposílání (úkolu nebo seznamu), kam se budou e-maily odesílat. Chcete-li to provést, klepněte na ikona ozubeného kola v pravém horním rohu Gmailu a vyberte Zobrazit všechna nastavení.

Na kartě Přeposílání a POP/IMAP klikněte na Přidejte adresu pro přesměrování knoflík.

Do textového pole vložte svůj úkol nebo adresu seznamu ClickUp. Ujistěte se, že jste vymazali nadbytečný text a lomené závorky přidané na začátek a konec adresy, a poté klikněte další. V dalších dvou vyskakovacích oknech, které se objeví, klikněte na Pokračovat pak OK.

Když otevřete pracovní prostor ClickUp, zobrazí se potvrzovací odkaz jako nový úkol v seznamu, kam budete e-maily přeposílat.

Po otevření úkolu klikněte na potvrzovací odkaz, který bude v oblasti popisu. V zobrazeném vyskakovacím okně klikněte na Potvrdit konečně přidat e-mailovou adresu do Gmailu.

Nastavte Filtry na Přeposílání e-mailů na ClickUp

Po přidání e-mailové adresy pro přeposílání můžete nyní nastavit filtr pro odesílání e-mailů na tu adresu. Na obrázku níže filtr pouze zkontroluje, zda má odesílatel e-mailu konkrétní adresu.

Když e-mail splní nastavená kritéria, bude archivován a přeposlán na vybranou adresu ClickUp.

Úspěšně jste dokončili nastavení automatizace pro přeposílání konkrétních e-mailů do ClickUp. Pokud to chcete posunout na další úroveň, můžete nastavit filtry pro přeposílání e-mailů do Slacku, a další filtr pro přeposílání e-mailů do Outlooku. Jedná se o velmi užitečnou funkci, která vám pomůže uklidit doručenou poštu a udržet v ní pořádek a přitom zůstat na vrcholu seznamu úkolů.

Ukliďte své e-maily a udržte si pořádek s ClickUp

Přeměna vašich e-mailů na úkoly a komentáře v ClickUp je zásadní změnou, pokud jde o správu vašeho pracovního postupu. Pouhými několika kliknutími můžete chaos ve svém e-mailu proměnit v přehledný a organizovaný „úkol“, který lze snadno sledovat a spravovat. A to je jen začátek – existují kreativnější způsoby, jak se naučit používat ClickUp, o kterých možná nevíte.