Eisenhower Matrix vs. Seznam úkolů: Co je lepší pro time management?

Mezi správou pracovních e-mailů, žonglováním s domácími pracemi a vyčleněním času na rodinné závazky může být náročné držet krok s požadavky našeho osobního a pracovního života. Strategie řízení času vám může pomoci získat více hodin denně.

Pokračujte ve čtení, abyste zjistili, jak se Eisenhowerova matice liší od metody seznamu úkolů, jaké jsou silné a slabé stránky každého přístupu a která metoda nejlépe vyhovuje vašim potřebám a cílům.

Základy Eisenhowerovy matice a seznamů úkolů

Jedním z populárních přístupů k řízení času je tradiční seznam úkolů. To zahrnuje sepsání seznamu úkolů v pořadí podle jejich priority a postupné procházení jeden po druhém. I když tento přístup může být užitečný, ne vždy bere v úvahu faktor naléhavosti.

Na druhou stranu Eisenhowerova matice pomáhá upřednostňovat úkoly na základě jejich naléhavosti a důležitosti. Tato metoda vám může pomoci zvýšit produktivitu a efektivitu tím, že se zaměříte na nejdůležitější úkoly a zároveň vám pomůže identifikovat méně důležité úkoly, které můžete delegovat nebo odložit.

Zde jsou čtyři faktory, které je třeba zvážit při výběru mezi těmito dvěma.

1. Stanovení priorit

Stanovení priorit při vytváření seznamu úkolů obvykle zahrnuje zapsání všech úkolů v pořadí podle důležitosti a zpracování v tomto pořadí. Tato metoda může být efektivní pro jednoduché úkoly nebo projekty s krátkým časovým rámcem. U složitějších nebo dlouhodobějších projektů to však nemusí být nejefektivnější přístup.

Eisenhowerova matice má jiný přístup k upřednostňování. Zahrnuje kategorizaci úkolů do čtyř různých kvadrantů na základě jejich naléhavosti a důležitosti:

1. Úkoly, které jsou obojí naléhavé a důležité, jako je projekt s napjatým termínem.
2. Úkoly, které jsou důležité, ale ne naléhavé, jako je dlouhodobé plánování nebo rozvoj dovedností.
3. Úkoly, které jsou naléhavé, ale ne důležité, jako jsou povinnosti nebo schůzky, které lze delegovat nebo odložit.
4. Úkoly, které jsou ani naléhavé, ani důležité, jako jsou úkoly s nízkou prioritou.

Tím, že úkoly kategorizujete tímto způsobem, vám Eisenhowerova matice může pomoci zvýšit vaše zaměření a pozornost nejprve na nejdůležitější úkoly a vyhnout se zpomalení méně kritickými úkoly.

2. Naléhavost vs. Důležitost

Před kategorizací svých úkolů je musíte pochopit a rozdělit je na základě jejich naléhavosti a důležitosti. Analyzujte každý úkol, který musíte udělat, podle toho, kdo to má udělat a kdy je potřeba to udělat. Otázka „kdo“ by vám pomohla pochopit, jak je to důležité. Pokud to vyžaduje vaši osobní pozornost, považujte to za velmi důležité.

Otázka „kdy“ by vám pomohla určit, jak naléhavý je úkol, takže se můžete rozhodnout, jak dlouho máte do uzávěrky. Další věcí je naučit se rozlišovat a oddělovat naléhavé a důležité úkoly způsob, jak zvýšit produktivitu tím, že uděláte více za kratší dobu.

Zatímco seznam úkolů slouží především jako připomínka úkolů, Eisenhowerova matice poskytuje rámec pro upřednostňování úkolů na základě jejich naléhavosti a důležitosti. Pamatujte, že neodmyslitelně neobsahuje parametry pro rozhodování „kdo“ a „kdy“ úkolů v rámci samotné matice. Lze jej však k takovým rozhodnutím efektivně využít.

Posouzením naléhavosti úkolu můžete například určit, zda vyžaduje okamžitou pozornost nebo jej lze naplánovat na pozdější dobu. Podobně, když zvážíte důležitost úkolu, můžete se rozhodnout, zda by měl být řešen osobně nebo delegován na někoho jiného.

Přestože Eisenhowerova matice tyto aspekty výslovně nezahrnuje, nabízí praktickou metodologii pro jejich začlenění do správy úkolů. Proto lze případ použití Eisenhowerovy matice rozšířit nad rámec pouhého stanovení priorit a pomoci později rozhodování o delegování úkolů a plánování, oblasti, kam mohou tradiční seznamy úkolů spadat krátký.

3. Flexibilita

Když používáte seznam úkolů, jste neustále pod tlakem dělat všechny blížící se úkoly v určitém pořadí. Uspořádání seznamu úkolů pomocí akcí také znamená neustálou aktualizaci a přeskupování úkolů podle měnící se naléhavosti nebo důležitosti.

Navíc, když máte napjatý termín, nemáte čas analyzovat své úkoly tímto způsobem a může se stát, že na nich budete pracovat najednou, bez ohledu na výhody seznamu úkolů.

Když upřednostňujete úkoly pro produktivitu s Eisenhower Matrix, poskytuje vám flexibilitu při výběru na základě jejich důležitosti a naléhavosti. Když máte svobodu vybrat si věci, které je třeba udělat naléhavě, získáte flexibilitu dělat jiné nenaléhavé úkoly podle svých vlastních podmínek.

Díky kategorizaci úkolů do různých čtyřúhelníků naléhavosti a důležitosti si můžete všechny úkoly naplánovat předem. Pomáhá vám také přidělit čas všem vašim úkolům a zajistit, aby nic důležitého neproklouzlo.

4. Časový závazek

Pomocí seznamu úkolů odškrtáváte úkoly ze seznamu, jakmile je dokončíte. I když stále můžete mít v hlavě jiné důležitější úkoly (což může přispět k nedostatečnému soustředění), úkol, na kterém právě pracujete, bude vyžadovat vaši plnou pozornost.

Systém Eisenhower Matrix vám může pomoci zaměřit váš čas a pozornost na úkoly spadající pod první čtyřúhelník. To vám pomůže zvládnout kritické úkoly a úkoly s přidanou hodnotou ve vašem pracovním postupu a dokončit je včas, což vám pomůže vyhnout se chybám při řízení času také.

Výběr správné metody řízení času

Vezměme si příklad dokončení projektu s krátkým termínem. V seznamu úkolů budou vaše úkoly seřazeny v jednoduchém chronologickém pořadí. S Eisenhowerovou maticí by však nejnaléhavější a nejdůležitější úkoly spadaly do prvního kvadrantu, což naznačuje jejich vysokou naléhavost a důležitost.

Pak máte druhý kvadrant, kde můžete mít dlouhodobé plánování nebo rozvoj dovedností. Tyto úkoly lze provádět postupně, protože zaberou více času. I když tyto úkoly nemusí mít okamžitý termín, jsou kritické a nezbytné pro dlouhodobý úspěch.

Úkoly spadající do třetího kvadrantu lze delegovat na vaše podřízené, aby bylo zajištěno, že budou dokončeny ve stanoveném termínu. Můžete například chtít, aby byly některé dokumenty doručeny vašemu klientovi před koncem dne. Úkol můžete delegovat na kurýra a zajistit, aby byl úkol splněn včas bez vašeho aktivního zapojení.

Úkoly spadající do čtvrtého kvadrantu mohou být delegovány i zpožděny, protože to není ani prioritní, ani důležitý úkol. Například nákup nových kancelářských potřeb. Zatímco tradiční seznam úkolů vám pouze připomíná všechny vaše úkoly, systém Eisenhower Matrix vám pomůže soustředit se nejprve na důležité a naléhavé úkoly.

Vyřešte své naléhavé úkoly pomocí Eisenhowerovy matice

Seznam úkolů vám může pomoci ušetřit čas na krátkodobé úkoly, které se neopakují, jako je kontrolní seznam nebo seznam s potravinami. Systém Eisenhower Matrix vám však pomůže s úkoly, které se opakují nebo pokračují v pozvolném období.

Můžete si vybrat a rozhodnout, co, kdy a jak budete úkoly dělat, a zajistit, aby byly úkoly provedeny včas a bez prodlení.