Kompletní průvodce 15+ aplikacemi Google Workspace

Google Workspace (dříve G Suite) je integrovaná sada webových aplikací navržená pro zefektivnění pracovních postupů a zvýšení produktivity pro jednotlivce, týmy a firmy.

Některé oblíbené aplikace Google Workspace, jako je Gmail a Dokumenty Google, pravděpodobně znáte. Možná si ale neuvědomujete, že v tomto pracovním prostoru je v současnosti 18 aplikací – z nichž každá slouží jedinečnému účelu a nabízí množství funkcí, které zvýší vaši efektivitu a spolupráci s ostatními.

V tomto článku se hluboce ponoříme do každé z těchto aplikací, co dělají, a probereme některé z jejich nejlepších funkcí.

Gmail je e-mailový nástroj, který vám umožňuje vytvářet jedinečné e-mailové adresy (které končí at_gmail.com nebo vlastní doménu) pro odesílání a přijímání e-mailů. Můžete také použít funkce, jako je prioritní doručená pošta, filtry, oblíbené položky a štítky ke správě e-mailů a snížení nepořádku. Vytvoření účtu Gmail je zdarma a pokud jej ještě nemáte, můžete se to naučit

nastavit nový účet Gmail pro sebe nebo pro ostatní.

Nejlepší funkce Gmailu:

• Odeslání zprávy můžete vrátit zpět do 30 sekund po kliknutí na „odeslat“.
• Bezproblémově se integruje s ostatními aplikacemi Workspace, jako je Disk, Kalendář a Meet.
• Pokročilé algoritmy filtrování spamu pro automatickou identifikaci a filtrování škodlivých e-mailů.
• Přizpůsobte si Gmail připojením k externím aplikacím z Google Workspace Marketplace.

Google Meet (dříve Hangouts) je verze Zoom od Googlu – nástroj pro videokonference pro pořádání virtuálních schůzek a webinářů s přáteli, spolupracovníky nebo klienty. Schůzku můžete zahájit okamžitě, vytvořit ji na později nebo ji naplánovat v Kalendáři Google. Pokud potřebujete pomoc, jak to udělat, podívejte se na toto kompletní průvodce pořádáním schůzek ve službě Google Meet.

Nejlepší funkce Google Meet:

• Funkce zapojení, jako je zvednutí ruky, odeslání emotikonů a chat.
• Sdílejte dokumenty, prezentace a další dokumenty pomocí funkce sdílení obrazovky.
• Poskytuje titulky v reálném čase ve více než 10 jazycích, včetně angličtiny, francouzštiny a italštiny, přičemž další přibývají.
• Komplexní knihovna vizuálních efektů pro použití filtrů a rozmazání nebo změnu pozadí.

Google Chat je nástroj pro zasílání zpráv, který funguje jako centralizované centrum pro bezproblémovou komunikaci a spolupráci v rámci ekosystému Google Workspace. Umožňuje týmům připojit se, komunikovat a sdílet soubory v reálném čase, podporuje efektivní projektové diskuse a zvyšuje produktivitu.

Nejlepší funkce Google Chatu:

• Integruje se s Diskem, Dokumenty, Tabulkami a Prezentacemi pro vytváření a sdílení souborů.
• Nativní funkce Úkoly pro vytváření a přiřazování úkolů členům týmu.
• Uspořádejte videohovory spuštěním okamžité schůzky pomocí funkce Přidat videokonferenci.
• Dostávat e-mailová upozornění, když se o vás někdo zmíní (pomocí @zmínek) nebo vám pošle přímou zprávu.

Kalendář Google je nástroj, který vám umožňuje plánovat události, koordinovat schůzky a sledovat důležité termíny. Můžete si vytvořit více kalendářů pro různé aspekty svého osobního nebo profesního života a přepínat mezi kalendáři, abyste si prohlíželi konkrétní události nebo měli přehled o všech svých aktivitách.

Nejlepší funkce Kalendáře Google:

• Sdílejte kalendáře s ostatními, aby si mohli prohlížet nebo plánovat schůzky.
• Nastavte si přizpůsobená připomenutí pro příjem upozornění (přes mobil nebo e-mail) před událostmi nebo úkoly.
• Perfektně se synchronizuje s aplikací Kalendář na vašem mobilním zařízení, takže můžete zůstat ve spojení a mít aktuální informace.
• Získejte přístup k předem připraveným kalendářům se státními svátky pro každou zemi a snadno je přidejte do svého kalendáře.

Disk Google je platforma cloudového úložiště, která umožňuje jednotlivcům, týmům a firmám ukládat, přistupovat a sdílet soubory z jakéhokoli zařízení – pokud máte připojení k internetu. Zde se automaticky ukládají všechny soubory, které vytvoříte v Dokumentech, Tabulkách, Prezentacích nebo Formulářích Google. Můžete také nahrávat soubory ze svého počítače a spravovat všechny své dokumenty jejich seskupováním do složek a podsložek.

Nejlepší funkce Disku Google:

• Nabízí 15 GB úložného prostoru pro bezplatné uživatele, který sdílí Disk Google, Gmail a Fotky Google.
• Zobrazujte a upravujte své soubory na cestách pomocí mobilní aplikace Disk, která je k dispozici na zařízeních Android a iOS.
• Nabízí offline přístup k vašim souborům, takže na nich můžete pracovat bez připojení k internetu – změny se automaticky synchronizují, když se znovu připojíte k internetu.

Dokumenty Google jsou verzí aplikace Microsoft Word od společnosti Google – cloudového nástroje pro zpracování textu, který uživatelům umožňuje vytvářet, upravovat a spolupracovat na dokumentech v reálném čase. Obsahuje více než 50 šablon zahrnujících více kategorií, včetně životopisů, obchodních dopisů, návrhů a plánů lekcí, takže je snadné začít s dokumentem během krátké doby nebo téměř okamžitě.

Nejlepší funkce Dokumentů Google:

• Jednoduché a intuitivní rozhraní, které uživatelům všech úrovní dovedností usnadňuje orientaci.
• Široká škála možností formátování – od přizpůsobení stylů textu po generování obsahu – pro vytváření profesionálně vypadajících dokumentů.
• Funkce historie revizí usnadňuje sledování změn, kontrolu úprav a v případě potřeby obnovení předchozího obsahu.

Tabulky Google jsou verzí aplikace Microsoft Excel od společnosti Google – cloudové tabulkové aplikace, která umožňuje organizovat a analyzovat data organizovaným způsobem. Data můžete buď zadávat ručně, nebo importovat velké datové sady z více formátů souborů, včetně CSV, TSV, XLSX, TXT, HTML a ODS.

Nejlepší funkce Tabulek Google:

• Rozsáhlé vzorce a funkce pro provádění manipulací s daty, komplexních výpočtů a statistické analýzy.
• Má funkce vizualizace dat, jako jsou grafy, teplotní mapy, křivky a kontingenční tabulky.
• Propojte tabulky a grafy aplikace Excel v Dokumentech a Prezentacích Google a aktualizujte je kliknutím na tlačítko podle toho, jak se mění zdrojová data.

Prezentace Google jsou verzí aplikace Microsoft PowerPoint od společnosti Google – cloudového prezentačního nástroje, který umožňuje vytvářet, upravovat a poskytovat poutavé prezentace. Můžete přidat poznámky řečníka, které mohou být užitečné pro uspořádání vašich myšlenek nebo podnětů během prezentace. Zobrazení prezentujícího poskytuje samostatný displej, který zobrazuje poznámky řečníka, aktuální snímek a nadcházející snímky, což vám pomůže zajistit plynulou prezentaci.

Nejlepší funkce Prezentací Google:

• Zaujměte své publikum pořádáním živých průzkumů a relací otázek a odpovědí.
• Exportujte snímky do různých formátů, jako jsou PPTX, PDF, TXT, JPG, PNG, ODP a SVG.
• Má více než 20 šablon (a více z jiných webových stránek) zahrnujících několik kategorií, jako je Pitch, Návrh, Případová studie, Plány lekcí a Kartičky.

Formuláře Google jsou všestranný nástroj pro tvorbu formulářů, který vám umožňuje vytvářet a distribuovat online průzkumy, kvízy, dotazníky, aplikace a formuláře pro zpětnou vazbu. Kromě textu můžete do formulářů přidávat obrázky a videa, měnit barevná schémata a dokonce vkládat vlastní logo. Formulář můžete sdílet prostřednictvím odkazu, vložit jej na webovou stránku nebo jej dokonce odeslat přímo na konkrétní e-mailové adresy.

Nejlepší funkce Formulářů Google:

• Definujte požadované otázky, vynucujte specifické formáty (jako jsou e-mailové adresy nebo adresy URL) a omezte výběr odpovědí na konkrétní rozsah nebo vzor.
• Vytvořte větvení nebo přeskočení logiky ve formulářích, které vedou respondenty do různých sekcí na základě jejich odpovědí.
• Všechny odpovědi jsou aktualizovány v reálném čase na kartě Odpovědi ve formulářích.
• Odpovědi lze exportovat do Google Sheers (pro další analýzu) kliknutím na tlačítko.

Weby Google jsou nástroj pro tvorbu webových stránek, který vám umožňuje snadno navrhovat a publikovat webové stránky. Má uživatelsky přívětivé rozhraní přetahování, které usnadňuje přidávání a uspořádání různých prvků na vašem webu. Tyto prvky zahrnují textová pole, obrázky, videa, soubory na Disku Google a vložený obsah prostřednictvím adresy URL nebo kódu.

Nejlepší funkce Webů Google:

• Webové stránky vytvořené ve Webech Google jsou responzivní.
• Má více než 15 přizpůsobitelných šablon napříč kategoriemi, jako je studentské portfolio, svatba, salon a restaurace.
• Vestavěná funkce vyhledávání, která návštěvníkům umožňuje vyhledávat konkrétní obsah na vašem webu.
• Integruje se s Google Analytics pro sledování a analýzu návštěvnosti webu a chování uživatelů.

Google Keep je aplikace na psaní poznámek, která vám umožní rychle zapisovat poznámky, nápady nebo připomenutí. Můžete vytvářet textové poznámky, přidávat kontrolní seznamy, přidávat obrázky a dokonce přidávat kresby a skici na cestách. Díky jednoduchosti a rychlosti této aplikace je vhodná pro zachycování informací, kdykoli udeří inspirace.

Nejlepší funkce Google Keep:

• Přidejte ke svým poznámkám barevně odlišené štítky, abyste své poznámky vizuálně kategorizovali a uspořádali.
• Nastavte si v poznámkách připomenutí podle času a místa a dostávejte oznámení, která vám pomohou udržet si přehled o svých úkolech.
• Pomocí funkce Archiv můžete skrýt poznámky z hlavního zobrazení a minimalizovat nepořádek.
• Vaše poznámky se synchronizují automaticky, což vám umožňuje přistupovat k nim a upravovat je odkudkoli, kdykoli a z jakéhokoli zařízení.

Google Apps Script je skriptovací platforma založená na JavaScriptu, která umožňuje rozšířit funkčnost aplikací Google Workspace. To vám umožní přidávat nové funkce, jako jsou vlastní nabídky, dialogová okna, vlastní funkce, a dokonce provádět automatizaci úloh pro vylepšení uživatelské zkušenosti.

Můžete také vytvářet doplňky pro aplikace Google Workspace a publikovat je na Workspace Marketplace, aby je mohli používat ostatní.

Nejlepší vlastnosti skriptu Google Apps:

• Apps Script podporuje spolupráci a umožňuje více uživatelům spolupracovat na stejném skriptu nebo projektu.
• Poskytuje možnosti testování a ladění, včetně protokolování, bodů přerušení a zpracování chyb.
• Aktivní vývojářská komunita, která sdílí úryvky kódu, výukové programy a osvědčené postupy.

Google Cloud Search je pokročilý nástroj pro megavyhledávání, který firmám umožňuje vyhledávat a získávat data ze všech Aplikace Google Workspace (Gmail, Disk, Dokumenty, Weby, Keep atd.) a aplikace třetích stran – s jediným vyhledáváním dotaz. Je to mnohem jednodušší a rychlejší než spouštění samostatného vyhledávacího dotazu v každé z aplikací Workspace.

Nejlepší funkce Google Cloud Search:

• Je to super rychlé a chytré – pomocí návrhů automatického doplňování můžete rychle najít přesně ty informace, které hledáte, a to i v případě, že je ve vyhledávacím dotazu několik chyb.
• Poskytuje náhled výsledků vyhledávání, což vám umožní rychle se podívat na obsah a najít to, co hledáte, aniž byste to museli otevírat v samostatné aplikaci.
• Pokročilé možnosti filtrování (jako je časové období, typ souboru, umístění atd.) pro rychlé zúžení výsledků vyhledávání.

Google Jamboard je nástroj pro digitální tabuli, který umožňuje jednotlivcům a týmům zapisovat si poznámky, skicovat diagramy, vymýšlet nápady a vizuálně spolupracovat odkudkoli. Je vybavena nástroji pro kreslení, lepicími poznámkami, tvary, textovým polem a laserovým ukazovátkem – což usnadňuje kreativně vyjádřit své nápady.

Nejlepší funkce Google Jamboard:

• Super jednoduché a intuitivní rozhraní, které se snadno orientuje i pro začátečníky.
• Změňte pozadí plátna pomocí některé z předem připravených šablon nebo nahráním vlastního obrázku.
• Stáhněte si každý snímek do počítače jako obrázek nebo soubor PDF.

Google Admin je administrativní portál pro správu uživatelů a zařízení registrovaných ve vašem firemním účtu. Pro snadnější správu můžete přidávat nové uživatele, aktualizovat informace o uživatelích a organizovat uživatele do organizačních jednotek.

Nejlepší funkce Google Admin:

• Spravujte nastavení ukládání a sdílení dat na Disku Google na úrovni organizace.
• Ovládejte přístup k aplikacím Workspace povolením nebo zakázáním konkrétních aplikací pro uživatele a správou nastavení aplikací a přístupových oprávnění.
• Nakonfigurujte nastavení organizace, jako je přizpůsobení firemních log a barev, nastavení jednotného přihlašování (SSO) a správa aplikací třetích stran.

Google Endpoint je funkce správy zabezpečení aplikace Google Admin, která chrání data a zařízení používaná ve vaší firmě před kybernetickými hrozbami. Zajišťuje, že k informacím mají přístup pouze oprávněné osoby, a umožňuje vám v případě potřeby data na dálku vymazat.

Nejlepší vlastnosti Google Endpoint:

• Vzdáleně uzamkněte nebo vymažte data ze ztracených nebo odcizených firemních zařízení.
• Zabezpečte zařízení ve svých podnicích bez ohledu na jejich operační systém.
• Prosazujte bezpečnostní zásady a řízení přístupu, jako je nastavení požadavků na heslo a povolení dvoufaktorové autentizace.

Google Sejf je nástroj pro archivaci a uchovávání dat, který zajišťuje soulad s právními požadavky a pomáhá s usnadněním procesů eDiscovery v případě potřeby. Kromě uchovávání mohou administrátoři vyhledávat nebo exportovat data z aplikací Google Workspace, a to i v případě, že tato data jednotliví uživatelé smazali.

Nejlepší funkce Sejfu Google:

• Nastavte zásady uchovávání tak, aby automaticky uchovávaly data po určitou dobu.
• Umístit právní blokování na konkrétní uživatelské účty nebo organizační jednotky a zajistit, aby data spojená s těmito účty nemohla být smazána.
• Pokročilé možnosti vyhledávání, včetně vyhledávání podle specifických kritérií, jako je odesílatel, příjemce, časové období, klíčová slova a štítky.
• Exportujte data ze Sejfu Google ve standardních formátech, jako je PST (pro e-maily) a MBOX (pro chaty).

Google Work Insights je analytický nástroj, který vám umožní sledovat, jak uživatelé ve vaší firmě používají aplikace Workspace. Získáte tak přehled o aktivitě uživatelů, používání aplikací a vzorcích spolupráce – takže můžete optimalizovat produktivitu a strategie spolupráce ve vaší firmě.

Nejlepší funkce Google Work Insights:

• Filtrujte statistiky podle konkrétních organizačních jednotek (neboli oddělení, skupin nebo týmů) a časových období.
• Sleduje, zda uživatelé aktivně používají aplikace Google Workspace mimo pracovní dobu a o víkendech.
• Interaktivní vizualizace, které představují klíčové metriky s barevnými grafy, což usnadňuje rychlou identifikaci trendů a uživatelských vzorců.

Pracujte chytřeji, rychleji a efektivněji s aplikacemi Google Workspace

Nyní, když jste se seznámili s funkcemi všech 18 nástrojů v balíčku Google Workspace sady, můžete využít plný potenciál každého nástroje k povýšení jak osobního, tak týmového produktivita.

Jak se technologie vyvíjí, Google Workspace zůstává v popředí a pravidelně vydává nové funkce a aktualizace. Je tedy nezbytné, aby zůstali aktuální a přizpůsobili se nejnovějším vylepšením. A pokud stále zjistíte, že Google Workspace není váš šálek čaje, existují další alternativy, které stojí za to prozkoumat.