Už vás nebaví říkat „Neslyšel jsem od vás“? Zde je několik lepších způsobů, jak požádat o následnou zprávu e-mailem.
Lidé často začínají následné e-maily se stejnou úvodní větou: „Ještě jsem od vás neslyšela.“ I když je to přímočaré, působí to také neslušně. Musíte pečlivě zvolit frázi, abyste při odesílání pracovních e-mailů vyjadřovali asertivní, ale přesto zdvořilý tón.
Příjemci pravděpodobně dostávají desítky zpráv začínajících „Ještě jsem od vás nepřišel“, takže zkuste použít jiný úvodní řádek. Zde je několik profesionálních způsobů, jak požádat o následná opatření.
1. „Jen sledujte, pokud jste měli možnost [Vložit předchozí žádost]“
„Jen se ozvěte, pokud jste měli možnost [požádat]“ je skromná, ale proaktivní následná zpráva. Podporuje rychlé reakce, aniž by to působilo pasivně-agresivně. Příjemci dávají přednost jemným šťouchnutím a jemným odkazům na předchozí požadavky lépe než otevírání s pocitem viny.
Navíc z tohoto řádku vyplývá, že jakákoli zpožděná reakce je neúmyslná. Empatický přístup buduje vztah – s větší pravděpodobností vyvoláte pozitivní reakci, pokud budete brát ohled na situaci druhé strany.
Vezměte si níže uvedený e-mail jako příklad. Odesílatel se vyhýbá prodejnímu tónu tím, že před vložením krátké výzvy k akci (CTA) položí ohleduplnou, ale proaktivní otázku.
2. „Bylo skvělé tě vidět na [Event or Gathering]“
Řádek „Bylo skvělé tě vidět na [akce nebo shromáždění]“ je pohodlný ledoborec. Zjistí, že jste se s příjemcem již setkali osobně, a vybaví si společné okamžiky. Lidé upřednostňují e-maily od těch, které znají, před cizími lidmi.
Odkazování na předchozí konverzace vám také pomůže přejít na jakékoli nabídky nebo nabídky, aniž by to znělo jako prodejní. Náhlé vypuštění CTA pouze odstrčí čtenáře. Chcete-li vyvolat příznivou odezvu, vybudujte si nejprve profesionální vztah a získejte důvěru druhé strany.
Networking přesahuje pouhé zasílání pozvánek na LinkedIn. Používejte efektivně networking tipy pro kariérní postup, jako je budování online přítomnosti a definování jasných cílů.
3. „Tuto zprávu jsem právě přenesl na začátek vaší doručené pošty“
Řekněte: „Tuto zprávu jsem právě narazil do horní části vaší doručené pošty“, abyste otevřeli veselé, ale naléhavé. Zdůrazňuje důležitost pohotových reakcí, aniž byste vypadali netrpělivě. Příjemci ocení vaši ohleduplnost k jejich vytíženým schránkám.
Použití této linky vám také ušetří starosti s přeposíláním zpráv. Jen se ujistěte, že odpovídáte do správného vlákna, aby příjemci mohli rychle odkazovat na předchozí části konverzace.
4. „Vaše doručená pošta musí být načtena hned teď. Chtěli byste raději diskutovat o [vložte záležitost] během rychlého hovoru?
Následná opatření ke složitějším tématům vyžadují specifické akční plány. Místo pouhého posílání další zprávy navrhněte jasné a přímočaré řešení k dosažení společných cílů. Řekněme, že připravujete kritický projekt. Proces můžete urychlit tím, že řeknete: „Vaše doručená pošta musí být načtena právě teď. Chtěli byste si o [záležitosti] raději rychle zavolat?“ Je to přímé a proaktivní, ale respektující.
Použití aplikace pro plánování schůzek jako Calendly nebo Rally při rozhodování o čase a datu vašeho hovoru. Odstraňují zbytečné e-maily tam a zpět při rezervaci schůzek.
5. „Jen posílám jemné připomenutí o [vložte úkol], protože je to časově citlivé“
Převezměte kontrolu nad konverzací tím, že řeknete: „Jen posílejte jemné připomenutí o [úkolu], protože je to časově citlivé.“ Je to autoritativní, ale uctivé otevření, které upoutá čtenářovu pozornost. A když jim vysvětlí naléhavost situace, lépe porozumí tomu, proč jste poslali následnou zprávu.
Používejte tuto linku střídmě – neustále otravujte a mikromanagement vašeho týmu brzdí produktivitu.
6. „Omlouváme se za nepříjemnosti, ale [Vložte požadavek]“
Řádek „Omlouváme se za nepříjemnosti, ale [žádost].“ je pokorné, zdvořilé otevření pro následné kroky. Použijte jej, když žádáte o laskavost nebo pomoc. Příjemci vás mohou úplně ignorovat, pokud je váš e-mail jen zasype žádostmi.
Přestože jsme uctiví, nedoporučujeme to říkat na začátku konverzace. Lidé se špatnými úmysly využívají těch, kteří se zbytečně omlouvají nebo jsou přehnaně zdvořilí. Pamatujte: ne každý si zaslouží vaši laskavost.
7. "Chtěl jsem jen dvakrát zkontrolovat, zda [Vložte otázku]?"
"Chtěl jsem jen zkontrolovat, jestli [vložte otázku]?" je neutrální. Na rozdíl od jiných otvorů nepředpokládá, že čtenář přehlédl vaše předchozí e-maily. Jedná se o jednoduchý a přímočarý postup, který druhé straně umožňuje omluvit se za zpoždění nebo vysvětlit situaci.
Krátké úvodní řádky také eliminují nepořádek ve vašich e-mailech. Příjemci často zdržují čtení a odpovídání na zprávy dlouhým a nudným úvodem. Přestaňte mlátit do křoví, jinak ztratíte jejich pozornost.
8. „Existuje ještě něco, s čím bychom mohli pomoci [vložte projekt nebo úkol], aby se míč rozjel?“
Můžete říct: „Je ještě něco, s čím bychom mohli pomoci s [vložit projekt nebo úkol], abychom to rozjeli?“ pro agresivnější, přímé tóny. Příjemcům sděluje, že jste připraveni dohodu kdykoli uzavřít. Vzhledem k jeho prodejnímu tónu jej používejte pouze u těch, kteří již mají zájem s vámi obchodovat.
9. „Chtěl jsem se zeptat, zda máte stále zájem o [Vložte nabídku], a než dokončíme vše na naší straně, prověřte si to u vás“
"Chtěl jsem se zeptat, zda máte o [nabídku] stále zájem, a než vše na naší straně dokončíme, ověřte si to u vás." Jedná se o proaktivní, ale zdvořilý způsob uzavírání obchodů. První část požaduje přímé potvrzení. Znamená to, že jste oslovili, protože příjemce má o vaši nabídku zájem.
Mezitím druhé prohlášení demonstruje myšlení zaměřené na zákazníka. Bez ohledu na povahu vaší transakce budou obchodní partneři pravděpodobněji reagovat pozitivně, pokud upřednostníte jejich potřeby.
Zjednodušte proces uzavírání pomocí softwarové programy pro správu smluv. Vytváří zabezpečené digitální kopie vaší smlouvy, které mohou podepsat všechny strany.
10. „Jen narážím na tuto zprávu pro případ, že by proklouzla sítí“
Vyslovit výraz „jen narazit na tuto zprávu pro případ, že by proklouzla přes síť“ zní přístupně. Vysílá jemnou připomínku při zachování pozitivního tónu. Druhá strana se nebude cítit trapně za svou předčasnou reakci, čímž podpoří spolupráci a porozumění.
To znamená, že pečlivě vybírejte své idiomy. Ačkoli dodávají konverzaci barvu, neobvyklé fráze vytvářejí nedorozumění. Používejte pouze jednu po několika zprávách a zajistěte, aby ji čtenáři pochopili na základě kontextu.
Posílejte zdvořilé a profesionální následné e-maily
Neexistuje žádná univerzální šablona pro pracovní komunikaci, takže si odpovídajícím způsobem přizpůsobte výše uvedené úvodní řádky. Váš celkový tón bude záviset na povaze vašeho rozhovoru. Můžete například používat neformální fráze se svými kolegy, ale vážné pracovní e-maily vyžadují formální jazyk.
A nepřestávejte upravovat na úvodním řádku. Váš e-mail musí mít solidní úvod, poutavé tělo a silnou závěrečnou linii, aby zanechal solidní dojem. V opačném případě by vás příjemci nemuseli brát vážně. Upravte svůj koncept několikrát kvůli problémům, které způsobují, že vypadáte neprofesionálně, např. překlepy, chmýří a zbytečné přílohy.