Jak používat OneDrive k vytváření a sdílení dokumentů Microsoft Excel

Dávno jsou pryč doby, kdy úpravy a sdílení dokumentů Microsoft Excel vyžadovaly nekonečné e-mailové vlákna a nespočet verzí dokumentů uložených na USB klíčích. Dnes, stejně jako ke všemu ostatnímu na webu, lze dokumenty Microsoft Excel přistupovat, sdílet, upravovat a nahrávat, aby je všichni viděli jediným kliknutím, díky OneDrive.

Co je OneDrive a jak jej používáte

OneDrive je cloudová služba společnosti Microsoft, která vám umožňuje ukládat, přistupovat, upravovat a sdílet soubory z jakéhokoli zařízení s připojením k internetu a vyhrazeným účtem Microsoft.

Je k dispozici pro osobní použití a pracovní/školní použití, v tomto případě se nazývá OneDrive do práce nebo do školy.

Chcete-li vytvořit účet OneDrive, vše, co musíte udělat, je vytvořit účet Microsoft.

1. Vydejte se Web společnosti Microsoft.
2. Vyhledejte Vytvořit účet tlačítko a klikněte na něj.
3. Buď si vytvořte zbrusu nový účet, který vytvoří novou e-mailovou adresu, nebo připojte existující účet k Microsoftu.

Vše je připraveno! Ať už jsou staré nebo nové, vždy si je zapamatujte bezpečnostní tipy pro váš účet Microsoft. Po vytvoření účtu Microsoft se do něj přihlaste a přejděte do svého OneDrive cloudové úložiště.

Jak vytvořit a synchronizovat list Microsoft Excel z OneDrive

Vytvořit a synchronizovat excelovou tabulku online přímo z OneDrive je snadné. Zde je postup:

1. Otevřete svůj účet OneDrive.
2. Klikněte na +Nový > Excelový sešit.
3. Zadejte data a upravte svůj list podle potřeby.
4. Vraťte se ke svému účtu OneDrive a vyhledejte nově vytvořený list.
5. Přejmenujte soubor výběrem souboru a kliknutím Přejmenovat.
6. Zadejte nový název souboru a klepněte na Přejmenovat.
7. Váš soubor je přejmenován a v pravém horním rohu hlavního panelu se zobrazí oznámení potvrzující změnu.
8. Kliknutím otevřete soubor buď v Excel Web nebo v místním Excelu OTEVŘENO > Otevřít v prohlížeči nebo OTEVŘENO > Otevřít v Excelu.
   • Otevřít v prohlížeči: Otevře web Excel ve vašem prohlížeči (Chrome, Mozilla, Firefox, ...), což vám umožní provádět úpravy online.
   • Otevřít v Excelu: Tím se otevře váš soubor v místním softwaru Excel, což vám umožní provádět úpravy lokálně.

V obou případech je váš soubor hostován a synchronizován v cloudu. Je přístupný na všech zařízeních, lze jej kdykoli upravit a sdílet s kýmkoli, kdo má odkaz. Více o tom níže.

Jak nahrát a synchronizovat list Microsoft Excel na OneDrive

Pokud potřebujete nahrát excelovou tabulku na OneDrive, měli byste udělat toto:

1. Otevřete svůj účet OneDrive.
2. Klikněte na nahrát > Soubory.
3. Vyberte soubor, který chcete nahrát z počítače.
4. Jakmile bude váš soubor úspěšně nahrán, okamžitě se objeví na vašem řídicím panelu. V pravém horním rohu obrazovky se také zobrazí vyskakovací okno.
5. Znovu otevřete soubor tak, že jej vyberete a poté kliknete OTEVŘENO > Otevřít v prohlížeči nebo OTEVŘENO > Otevřít v Excelu.
   • Otevřít v prohlížeči: Otevře web Excel ve vašem prohlížeči (Chrome, Mozilla, Firefox, ...), což vám umožní provádět úpravy online.
   • Otevřít v Excelu: Tím se váš soubor otevře v místním softwaru Excel, což vám umožní provádět úpravy lokálně.

Jak již bylo zmíněno, váš soubor je hostován a synchronizován v cloudu. Je přístupný na všech zařízeních, lze jej kdykoli upravit a sdílet s kýmkoli se správným oprávněním k propojení.

Jak sdílet svůj OneDrive soubor Microsoft Excel

Váš list je nyní vytvořen a hostován na vašem OneDrive. To znamená, že váš soubor je možné sdílet a synchronizovat: můžete přidávat spolupracovníky a provádět změny v souboru okamžitě a současně.

Chcete-li sdílet soubor a začít spolupracovat, postupujte takto:

1. Vyberte svůj soubor a klikněte na Podíl.
2. Vyberte si ze dvou možností: Poslat odkaz nebo Kopírovat odkaz.Poslat odkaz: umožňuje vám sdílet soubor na pozvání. Budete vyzváni k přidání buď jména (jména) vašich spolupracovníků (pokud jsou registrováni ve vašich kontaktech), jejich skupiny (skupin) nebo jejich e-mailů. Máte také možnost přidat zprávu, která se zobrazí spolu s vaší pozvánkou.Kopírovat odkaz:Umožňuje zkopírovat přístupový odkaz na váš soubor kliknutím kopírovat. Vyskakovací okno vám ukáže zkopírovaný odkaz. Poté jej můžete sdělit svému spolupracovníkovi (spolupracovníkům) prostřednictvím e-mailu nebo jakéhokoli jiného nástroje pro zasílání zpráv. Nyní, když jste se seznámili s možnostmi sdílení, pojďme se ponořit do oprávnění.
3. Rozhodněte se, jaký typ přístupu udělíte svým spolupracovníkům, než jim pošlete přístupové odkazy kliknutím Kdokoli s odkazem může upravovat.
4. Vyberte jednu z možností: Kdokoliv nebo Určití lidé.
   • Kdokoliv: K vašemu souboru má přístup každá osoba s odkazem, ať už je přihlášena nebo ne. Pokud váš spolupracovník sdílí tento odkaz s třetí stranou, tato třetí strana bude mít k souboru přístup.
   • Určití lidé: Lidé, kterým jste poslali odkaz, budou muset být přihlášeni ke svým účtům, aby měli přístup k souboru. Pokud jsou odhlášeni nebo přihlášeni z jiného účtu, přístup jim nebude udělen.
5. Dále kliknutím vyberte typ přístupu Může upravit nebo Lze prohlížet pod Více nastavení.
   • Může upravit: může přidávat a odstraňovat obsah, spravovat oprávnění a sdílet soubor.
   • Lze prohlížet: může pouze zobrazit obsah souboru, ale nemůže v dokumentu provádět žádné změny.
6. Volitelné funkce:
   • Přidejte datum vypršení platnosti. Po tomto datu vaši spolupracovníci nebudou mít k souboru přístup.
   • Přidejte heslo. Vaši spolupracovníci budou muset pro přístup k souboru zadat heslo.

Zvládnutí těchto oprávnění je zásadní pro zajištění bezpečnosti a důvěrnosti vašich souborů. Dobrou zprávou je, že můžete vždy změnit oprávnění k propojení na OneDrive V případě potřeby.

OneDrive jde nad rámec pouze Microsoft Excel

Zatímco jsme si prošli, jak používat OneDrive se soubory Excelu, můžete jej ve skutečnosti použít pro mnohem více: úložiště pro vaše e-mailové dokumenty, místní složky, dokumenty aplikace Word, prezentace PowerPoint a mnoho dalšího více. Přihlaste se ke svému účtu a hrajte si, abyste objevili další způsoby práce v cloudu.