Jak napsat profesionální e-mail s žádostí o dovolenou (se šablonami)

Schválení dovolené je těžké. Ale solidní e-mail s žádostí o dovolenou vám může pomoci zajistit si tolik potřebné volno. E-mail s žádostí o profesionální dovolenou vyžaduje, abyste si předem prostudovali zásady společnosti týkající se dovolené.

Musíte si také zapsat všechny potřebné informace, včetně dat dovolené, vaší strategie a jakýchkoli sekundárních způsobů kontaktu. Zde je podrobný návod, jak napsat profesionální e-mail s žádostí o dovolenou, spolu se šablonami, které vám pomohou začít.

Co dělat, než napíšete e-mail s žádostí o dovolenou

Zde je několik věcí, které musíte udělat, než napíšete e-mail s žádostí o dovolenou:

Prostudujte si firemní politiku dovolených

Různé společnosti mají různé postupy a pokyny týkající se žádostí o dovolenou. Pokud chcete, aby byla vaše žádost o dovolenou schválena, je nezbytné dodržovat tyto normy. Musíte si tedy předem prostudovat prázdninovou politiku vaší společnosti.

To vám řekne, jak brzy musíte dát výpověď při žádosti o dny dovolené. Pomůže vám také zjistit počet dní dovolené, na které máte podle okolností nárok.

Poraďte se se svými spolupracovníky

Před podáním žádosti o dovolenou je velmi důležité promluvit si se svými spolupracovníky. Povídejte si o jejich dostupnosti během dnů, kdy budete pryč, abyste předešli případným překážkám v pracovním postupu.

Je také dobré si popovídat o politice společnosti a přístupu vedení k žádostem o dovolenou. Kdo ví, spolupracovník s předchozími zkušenostmi s vypracováním žádostí o dovolenou vám může pomoci sepsat vítězné odvolání.

Náhodně to zmiňte předem

Není dobrý nápad zaslepit svého šéfa e-mailem s žádostí o volno. Zvažte tedy, že se jim předem o svých plánech nenuceně zmíníte.

To může být přímočaré nebo jemnější, v závislosti na komunikačním stylu, který váš šéf preferuje. Vědět o svém nadřízeném takové maličkosti, jako je tato, je nezbytné, pokud hledáte zlepšit svůj vztah se svým šéfem.

Když se mimochodem zmíníte o svých plánech na dovolenou, bude mít váš šéf čas upravit pracovní postup. Budou také moci naplánovat další směny, aby v případě potřeby nahradili vaši nepřítomnost.

Jak napsat profesionální e-mail s žádostí o dovolenou

Zde je podrobný návod, jak napsat profesionální e-mail s žádostí o dovolenou:

1. Začněte se správným předmětem

Vyberte si jasný a výstižný předmět e-mailu. Účelem předmětu je objasnit záměr vašeho e-mailu, což je v tomto případě žádost o dovolenou. Můžete tedy použít něco jako „Žádost o prázdninové dny“ nebo „Žádost o dovolenou“. Váš šéf tak bude na první pohled vědět, o čem je váš e-mail.

2. Dostaňte se přímo k věci

Při psaní prvních několika řádků e-mailu s žádostí o dovolenou se musíte dostat přímo k věci. Napište zdvořile a řekněte svému šéfovi, že potřebujete dovolenou.

I když nemusíte sdělovat své důvody, proč žádáte o volno, můžete je napsat, pokud máte blízký vztah se svým šéfem. Ale pokud dáváte šéfovi jen krátkou výpověď, bude dobré sdělit své okolnosti bez ohledu na to, jak blízko jste svému nadřízenému.

3. Nezapomeňte na data

Dále byste měli uvést přesná data, kdy budete v práci. Pokud jste v předmětu uvedli svá data dovolené, znovu zkontrolujte, zda odpovídají datům v těle e-mailu. Pokud má vaše společnost politiku placeného volna, nezapomeňte uvést, kolik hodin budete odlétat.

4. Upřesněte svou strategii

V sekci strategie vašeho e-mailu sdělíte svému šéfovi, jak bude vaše práce řešena, když budete pryč. Měli byste říci, na kterých projektech v současné době pracujete a jakou odpovědnost tyto projekty obnášejí.

V době psaní e-mailu je dobré uvést všechny úkoly, na kterých pracujete. Poté uveďte, které úkoly můžete a které nemůžete dokončit před vámi požadovaným volnem.

Kromě toho jim řekněte, jaké úkoly budete delegovat a jaké budou mít termíny během vaší nepřítomnosti. Tyto informace by měly obsahovat jméno a kontaktní údaje kolegy nebo týmu, který bude vyřizovat vaše povinnosti.

Odpojení od práce před dovolenou je dobrý nápad. Pokud však chcete, aby vás vaše organizace mohla kontaktovat během vaší dovolené, zvažte zařazení sekce o preferovaném způsobu kontaktu.

Uveďte dobu, po kterou budete v tomto režimu kontaktu k dispozici. Pokud si přejete, můžete také uvést tísňové číslo pro případ, že by vás společnost potřebovala kontaktovat během hodin, kdy nebudete k dispozici na preferovaném způsobu kontaktu.

6. Vyjádřete své poděkování a otevřenost vůči jakýmkoli otázkám

Je běžnou zdvořilostí ukončit e-mail tím, že svému šéfovi řeknete, že jste otevřeni jakýmkoliv otázkám. Chcete-li to usnadnit, můžete přidat preferovaný pracovní kontakt, například pracovní e-mail. V případě potřeby můžete dokonce říct svému šéfovi, že si chcete popovídat tváří v tvář.

Při ukončování e-mailu s žádostí o dovolenou nezapomeňte poděkovat svému šéfovi, že vám věnoval svůj čas. Jednoduché "Děkuji." bude stačit.

Šablony e-mailových žádostí o dovolené

Zde je několik šablon e-mailových žádostí o dovolenou, které vám pomohou začít s vlastním odvoláním:

Šablona 1:

Předmět: [Vaše jméno] Žádost o dovolenou

Vážený [Bossovo jméno],

Doufám, že vás tento e-mail najde dobře.

Chtěl bych požádat o dovolenou od [vložte datum] do [vložte datum]. Všechny své projekty budu mít dokončené před datem zahájení požadované dovolené. Kromě toho [vložte jméno spolupracovníka] souhlasil, že během mé nepřítomnosti převezme mou práci.

V případě nouzového kontaktu během mé dovolené mi můžete zavolat na číslo mého mobilního telefonu [vložte telefonní číslo]. Pokud máte nějaké dotazy, neváhejte mě kontaktovat pomocí mého pracovního e-mailu: [vložte e-mailovou adresu].

Děkuji vám za Váš čas.

[Tvé jméno]

Přečtěte si více

Šablona 2:

Předmět: [Vaše jméno] E-mail s žádostí o čas dovolené

Vážený [Bossovo jméno],

Pozdravy dne!

Posílám e-mail s žádostí o dovolenou od [vložte datum] do [vložte datum]. Potřebuji toto volno, protože [vložte důvod]. Své nevyřízené projekty a úkoly jsem přidělil [vložte jméno spolupracovníka], který souhlasil s převzetím mých projektů během mé nepřítomnosti.

Můj tým také souhlasil s tím, že pokryje mou práci během mých prázdninových dnů. Během tohoto volna nebudu k dispozici pro kontakt, ale pokud mě naléhavě potřebujete, můžete mi zavolat na [vložte telefonní číslo].

Máte-li jakékoli další dotazy, můžete mě kontaktovat na [vložte e-mailovou adresu].

Děkuji vám za Váš čas.

[Tvé jméno]

Přečtěte si více

Šablona 3:

Předmět: [Vaše jméno] Žádost o volno od [Datum] do [Datum]

Vážený [Bossovo jméno],

Doufám, že se máš dobře.

Jak jsme již dříve diskutovali, chtěl bych požádat o volno od [vložte datum] do [vložte datum]. Své plánované projekty dokončím po návratu z dovolené. Mezitím můj tým souhlasil, že po dobu mé nepřítomnosti převezme mou práci.

Máte-li dotazy týkající se mé žádosti, zašlete mi e-mail na adresu [vložte e-mail]. Pokud mě potřebujete kontaktovat, když jsem pryč, můžete mi zavolat na můj mobilní telefon [vložte telefonní číslo].

Těšíme se na vaši odpověď v následujících dnech.

Děkuji vám za Váš čas.

[Tvé jméno]

Přečtěte si více

Žádost o dovolenou by neměla být výzvou

Abyste zajistili, že vaše žádost o dovolenou bude přijata, nezapomeňte si prostudovat zásady volna ve vaší společnosti. Při psaní emailu se držte pointy a podrobně popište, jak bude vaše práce řešena ve vaší nepřítomnosti.

Řekněte také svému šéfovi, jak se s vámi může spojit v případě nouze. Před odesláním e-mailu s žádostí o dovolenou je také dobré informovat své nadřízené. Zabrání se tak tomu, aby se stali nevidomými nebo náhodným ignorováním e-mailu.