Trávíte příliš mnoho času psaním e-mailů? Naučte se používat e-mailové šablony, abyste ušetřili čas a zvýšili svou produktivitu.
E-mailová komunikace hraje v dnešním digitálním pracovním prostředí zásadní roli, ale může to být problém, pokud se přistihnete, že denně posíláte mnoho e-mailů a trávíte spoustu času jejich psaním.
Ať už se potřebujete představit, nastavit odpověď v nepřítomnosti, požádat o zpětnou vazbu, pozvat někoho na událost, vyjádřit vděčnost nebo navázat na konverzaci, tyto šablony vám drží záda. S těmito zdroji připravenými k použití můžete zefektivnit e-mailovou komunikaci a zaměřit se na to, na čem skutečně záleží.
1. Profesionální úvody
Vytvoření solidního prvního dojmu a předvedení vaší hodnotové nabídky jsou zásadní při zaměřování se na síť nebo spojení s potenciálními klienty. Je to zvláště důležité, pokud pracujete z čistě vzdáleného nastavení s omezenými/žádnými interakcemi tváří v tvář. Dojem, který zanecháte ve svých potenciálních klientech nebo akcionářích, bude trvalý.
V této šabloně profesionálního úvodního e-mailu uveďte své jméno, roli, důvod, proč jste nás oslovili, a jasnou výzvu k akci. Pamatujte, že navázání vztahu a projevení skutečného zájmu je životně důležité.
Zde je příklad:
Předmět: Dobrý den od [Vaše jméno] v [Vaše společnost]
Ahoj [Name],
Doufám, že vás tento e-mail najde dobře. Jsem [Vaše jméno], [Vaše role] ve [Vaše společnost]. Narazil jsem na váš profil na [Platformě] a vaše práce v [Industry/Field] na mě udělala dojem.
Píši vám, protože si myslím, že by vás mohl zajímat náš [Produkt/Služba], který pomáhá [Prohlášení o výhodách]. Rád bych si popovídal více o tom, jak vám můžeme pomoci dosáhnout vašich cílů.
Byli byste příští týden k dispozici pro 15minutový hovor? Pokud ano, dejte mi prosím vědět, které dny a časy jsou pro vás nejvhodnější.
Těším se, že se mi brzy ozvete.
Nejlepší,
[Vaše jméno a podpis]
Přečtěte si více
2. Automatická odpověď mimo kancelář
Když jsi pryč z práce, ať už na dovolenou, služební cesta nebo jakýkoli jiný důvod, je důležité mít efektivní automatickou odpověď v nepřítomnosti, která stanoví jasná očekávání a poskytuje alternativní kontakty.
Tato šablona zajišťuje, že budete lidi informovat o vaší nepřítomnosti:
Předmět: Mimo kancelář do [datum]
Ahoj,
Díky za váš e-mail. Momentálně nejsem do [datum] mimo kancelář a budu mít omezený přístup ke svému e-mailu.
Pokud je vaše zpráva naléhavá nebo se týká [práce], kontaktujte [jméno] na [e-mail/telefonní číslo]. Jinak se vám ozvu co nejdříve, až se vrátím.
Děkujeme za pochopení a trpělivost.
Nejlepší,
[Vaše jméno a podpis]
Přečtěte si více
3. Žádost o zpětnou vazbu nebo recenzi
Když chcete nějaké získat zpětnou vazbu na schůzku nebo recenzi od vašich zúčastněných stran o vašem produktu, službě nebo práci, potřebujete e-mail, který vám ukáže vaši vděčnost a povzbudí je, aby se podělili o své myšlenky.
Zde je šablona, kterou můžete použít:
Předmět: Rádi bychom slyšeli vaši zpětnou vazbu!
Ahoj [Name],
Děkujeme, že jste si pro své potřeby v oblasti [produktu/služby] vybrali [společnost]. Doufáme, že budete spokojeni s výsledky a zkušenostmi.
Ceníme si vašeho názoru a ocenili bychom, kdybyste si našli pár minut a podělili se s námi o váš názor. Vaše zpětná vazba nám pomáhá zlepšovat naše produkty/služby a poskytovat lepší služby našim zákazníkům/klientům.
Kliknutím na tento odkaz vyplníte krátký průzkum: [odkaz]. Nezabere to více než 5 minut vašeho času.
Jako projev našeho uznání vám po vyplnění průzkumu zašleme [odměnu].
Děkujeme za váš čas a podporu.
Nejlepší,
[Vaše jméno a podpis]
Přečtěte si více
4. Pozvánka na akci
Když chcete někoho pozvat na akci, ať už je to webinář, workshop, párty, popř cokoli jiného, potřebujete e-mail, který ukazuje výhody účasti a poskytuje vše potřebné podrobnosti. Poslední věc, kterou chcete, je, aby vaše pozvánka vypadala jako spamová pozvánka Kalendáře Google svým příjemcům. Zde je ukázka, kterou můžete použít:
Předmět: Jste pozváni na [název události]!
Ahoj [Name],
Jsme rádi, že vás můžeme pozvat na naši nadcházející událost: [název události].
Toto je pro vás skvělá příležitost [výhody účasti]. Dozvíte se o [tématech], budete se setkávat s [ostatními účastníky] a pobavíte se.
Událost se bude konat dne [datum] v [čas] prostřednictvím [platforma/odkaz]. Vydrží přibližně [trvání].
Abyste si zajistili své místo, zaregistrujte se zde do [uzávěrka]. Počet míst je omezený, tak si tuto šanci nenechte ujít!
Nemůžeme se dočkat, až vás tam uvidíme.
Nejlepší,
[Vaše jméno a podpis]
Přečtěte si více
5. Děkuji Poznámka
Tato šablona je užitečná, když chcete někomu poděkovat za to, že se s vámi setkal, udělal s vámi rozhovor nebo vám pomohl. Pomáhá vám ukázat svou vděčnost a profesionalitu. Postup je následující:
Předmět: Děkuji za [důvod]
Ahoj [Name],
Jen jsem chtěl poděkovat za [důvod]. Opravdu si vážím vašeho [času/úsilí/rady/podpory].
Bylo skvělé se s vámi [setkat/promluvit/pracovat] a dozvědět se více o [něčem relevantním]. Těším se na [další kroky/následné/akce].
Pokud máte nějaké dotazy nebo ode mě něco potřebujete, dejte mi prosím vědět.
Ještě jednou děkuji za všechno.
Nejlepší,
[Vaše jméno a podpis]
Přečtěte si více
6. Následný e-mail
Když chcete někomu něco připomenout, například termín, žádost nebo příležitost, musíte napsat přesvědčivý následný e-mail což ukazuje váš zájem a naléhavost.
Zde je standardní šablona, kterou můžete použít, ale nezapomeňte ji upravit podle vaší situace, aby byla akceschopnější:
Předmět: V návaznosti na [téma]
Ahoj [Name],
Doufám, že vás tento e-mail najde dobře.
Píši, abych navázal na [téma]. Od [datum/poslední komunikace] jsem se mi neozval a chtěl jsem se s vámi spojit a zjistit, zda máte nějaké aktualizace. [Pokud je to možné, zopakujte svůj požadavek/nabídku/cenovou nabídku]
Dejte mi prosím vědět, zda máte stále zájem a jaká je vaše časová osa. Nechci, abyste tuto [příležitost/uzávěrku/šanci] propásli.
Těším se, že se mi brzy ozvete.
Nejlepší,
[Vaše jméno a podpis]
Přečtěte si více
Zefektivněte svou komunikaci pomocí správných e-mailů
Rozlučte se s skličujícími prázdnými obrazovkami a časově náročným psaním e-mailů. Tyto šablony připravené k použití vyžadují pouze jednoduché kopírování, vkládání a přizpůsobení tak, aby vyhovovaly vašim potřebám.
Začněte ještě dnes a vyzkoušejte, jak tyto šablony mohou zefektivnit vaši komunikaci a pomoci vám získat více času zpět do vašeho dne. Příjemné posílání e-mailů a nezapomeňte přidat svůj osobní kontakt, aby vaše zprávy byly pro vás více.
