Jak napsat kondolenční e-mail v práci (se šablonami)

Když spolupracovník zažije ztrátu, vaše promyšlené vyjádření podpory pro něj může být pocitem velké útěchy. Vyjádřit soustrast prostřednictvím e-mailu však může být docela obtížné. Místo abyste je utěšovali, můžete svému kolegovi způsobit ještě větší trápení tím, že omylem řeknete něco špatného.

To je důvod, proč byste měli vědět, jak napsat profesionální kondolenční e-mail v práci. Čtěte dále a zjistěte, co dělat a co nedělat při nabízení útěchy prostřednictvím e-mailu. Zahrnuli jsme také různé šablony kondolenčních e-mailů, pomocí kterých můžete vyjádřit své sympatie.

Co dělat při psaní kondolenčního e-mailu

Zde je několik věcí, které byste měli udělat, když píšete kondolenční e-mail:

Vhodný předmět

Začněte e-mail vhodným předmětem. Můžete použít fráze jako „Omlouvám se za vaši ztrátu“, „Upřímnou soustrast“, „Moje sympatie“ nebo „Je nám líto, že slyším o vaší ztrátě“.

Cílem je napsat něco stručného a věcného, ​​aby váš spolupracovník okamžitě věděl, jaký je účel e-mailu. Poté se mohou rozhodnout, zda jej chtějí otevřít nebo ne.

Jděte přímo k věci

Pokud jde o profesionální nastavení, existuje několik běžné chyby, kterým je třeba se vyhnout při otevírání e-mailů. Nikdy se tedy nepouštějte z cesty a nemluvte o nesouvisejících věcech, zvláště když píšete profesionální kondolenční e-maily.

Musíte pochopit, že váš spolupracovník truchlí, takže byste neměli ztrácet čas zbytečně dlouhými e-maily. Přejděte přímo k věci a řekněte něco jako: „Slyšel jsem o vaší ztrátě a vyjadřuji nejhlubší soustrast.“ nebo jen: „Velmi mě mrzí vaše ztráta.“

Přizpůsobte si to

Pokud víte, jaký vztah měl váš spolupracovník se zesnulým, zvažte zahrnutí těchto informací, aby e-mail zněl personalizovaněji. Příkladem může být: "Opravdu mě mrzí, že tvůj bratr zemřel."

Pokud osobu, která zemřela, osobně znáte, zvažte, zda do kondolenčního e-mailu zahrnout její společnou vzpomínku. Uctíte tím nejen jejich památku, ale také projevíte svou podporu pozůstalým.

Nabídněte svou podporu

V poslední části kondolenčního e-mailu nezapomeňte nabídnout svou podporu svému spolupracovníkovi. Řekněte jim, že tu pro ně vždy budete a že v této těžké době mají vaši plnou podporu. Tímto způsobem se váš spolupracovník nebude cítit sám ve svém procesu truchlení.

A co je důležitější, buďte připraveni nabídnout svou podporu, pokud o ni váš spolupracovník požádá, ať už ve formě rychlého hovoru nebo osobní návštěvy. Ale i když zrovna nepotřebují pomoc, váš kolega gesto určitě ocení.

E-mail pak můžete ukončit pomocí profesionálního podpisu, protože je jedním z nich nejvyšší e-mailová etiketa udělat to tak. Nejen, že budete vypadat profesionálněji, ale také to pomůže příjemci, aby vás v případě potřeby kontaktoval.

Čemu se vyhnout při psaní kondolenčního e-mailu

Zde je několik věcí, kterým byste se měli za každou cenu vyhnout při psaní kondolenčního e-mailu v profesionálním prostředí:

Neformální pozdrav

Pokud jde o profesionální e-maily, pravidlem je vyhýbat se náhodným pozdravům. To je zvláště důležité, pokud jde o kondolenční e-maily.

Místo toho můžete použít různé profesionální pozdravy, jako například „Zdravím“, „Vážený pane/paní“ nebo jednoduché „pan/paní“ před jménem vašeho spolupracovníka. Můžete použít "Ahoj", pokud je pozůstalý blízký pracovní přítel. Ale cokoli neformálnějšího se může zdát neslušné.

Předpoklad náboženských vyznání

Předpokládat náboženské vyznání vašeho kolegy a zahrnout do vašeho e-mailu náboženské soustrast na základě těchto předpokladů není nikdy dobrý nápad. Váš kolega to může považovat za nevhodné nebo přímo neuctivé.

Ale pokud jste blízko pozůstalým a opravdu věříte, že je utěší, když zmíníte známé náboženské rčení, můžete to udělat. Ujistěte se však, že je stručný a slova jsou správně zarámovaná.

Poskytování nevyžádaných rad a porovnávání jejich ztrát s vlastními

Mnoho lidí dělá tu chybu, že při kondolenci poskytují nevyžádané rady. Musíte pochopit, že v případě potřeby by člověk sám požádal o radu. Takže se vyhněte větám jako: "Zkuste zůstat zaneprázdněni, abyste nezapomněli na tuto tragédii."

Navíc nikdo nechce, aby byl jeho smutek zrušen nebo srovnáván s někým jiným. Vyvarujte se tedy vytváření paralel mezi ztrátou vašich spolupracovníků a vaší vlastní.

Šablony kondolenčních e-mailů

Zde je několik šablon kondolenčních e-mailů, které můžete použít, abyste mohli kolegovi ukázat svou podporu. Můžete také vytvořit:

Šablona 1:

Předmět: Upřímnou soustrast

Dobrý den, [jméno spolupracovníka],

Jsem hluboce zarmoucen, když slyším o vaší ztrátě. Chci vyjádřit svou nejhlubší soustrast. [Deceased’s name] byl úžasný člověk a rád na něj vzpomínám z té doby, kdy jsme se potkali [State, když jste potkali zesnulého].

Chci, abys věděl, že jsem tu pro tebe, kdybys něco potřeboval.

S úctou,

[Tvé jméno]

Přečtěte si více

Šablona 2:

Předmět: Je mi líto vaší ztráty.

Dobrý den [jméno spolupracovníka],

Slyšel jsem o nedávné ztrátě ve vaší rodině. Přijměte prosím mé nejhlubší sympatie. Doufám, že najdete útěchu v dobrých vzpomínkách, které jste s nimi sdíleli. [Vložte sdílenou dobrou vzpomínku] je stále jednou z mých nejmilejších vzpomínek s nimi, které si hluboce vážím.

Pokud něco potřebujete nebo si chcete s někým promluvit, vězte, že jsem jen na zavolání.

S pozdravem,

[Tvé jméno]

Přečtěte si více

Šablona 3:

Předmět: Moje sympatie.

Vážený [jméno spolupracovníka],

Je mi hluboce líto, když slyším, že [jméno zesnulého] zemřel. Doufám, že máte veškerou podporu, kterou potřebujete, abyste překonali toto těžké období. Ozvěte se, pokud budete vůbec něco potřebovat.

S úctou,

[Tvé jméno]

Přečtěte si více

Profesionální kondolenční e-maily mohou posílit pracovní vztahy

Toto jsou co dělat a co nedělat při psaní profesionálního kondolenčního e-mailu spolu s několika šablonami, které vám pomohou. Začněte svůj e-mail stručným předmětem a použijte profesionální pozdrav.

Nezapomeňte, aby byl e-mail krátký, vyjádřete svou soustrast a projevte svou podporu. Před stisknutím tlačítka „odeslat“ si také nezapomeňte svůj e-mail znovu přečíst, abyste se ujistili, že náhodou neřeknete něco, co situaci zhoršuje.