7 základních funkcí aplikace Excel pro vlastníky malých podniků

Excel je účinný nástroj pro správu vašich financí jako vlastníka malé firmy. Jeho arzenál nástrojů pro manipulaci s daty vám může ušetřit čas a úsilí při sledování vašich výdajů, výnosů a dalších finančních údajů.

Funkce jsou páteří Excelu a zdrojem jeho superschopností. Pokud s Excelem začínáte, zde je několik základních funkcí, které byste se měli naučit efektivně spravovat své finance.

1. SOUČET

SUM je možná nejčastěji používaná funkce v Excelu a ještě užitečnější ve financích. Umožňuje sečíst řadu buněk a získat součet.

=SUM(values)

Hodnoty můžete vložit přímo do funkce SUM nebo je můžete označit jako buňky a rozsahy.

Například můžete použít funkci SUM k sečtení celkových prodejů každé položky v určitém období.

=SUM(D2:D8)

V tomto příkladu D2:D8 je rozsah buněk obsahující hodnotu prodeje, kterou chcete přidat. Funkce SUM vezme všechny hodnoty v tomto rozsahu a vypočítá celkový prodej všech položek.

2. PRŮMĚRNÝ

Funkce AVERAGE je další užitečnou funkcí při práci s čísly. AVERAGE vypočítá průměrnou hodnotu rozsahu buněk.

=AVERAGE(range)

Například můžete použít funkci PRŮMĚR k výpočtu průměrné ceny pro různé položky.

=AVERAGE(B2:B8)

V tomto vzorci B2:B8 je rozsah buněk obsahujících ceny položek, pro které chcete vypočítat průměr. Funkce PRŮMĚR vypočítá průměrnou hodnotu všech čísel v daném rozsahu a vydá průměrnou cenu položky.

3. POČET

Funkce COUNT počítá počet buněk, které obsahují číselnou hodnotu.

=COUNT(range)

Tuto funkci můžete použít k získání počtu položek, které byly prodány. Pokud je počet prodejů položky prázdný nebo není číselný, COUNT jej nezapočítá.

=COUNT(C2:C8)

V tomto příkladu COUNT prohlédne prodeje v C2:C8 a vrátí počet položek s prodejem. Produkt A a produkt D nemají žádné prodeje, takže je COUNT vynechá.

Nula je také číslo a COUNT ji zahrne do svého výstupu. Výsledkem je, že toto nastavení funguje pouze v případě, že pro položky bez prodeje nezadáte nulu a necháte je prázdné. Můžeš k zadání vlastních podmínek použijte COUNTIF a COUNTIFS pro buňky, které chcete spočítat.

4. COUNTIF

COUNTIF je pokročilejší verze COUNT. Kde COUNT počítá pouze buňky s číselnými hodnotami, COUNTIF počítá buňky, které splňují určitou podmínku.

=COUNTIF(range, criteria)

V této syntaxi rozsah je rozsah, ve kterém má COUNTIF hledat hodnoty, které splňují kritéria.

Pomocí COUNTIF můžete spočítat počet položek, které se prodaly nad určitou částku.

=COUNTIF(D2:D8, ">=600")

V tomto příkladu COUNTIF prohlíží prodeje v D2:D8 a vrátí počet prodaných položek rovný nebo vyšší než 600 $.

5. LI

Funkce IF testuje podmínku a vrací hodnotu na základě výsledku testu. Můžete nastavit vlastní výstupy pro oba výsledky testu.

=IF(logical_expression, output_if_true, output_if_false)

V syntaxi logický_výraz je stav, který chcete testovat. IF se vrátí output_if_true nebo output_if_false, v závislosti na výsledcích testu. Můžeš vnořte do sebe více funkcí IF specifikovat různé podmínky.

Můžete například použít funkci IF ke kontrole, zda konkrétní položka dosáhla svého cíle prodeje, a na základě výsledku vrátit zprávu.

=IF(D2>=E2, "Target Met", "Target Failed")

V tomto vzorci D2 je buňka s celkovým prodejem položky a E2 je buňka s prodejním cílem této položky. Pokud je hodnota v D2 větší nebo rovna E2, vrátí se funkce KDYŽ Cíl splněn. Pokud je hodnota v D2 menší než E2, vrátí se funkce KDYŽ Cíl se nezdařil.

Můžete přetáhnout úchyt automatického vyplňování přes zbytek buněk, abyste je naplnili. Pro další zdůraznění můžete použít podmíněné formátování v Excelu k zobrazení výsledků KDYŽ v odlišných stylech.

6. SVYHLEDAT

The funkce VLOOKUP dokáže najít hodnotu v tabulce a vrátit odpovídající hodnotu ve stejném řádku.

=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

V syntaxi vyhledávací_hodnota je to, co chcete vyhledat, table_array je místo, kam se chcete podívat, a col_index_num je číslo sloupce pole table_array, které obsahuje vrácenou hodnotu. range_lookup je volitelný argument, který vám umožňuje rozhodnout, zda hledat přibližné výsledky. Zadávání SKUTEČNÝ umožňuje přibližné shody a zadávání NEPRAVDIVÉ umožňuje pouze přesné shody.

Pokud máte například tabulku obsahující názvy a ceny produktů a chcete cenu konkrétního produktu zobrazit jinde, můžete použít funkci SVYHLEDAT.

=VLOOKUP(A2, L2:N8, 2, FALSE)

V tomto příkladu Produkt A v buňce A2 je hodnota, kterou chcete najít v referenční tabulce, L2:N8 je rozsah buněk, který obsahuje tabulku, 2 je číslo sloupce, který obsahuje ceny produktů a NEPRAVDIVÉ říká VLOOKUP, aby vrátil přesnou shodu.

7. CONCATENATE

Funkce CONCATENATE spojí více hodnot nebo buněk dohromady a zobrazí je v jediné buňce.

=CONCATENATE(value1, [value2], ...)

Syntaxe pro CONCATENATE je přímočará. Zavoláte funkci a zadáte hodnoty, které chcete spojit, oddělené čárkou.

Pomocí této funkce můžete kombinovat a sumarizovat data z více buněk. Řekněme například, že máte tabulku s finančními údaji vaší firmy. Můžete vytvořit souhrn pro každou položku, včetně její značky, cílového prodeje a skutečného prodeje.

=CONCATENATE(A2," from ",F2," category has sold ",C2," units for a total of $",D2,". ")

Neznepokojujte se délkou tohoto vzorce. Všechny argumenty jsou stejného typu a představují části celé věty. V tomto vzorci CONCATENATE převezme název položky A2, kategorie od F2, počet prodaných kusů od C2a celkový prodej od D2. Textové řetězce spojují hodnoty dohromady a tvoří větu.

Při práci s dlouhými vzorci, jako je tento, je důležité věnovat pozornost čárkám a uvozovkám. Umístěte textové řetězce do uvozovek a znovu zkontrolujte, zda jste všechny uvozovky uzavřeli a mezi argumenty vložili čárku. Do textového řetězce před nebo za hodnotu můžete přidat mezery nebo symboly, jako je znak dolaru.

Rozvíjejte své podnikání s Excelem

Správa a manipulace s finančními daty je nezbytná pro každé podnikání; ten tvůj není výjimkou. Excel je pro tento účel výkonný. Se správnou znalostí funkcí a možností Excelu můžete z Excelu udělat zastrašujícího protivníka v přátelského obchodního společníka.

Zvládnutím základních funkcí Excelu, které jsou zde popsány, budete na cestě k efektivní správě financí malých podniků. Důsledné procvičování Excelu vám může pomoci stát se odborníkem v používání tohoto programu a rozšiřovat vaše podnikání za jeho současné limity.