10 chytrých tipů a funkcí pro efektivní přiblížení hovorů

Klíčové věci

• Naplánujte si opakující se schůzky pomocí jediného odkazu, abyste ušetřili čas a umožnili účastníkům plánovat předem.
• Zahajte schůzky s účastníky ztlumenými, abyste odstranili rušivé vlivy a umožnili efektivní komunikaci.
• Zakažte automatické aktualizace softwaru, abyste se vyhnuli zpožděním během hovorů a zajistili si aktuální prostředí aplikace.

Vzhledem k tomu, že virtuální pracoviště se stále více stává normou, stále více lidí se při online hovorech spoléhá na Zoom. Zoom hovory se staly de facto standardem pro vzdálené schůzky a spolupráci.

Od svého založení Zoom neustále zavádí nové funkce, které mohou uživatelé jako my využít k zefektivnění našich schůzek. Navzdory nárůstu její popularity však jen málo z nás ví, jak aplikaci co nejlépe využít.

V tomto článku se podíváme na několik tipů a triků, jak zefektivnit volání pomocí Zoomu.

Pokud máte nějaké schůzky, které se konají v pravidelných časových intervalech (denně, týdně, měsíčně atd.), je ideální cestou nastavení opakujících se schůzek. U opakujících se schůzek Zoomu můžete pro každý výskyt použít stejné ID schůzky a nastavení.

Plánování opakujících se schůzek vám může pomoci zarezervovat si několik schůzek předem, čímž se zkrátí čas strávený nastavováním nových pokaždé. To také umožňuje účastníkům plánovat své události s dostatečným předstihem, protože mohou vidět všechny své nadcházející schůzky, když se dostanou připojit jejich kalendář k Zoomu.

Kliknutím můžete naplánovat opakující se schůzky Naplánujte událost na klientovi Zoom.

2. Startovní schůzky s účastníky v režimu Mute

Rušivé hovory a zvuky v pozadí mohou snadno narušit váš jinak produktivní hovor. Jako hostitel schůzky se můžete rozhodnout, že každý, kdo se k hovoru připojí, bude ztlumen. To zajišťuje tichý prostor, kde se účastníci mohou rozhodnout, že si zvuk zapnou, pouze když chtějí mluvit.

Můžete buď požádat všechny účastníky, aby si v případě potřeby zapnuli zvuk, nebo nastavit proces předběžného schválení pro zrušení ignorování jednotlivých účastníků.

Můžete to povolit tak, že přejdete na Nastavení > Zobrazit další nastavení > Naplánujte schůzku, poté povolte Ztlumit všechny účastníky, když se připojí ke schůzce.

3. Zakázat automatické aktualizace softwaru

Zoom často upgraduje svůj software, aby opravoval chyby a přidával nové funkce, což je skvělé! Ale čekání na spuštění aktualizací, když musíte skočit do hovoru, může být extrémně otravné. Chcete-li se tomuto problému vyhnout, můžete automatické aktualizace jednoduše zakázat.

Jakmile schůzka skončí, můžete zkontrolovat a nainstalovat všechny dostupné aktualizace. To snižuje zpoždění hovorů a zároveň zajišťuje, že získáte nejaktuálnější prostředí aplikace.

Chcete-li zakázat automatické aktualizace softwaru, přejděte na Nastavení > Všeobecné a zrušte zaškrtnutí políčka pro Automaticky aktualizujte desktopového klienta Zoom.

4. Ovládejte svůj prostor pomocí čekáren

Pomocí funkce Čekárna Zoom může hostitel určit, kdy se host připojí k hovoru. Máte možnost přijímat účastníky jednoho po druhém nebo všechny najednou z čekárny.

Pokud jste pro schůzku nastavili čekárnu, účastníkům se po připojení k hovoru zobrazí výchozí obrazovka. Zoom také umožňuje přizpůsobit tuto obrazovku. Můžete přidat logo své společnosti, nějaký text a úvodní video, které si účastníci mohou před připojením prohlédnout.

Chcete-li povolit čekárny, přejděte na Nastavení > Zobrazit další nastavení > Bezpečnostnía aktivujte přepínací tlačítko pro Čekárna.

5. Využijte potenciál odpočinkových místností

Funkce oddělených místností Zoom je vysoce doporučena pro schůzky, které mohou vyžadovat účast a spolupráci několika menších skupin.

To může být ideální pro brainstormingy nebo skupinové projekty. Schůzku Zoom lze rozdělit až do 50 dílčích místností. Hostitel se může rozhodnout automaticky nebo ručně přiřadit účastníky do dílčích místností.

Chcete-li povolit dílčí místnosti, přejděte na Nastavení > Zobrazit další nastavení > Na schůzce (pokročilí)a aktivujte přepínací tlačítko pro Oddělovací místnost - Pokoje.

6. Odstraňte hluk na pozadí

Online schůzky jsou velmi náchylné na rušení hlukem na pozadí. Hluk z venkovního provozu, pláč dětí v jiné místnosti nebo upozornění z domácích spotřebičů mohou snadno snížit efektivitu vašeho hovoru.

Pomoci může použití funkce potlačení šumu v Zoom zlepšit kvalitu zvuku Zoom snížením hluku na pozadí. Funkce potlačení šumu Zoom nabízí různé úrovně potlačení hluku, které si můžete vybrat podle svého použití.

Chcete-li použít vestavěné potlačení šumu Zoom, přejděte na Nastavení > Zvuk > Potlačení hluku na pozadía vyberte optimální přepínač pro vaše nastavení (Automaticky, Nízká, Střední, Vysoká).

7. Získejte titulky na dosah ruky

Přepis schůzek se stává stále důležitějším na pracovištích, která se snaží být přístupná a inkluzivní. Přepisy jsou také vynikající pro vytváření poznámek, zpráv a dalších písemných materiálů po schůzce.

Přepisovací nástroje jako Vydra nebo vestavěná funkce přepisu v Krisp, použijte AI k přepisu v reálném čase, takže schůzky budou snadno sledovat všichni účastníci. Otterův asistent schůzky může také generovat obsah na základě dat schůzky a odpovídat na dotazy v chatu.

Chcete-li povolit dílčí místnosti, přejděte na Nastavení > Zobrazit další nastavení > Na schůzce (pokročilí)a aktivujte přepínací tlačítko pro Automatické titulky.

8. Zlepšete dostupnost pomocí zvýraznění myší

Pokud děláte prezentaci nebo demo a chcete sdílet svou obrazovku, ujistěte se, že je zapnutá možnost reflektoru myši. Publikum se bude moci lépe soustředit na obsah na obrazovce a bude se přitom řídit vašimi pokyny pomocí režimu ostření v Zoom.

Když je funkce reflektoru myši zapnutá, barevný kruh nebo reflektor vizuálně zvýrazní polohu a pohyby vašeho kurzoru. Můžete také použít funkci „Mizející pero“ k označování a vytváření poznámek na tabuli nebo sdílené obrazovce, aniž byste se museli starat o mazání nebo vracení klikyháků.

Při sdílení obrazovky během schůzky je funkce reflektoru dostupná pouze na panelu nástrojů „Anotace“ poté, co začnete svou obrazovku sdílet.

9. Vylepšete zážitek ze setkání s pohlcujícím výhledem

Pomoci může pohlcující pohled udělejte ze Zoomu zábavnější. Tato funkce poskytuje několik virtuálních pozadí, jako je posluchárna, učebna a kavárna, kde mohou být zobrazeni všichni účastníci.

Pokud účastník používá desktopového klienta, mobilní aplikaci nebo Zoom Room, které nepodporují Immersive View, uvidí ostatní účastníky ve výchozím zobrazení galerie nebo reproduktoru.

Funkce Imersive View je dostupná po kliknutí na Pohled v pravém horním rohu obrazovky schůzky.

10. Master Meetings S Klávesovými Zkratkami

Pokud si uděláte čas naučit se a používat různé dostupné klávesové zkratky, můžete ze Zoomu získat mnohem více. Ty vám umožňují rychle dělat věci, jako je ztlumení nebo zapnutí zvuku, přechod na celou obrazovku, sdílení obrazovky a další.

Zde je několik praktických zkratek, které můžete vyzkoušet:

• Alt + V pro spuštění/zastavení videa
• Alt + A pro ztlumení/zapnutí zvuku
• Alt + F pro přechod do/opuštění režimu celé obrazovky
• Alt + Shift + I zkopírujte odkaz s pozvánkou na schůzku

Chcete-li zobrazit všechny klávesové zkratky dostupné v Zoomu, jít do Nastavení > Klávesové zkratky.

Přibližte si cestu online hovory

S tak úžasnými funkcemi je Zoom ideálním nástrojem pro udržování spojení ve vzdáleném pracovním nebo vzdělávacím prostředí. Je to skvělý způsob, jak zůstat v kontaktu s lidmi v tomto věku práce na dálku a sociální izolace, ať už máte schůzku se spolupracovníky, mluvíte s příbuznými nebo pořádáte virtuální narozeniny oslava.

Prozkoumejte výše uvedené tipy a funkce pro efektivnější hovory se zoomem, které zapůsobí na vaše kolegy i přátele.