Jak odstranit nepořádek v papíru a uspořádat si život digitálně

Zbavit se nepořádku papíru může být nepříjemné, zvláště když jsou všude hromady. Bez ohledu na to, jak jste opatrní, papír se hromadí a organizování velkého množství papíru může být ohromující.

Přijetím ekologického přístupu k organizaci papíru a používání digitálního systému však zůstane váš prostor bez nepořádku a pohodlí. Zde je několik kroků, které vám pomohou odstranit nepořádek v papírech a digitálně si uspořádat život.

1. Zhodnoťte svou aktuální situaci

Uklidnění a uspořádání vašeho prostoru může být zdrcující a stresující proces. Zpočátku si možná nejste jisti, jak a kde začít s úklidem. Ale věnovat několik minut posouzení vaší aktuální situace s nepořádkem v papírech, než se ponoříte do kompletní digitální úpravy, velmi pomáhá.

Můžete začít tím, že kategorizujete své papíry podle toho, jak jsou důležité. Poté určete, kde máte nejvíce papírů, jako jsou kancelářské zásuvky, stůl nebo police na knihy. Určete také, jaká úložná zařízení a zdroje budete potřebovat pro digitální organizaci, jako je např

bezplatné řešení cloudového úložiště, skener obrázků a mobilní aplikace.

Posouzení vašeho prostoru usnadňuje odstraňování nepořádku a umožňuje vám naplánovat efektivní strategii digitalizace. Můžete si dokonce vizualizovat svůj digitální systém a svůj nový pracovní prostor, abyste byli motivováni pro úkoly, které před vámi stojí.

2. Digitalizovat existující papírování

Můžete hledat konkrétní dokument, ale nemůžete ho najít, protože váš pracovní stůl je pokrytý hromadami papírů, starých účtů, účtenek a vytištěných e-mailů. Digitalizace vašich papírů znamená, že již nemusíte uchovávat nebo skladovat hromady dokumentů a faktur. Nebudete muset prohledávat kartotéky a zásuvky, abyste našli konkrétní soubory.

Digitalizujte své papíry tím, že je naskenujete a uložíte, což vám umožní získat informace, kdykoli budete potřebovat. Můžete použít obrázkový skener popř aplikace skeneru na vašem iPhone a smartphonu Android k zachycení vašich dokumentů. Poté můžete skeny uložit jako JPG nebo PDF. To vám umožní snadno sdílet vaše soubory s ostatními, což eliminuje potřebu sestavování a odesílání dokumentů kurýrem.

3. Povolit online fakturaci a výpisy

Představte si, že dostáváte všechny své účty, účtenky a finanční výkazy e-mailem. Nebudete se muset prohrabávat hromadami účtenek a faktur a hledat konkrétní složenku a váš prostor bude bez papíru.

S online fakturací a výpisy výrazně snížíte množství papírového nepořádku kolem vás. To vám umožňuje chránit životní prostředí snížením dopadu výroby papíru na životní prostředí.

Všechny své faktury a účtenky můžete dostávat online, takže jsou snadno dostupné prostřednictvím vašeho mobilního zařízení nebo notebooku. Online fakturace vám také pomáhá sledovat vaši platební historii a zaznamenávat transakce a výdaje.

Kromě toho, četné aplikace pro správu účtenek a bezplatné fakturační aplikace nabízejí funkce, jako je sledování výdajů a připomenutí plateb, které vám umožní zůstat v obraze a vyhnout se zmeškaným platbám.

4. Automatizujte podepisování digitálních dokumentů

Svět se stal natolik digitálním, že můžete snadno manévrovat s podepisováním dokumentů perem na papír. S online aplikace pro podepisování dokumentůmůžete ušetřit čas a odstranit změť papíru, která vzniká tiskem a podepisováním fyzických kopií dokumentů.

Některé platformy pro digitální podepisování dokumentů také nabízejí šifrování dat jako bezpečnostní opatření, což snižuje riziko manipulace s dokumenty.

Přijetí praxe podepisování digitálních dokumentů vám pomůže vypěstovat si bezpapírové myšlení, ve kterém se stanete citlivější k přijetí jiných postupů odbourávání papírů a digitálního uspořádání vašeho životního stylu.

5. Ukládejte dokumenty v cloudu

Cloudové úložiště se stalo jedním z celosvětově nejinovativnějších způsobů ukládání a uchovávání citlivých dat. Je to skvělý způsob, jak udržet váš vesmírný papír bez nepořádku a pořádek. Již nebudete muset skladovat nebo uchovávat mnoho fyzických kopií papírů, čímž odpadá nutnost uchovávat dokumenty ve skříních, pořadačích a policích.

Ukládání souborů do cloudu vám také pomůže lépe spravovat a organizovat vaše dokumenty. Četné platformy cloudového úložiště poskytují nástroje pro snadnou organizaci a zajišťují snadné načítání souborů. Technologie cloudového úložiště také nabízí špičkové bezpečnostní služby, které chrání váš dokument a umožňují vám bezpečně sdílet soubory s ostatními.

Pokud nejsou fyzické dokumenty správně uloženy, jsou náchylnější k poškození, ztrátě a krádeži. Ukládání souborů do cloudu však zajišťuje dlouhodobé uchování a chrání vaše dokumenty před poškozením a nesprávným umístěním.

Cloudové úložiště navíc nabízí dostatek prostoru pro uložení tolika dokumentů, kolik chcete, a jejich přenos k ostatním prostřednictvím vašeho mobilního zařízení nebo notebooku.

6. Nastavte Printer Defaults na Double-Sided

Oboustranný tisk zahrnuje přizpůsobení tiskárny tak, aby automaticky tiskla na obě strany papíru. To pomáhá snížit množství nepořádku papíru ve vašem prostoru.

Tisknout méně papíru znamená snížit počet dokumentů, které fyzicky ukládáte ve skříních a policích. Také vás vybízí, abyste minimalizovali spotřebu papíru a usilovali o nepořádek, organizované prostředí a životní styl.

Oboustranný tisk vám nejen pomůže snížit objem nepořádku papíru na polovinu; umožňuje také ušetřit náklady na papír a podporuje ochranu životního prostředí snížením počtu stromů používaných k výrobě papíru.

7. Odstraňte stolní papír/dopisní zásobníky

Stolní zásobníky papíru se často stávají vhodným místem pro stohování příchozích papírů, což způsobuje nepořádek papíru. Můžete začít organizovat svůj život digitálně odstraněním zásobníků papíru. Ano, ponechat zásobníky papíru může být lákavé, zvláště když chcete snadný přístup ke svým souborům.

Pokud však chcete mít nepřehledný a organizovaný pracovní prostor, měli byste se rozhodnout pro digitální přístup k organizaci papíru. Se zásobníky papíru mimo cestu můžete zpracovávat a spravovat příchozí dokumenty rychleji a udržovat pořádek na stole.

Při digitálním ukládání a správě dokumentů navíc strávíte méně času organizováním a čištěním zásobníků na papír. Odstranění zásobníků papíru vám také pomůže vytvořit si nepřehledné myšlení a ovlivní vás, abyste si osvojili organizovanější životní styl.

Přechod do prostoru bez papíru

Je normální, že se papír během práce hromadí. Přijetí digitálního přístupu k organizaci dokumentů a udržování prostoru bez papíru je však efektivnější a udržitelnější způsob, jak řídit své podnikání a život.

Zjistíte, že digitalizace papíru vám pomůže efektivně organizovat váš osobní a pracovní život. Také upřednostňuje důležité dokumenty, takže jsou snadno dostupné a lépe uložené.