Chcete se svými projekty udělat více? Naučte se používat Airtable pro efektivní řízení projektů.
Máte správný nástroj pro řízení projektů? Správa velkých projektů vyžaduje velké úsilí, aby byly informace vždy aktuální a všichni byli na stejné vlně. Pokud chcete efektivně řídit a dohlížet na svůj projekt, Airtable je skvělá platforma, kterou je třeba zvážit.
Airtable je extrémně funkčně bohatá a uživatelsky přívětivá platforma, která kombinuje složitost nástrojů pro řízení projektů s jednoduchostí tabulek. Zde je návod, jak můžete začít používat Airtable pro efektivní řízení projektů.
Krok 1: Nastavení základny
V Airtable můžete mít oddělené pracovní prostory pro různé projekty a více databází v každém pracovním prostoru. Databáze v Airtable se nazývají Bases. Báze v rámci pracovního prostoru mohou být také vzájemně propojeny, aby se zjednodušila vaše data v každé základně.
Zde je návod, jak nastavit základnu Airtable:
- Jednou ty přihlaste se ke svému Airtable účtu, můžete buď začít ve svém výchozím pracovním prostoru, nebo vytvořit nový pracovní prostor, který lze sdílet se svými spolupracovníky. Chcete-li vytvořit nový pracovní prostor, stačí kliknout na Vytvořte pracovní prostor a pojmenujte svůj pracovní prostor.
- Přejděte do požadovaného pracovního prostoru a klikněte Vytvořte základnu k nastavení vaší nové databáze.
- Klikněte na název základny (která je ve výchozím nastavení "Báze bez názvu") a přejmenujte ji. Zde si také můžete upravit vzhled stránky.
- Nyní můžete buď importovat existující data do tabulky, použít šablonu Airtable nebo vytvořit tabulku od začátku.
- Ve výchozím nastavení Airtable již přidává několik polí, abyste mohli začít. Chcete-li tato pole upravit, stačí dvakrát kliknout na název pole. To vám umožní změnit název pole a typ pole.
- Chcete-li přidat další pole, klikněte na + v záhlaví tabulky. Vyberte požadovaný typ pole, zadejte název pole, nastavte konfiguraci a klikněte na Vytvořit pole.
- Jakmile přidáte všechna potřebná pole, vaše databáze je připravena! Sloupce můžete také přetahovat podle toho, jak je chcete uspořádat.
Pokud Airtable používáte poprvé, tento nástroj vám poskytne vynikající návod, který vám pomůže nastavit vaši první základnu.
Krok 2: Vytvoření a přizpůsobení pohledů
Airtable skutečně způsobil revoluci ve snadném prohlížení dat. Konfigurace zobrazení, jako je mřížka, kalendář, galerie, formulář, kanban atd., nabízejí jedinečné prostředky pro interakci s daty. Airtable umožňuje vytvořit až 1000 zobrazení na tabulku.
Zde je návod, jak nastavit zobrazení Airtable:
- Ve výchozím nastavení Airtable vytvoří pro váš stůl zobrazení mřížky. Můžete také vytvořit další pohledy mřížky nebo jiné pohledy s různými konfiguracemi.
- Pod Vytvořit... klikněte na požadovaný typ pohledu a vytvořte nový pohled.
- V nově vytvořeném zobrazení můžete upravit pole, která chcete zobrazit, filtrovat záznamy na základě určitých kritérií a také záznamy třídit podle svých potřeb.
Krok 3: Přidání a správa spolupracovníků
Na Airtable můžete přidat členy týmu/spolupracovníky do celého svého pracovního prostoru i do jednotlivých základen. To pomáhá zajistit, aby všichni pracující na projektu byli na stejné stránce a měli jasný přehled o sdílených informacích, úkolech, časových osách atd.
Zde je návod, jak přidat spolupracovníky do vašeho pracovního prostoru Airtable:
- Přejděte na svou domovskou stránku Airtable a vyberte pracovní prostor.
- Klikněte na Podíl a přidejte své spolupracovníky prostřednictvím e-mailu.
- Vaši spolupracovníci dostanou e-mailovou pozvánku, aby se připojili k vašemu pracovnímu prostoru. Jakmile přijmou pozvání, budou mít přístup ke všem základnám v rámci sdíleného pracovního prostoru.
Zde je návod, jak přidat spolupracovníky do základny Airtable:
- Jděte na základnu Airtable.
- Klikněte na Podíl a přidejte své spolupracovníky prostřednictvím e-mailu.
- Vaši spolupracovníci dostanou e-mailovou pozvánku, aby se připojili k vaší základně. Jakmile přijmou pozvání, budou mít přístup pouze k datům ve sdílené základně.
Jakmile se vaši spolupracovníci připojí, můžete kliknout na Podíl znovu zobrazit seznam spolupracovníků a upravit přístupová oprávnění.
V rámci báze můžete použít typ pole „Uživatel“ pro přidání spolupracovníků do jednotlivých záznamů. To má také funkci oznámení, která upozorní spolupracovníka e-mailem, kdykoli je přiřazen k záznamu.
Další užitečné funkce Airtable
Výše uvedené kroky by měly stačit, abyste mohli začít s řízením projektů a spoluprací pomocí Airtable. Pokud byste chtěli vylepšit svou hru Airtable, můžete se také podívat na následující funkce, které jistě vylepší vaši zkušenost s řízením projektů:
1. Rozhraní
S Airtable's Interface Designer můžete vytvořit prostředí šité na míru pro vás a členy vašeho týmu. Nástroj umožňuje flexibilitu vizualizace a úpravy záznamů přizpůsobenými způsoby, aniž by byla ohrožena integrita základních pohledů.
Můžete jej použít k vytvoření unikátní projektové dashboardy které vám ukážou přesně to, co chcete vidět, způsobem, jakým to chcete vidět.
2. Automatizace
Airtable Automations pomáhá s automatizací opakujících se úkolů, jako je odesílání e-mailů, aktualizace záznamů atd. Pomocí této funkce můžete také integrovat svou základnu s externími aplikacemi, jako je Outlook a Tabulky Google, a provádět určité úkoly automaticky.
Airtable má také funkci vytváření propojených základen, tj. základen, které spolupracují propojením podobných polí napříč tabulkami. To pomáhá zajistit, že vaše data jsou vždy aktualizována napříč tabulkami, čímž se zvyšuje přehlednost a transparentnost.
4. Sdílení pouze pro čtení
Možnost sdílení pouze pro čtení Airtable umožňuje sdílet data z vybraných pohledů s externími uživateli. Tito uživatelé nemusí být přidáni jako spolupracovníci do vaší základny a budou moci vidět záznamy pouze na základě způsobu, jakým jste nakonfigurovali sdílené zobrazení.
5. Funkce vzorce
Podobně jako tabulkový software jako Microsoft Excel a Google Sheets má Airtable také schopnost generovat vypočítaná data. Můžete vytvořit pole typu "Formule" a nastavte požadovaný vzorec a pravidla formátování pro provádění čehokoli od jednoduché aritmetiky po komplexní analýzu dat.
Zvyšte úroveň svého projektového řízení s Airtable
V rychle se rozvíjejících prostředích je zásadní mít v každém okamžiku jasno o svém projektu. To je důvod, proč potřebujete správný nástroj ke zjednodušení věcí pro všechny zúčastněné a Airtable se rozhodně hodí.
Uživatelsky přívětivé barevné rozhraní Airtable usnadňuje nastavení databáze projektů během několika minut. Platformy jako Airtable jsou nutností pro produktivní, spolupracující a efektivní pracovní prostor.