Jak spolupracovat v reálném čase na dokumentu aplikace Word

Práce s ostatními lidmi na dokumentu aplikace Word může být skutečnou výzvou. Dokonce i zkušení uživatelé Microsoft 365 mohou považovat za obtížné upravovat a kontrolovat sdílené dokumenty.

Můžete však snadno spolupracovat v reálném čase na dokumentu aplikace Word a zároveň sledovat všechny změny a schvalovat je nebo zamítat. Podíváme se na potřebné nástroje a na to, jak je můžete využít pro co nejefektivnější spolupráci.

Co potřebujete ke spolupráci na dokumentu aplikace Word?

Pokud chcete na dokumentu aplikace Word spolupracovat v reálném čase, musíte si jej uložit na svůj účet OneDrive. Chcete-li tak učinit, otevřete dokument a přejděte na Soubor > Uložit jako, a uložte jej na OneDrive.

Dále doporučujeme používat novější verzi Microsoft 365 a mít aktivní předplatné. Podle Microsoft, stále můžete upravovat dokument současně s dalšími lidmi, ale nebudete mít funkci spolupráce v reálném čase.

Chcete-li vidět změny ostatních uživatelů, musíte dokument pravidelně obnovovat. Pokud vaše předplatné vypršelo, existuje několik způsobů, jak to udělat získat slevu na nové předplatné Microsoft 365.

Jak sdílet dokument aplikace Word

Nyní, když víte, co potřebujete pro práci s ostatními lidmi na stejném dokumentu aplikace Word, pojďme se podívat, jak jej můžete sdílet. První možností je sdílet jej z aplikace Word. Otevři Soubor menu a vyberte Podíl.

Všimnete si, že existují dvě různé možnosti:

• Sdílejte e-mailem. Musíte zadat e-mailové adresy lidí, se kterými chcete dokument sdílet.
• Sdílejte s odkazem. Tímto způsobem se k dokumentu dostane každý, kdo má odkaz. Pokud musíte dokument sdílet s mnoha lidmi, může být tato možnost efektivnější. Pokud však pracujete na něčem důvěrném, může být lepší přidat každého přispěvatele ručně.

Bez ohledu na to, jakou metodu používáte, udělejte si čas a nastavte správná oprávnění. Klikněte na Upravit ikonu a zvolte, zda lidé, se kterými dokument sdílíte, jej mohou pouze prohlížet nebo upravovat.

Poté klikněte na Nastavení sdílení volba. Zde můžete nastavit datum vypršení platnosti dokumentu a dokonce nastavit heslo, aby byly informace v bezpečí. Až budete s nastavením sdílení spokojeni, klikněte Aplikovat.

Případně můžete dokument Word sdílet prostřednictvím OneDrive tak, že na soubor kliknete pravým tlačítkem a vyberete OneDrive > Sdílet. Poté budete muset nastavit nastavení sdílení, jak je uvedeno výše.

Jak sledovat a kontrolovat změny v aplikaci Microsoft Word

V závislosti na nastaveném oprávnění mohou lidé, se kterými jste dokument sdíleli, dokument upravovat. Chcete-li sledovat změny provedené všemi, měli byste zapnout Sledovat změny Vlastnosti.

Chcete-li tak učinit, otevřete Posouzení kartu a přejděte na Sledování Jídelní lístek. Tam otevřete Sledujte změny menu a vyberte Pro každého. Když je tato funkce povolena, Word podtrhne přidaný text, zatímco odstraněný text bude označen přeškrtnutím.

Nyní, pokud chcete zabránit někomu jinému v náhodném vypnutí této funkce, klikněte na Sledování zámku možnost a nastavte heslo. Tímto způsobem se můžete ujistit, že vám neuniknou žádné změny provedené v dokumentu.

Vyberte Jak se mění zobrazení aplikace Microsoft Word

Pro větší efektivitu Word umožňuje vybrat, jak má zobrazit změny provedené v dokumentu. V Posouzení otevřete rozevírací nabídku vedle Zobrazit pro kontrolu ikona. Zde vyberte jednu z následujících možností:

• Originál. Zobrazí původní dokument. Neodstraní však žádné komentáře nebo změny provedené ostatními.
• Žádné označení. Odstraní označení a zobrazí dokument se změnami, které jste již schválili.
• Všechny značky. Zobrazuje jakékoli změny pomocí jiné barvy pro každého spolupracovníka.
• Jednoduché značení. Označuje změny červenou čárou.

Jak přijmout nebo odmítnout změny v aplikaci Microsoft Word

Chcete-li změny přijmout nebo odmítnout, klikněte pravým tlačítkem na sledovanou změnu a vyberte jednu z nich Přijměte vložení nebo Odmítnout vloženív závislosti na tom, zda někdo přidal nebo odstranil text. Pokud někdo jiný odstranil část dokumentu, uvidíte Přijmout smazání a Odmítnout smazání možnosti.

I když je tento proces jednoduchý, můžete přehlédnout některé změny, pokud na stejném dokumentu pracuje mnoho přispěvatelů. Pokud se chcete ujistit, že vám nic nechybí, použijte Změny místo ručního procházení dokumentu. Tam použijte Předchozí a další tlačítka pro procházení změnami.

Existuje více způsobů, jak spravovat sledované změny. Můžete například kliknout Přijmout > Přijmout a přejít na další. Pokud jste již o úpravách diskutovali se svými spolupracovníky, můžete použít Přijměte všechny změny volba.

Podobně můžete změny odmítnout kliknutím na Odmítnout tlačítko nebo Odmítnout > Odmítnout a přejít na další. Chcete-li odstranit všechny změny, přejděte na kartu Kontrola a klikněte na šipku níže Odmítnouta vyberte Odmítnout všechny změny. To může být opravdu užitečné, pokud někdo importoval velký objem dat do aplikace Word bez předchozí konzultace s vámi.

Ke sledování změn v aplikaci Microsoft Word použijte podokno kontroly

Dalším účinným způsobem, jak sledovat všechny změny, je použití podokna kontroly. Tento nástroj vám ukáže počet viditelných sledovaných změn a komentářů ve vašem dokumentu.

Chcete-li se k němu dostat, přejděte na Recenze > Sledování a klikněte na Podokno recenzí. Poté vyberte jednu z Kontrola vertikálního podokna nebo Kontrola horizontálního panelu možnosti.

Jak sledovat změny provedené konkrétními lidmi v aplikaci Microsoft Word

Mohlo by být efektivnější seřadit změny podle autora. Chcete-li tak učinit v aplikaci Microsoft Word, přejděte na Recenze > Sledování a rozšířit Zobrazit značky Jídelní lístek. Tam vyberte Určití lidé a zrušte zaškrtnutí všech políček kromě těch, která odpovídají autorům, jejichž změny chcete zkontrolovat.

Jak ukončit sdílení dokumentu nebo změnit oprávnění v aplikaci Microsoft Word

Pokud chcete přestat sdílet dokument s konkrétními přispěvateli, otevřete dokument a přejděte na stránku Podíl Jídelní lístek. Tam vyberte Spravovat přístup.

Chcete-li odebrat přístup některému z přispěvatelů, vyberte jeho uživatelské jméno. Poté klikněte Přímý přístup a otevřete rozevírací nabídku. Vybrat Odebrat přístup a potvrďte akci. Případně použijte stejnou nabídku ke změně způsobu, jakým mohou uživatelé přistupovat ke sdílenému dokumentu.

Snadná spolupráce v aplikaci Microsoft Word

Používání nástrojů pro spolupráci aplikace Microsoft Word vám může ušetřit spoustu času, protože nemusíte členům týmu posílat e-maily o jakýchkoli změnách provedených v dokumentu. Kromě schopnosti spolupracovat má Microsoft Word spoustu funkcí a nástrojů, takže k dokončení svých projektů nepotřebujete další textový procesor. Můžete například převádět tabulky na grafy nebo překládat jazyky na cestách.