Základy používání polí v Airtable

Mezi mnoha nástroji pro produktivitu, které existují, Airtable neustále získává na popularitě, a to z dobrého důvodu.

Jedinečná kombinace funkcí tabulkového procesoru, hustoty informací databáze a dalších funkcí Airtable díky rozmanitosti jeho rozmanitých pohledů je pro mnohé atraktivní jako nedílná součást jejich produktivity arzenál.

Takže, kde začít, když jste právě založili svou první základnu? Udělejte si čas na prozkoumání různých možností a zjistěte, jak mohou nejlépe vyhovět vašim potřebám.

Co jsou pole v Airtable?

Ať už chcete použijte Airtable ke správě projektů, organizovat data nebo sledovat úkoly, budete se muset seznámit s poli Airtable, abyste z Airtable vytěžili maximum.

Pole jsou základním kamenem správy dat v Airtable a slouží jako kontejnery pro informace, vzorce a formátování. Každé pole zabírá svůj vlastní sloupec ve výchozím zobrazení mřížky vaší nové základny. Pole platí stejným způsobem pro každý záznam v tabulce. Nemůžete určit různé styly formátování pro jednotlivé buňky, což se může zdát omezující pouze uživatelům s tabulkovým procesorem.

V libovolné základně však můžete mít více zobrazení mřížky a tabulek, v případě potřeby skrýt pole a dokonce propojit informace mezi tabulkami. Kompromisy se mohou zpočátku zdát omezující, ale to se může změnit, jakmile se seznámíte s Airtable.

Role primárního pole v Airtable

Když začnete svou novou základnu, všimnete si, že některá pole jsou již ve vaší první tabulce. Pole nejvíce vlevo je speciálně zvýrazněno a uzamčeno na levé straně. Toto je primární pole a plní důležitou roli jako jedinečný identifikátor pro váš záznam – téměř jako nadpis, pod kterým jsou všechny vaše ostatní informace.

Primární pole se používá jako název záznamu napříč Airtable pohledy a na mnoha dalších místech, jako je název každé karty v zobrazení Kanban nebo referenční název v propojených záznamech. Primární pole je standardně jednořádkové textové pole. Přesto podle Airtable podpůrná dokumentace, můžete v případě potřeby změnit primární pole na několik dalších typů polí.

Jak přidat nové pole do Airtable

Existují dva způsoby, jak přidat pole do Airtable; první metodou je zobrazení mřížky Airtable. Vedle záhlaví vašich stávajících polí uvidíte záhlaví se znaménkem plus. Kliknutím na toto znaménko plus se otevře nabídka, která zobrazí všechna dostupná pole. Vyberte typ pole, podle dalších pokynů nastavte pole a klikněte Vytvořit pole.

Druhý způsob, jak přidat pole, je v rámci libovolného jednotlivého záznamu ve vaší databázi, přístupný ve většině zobrazení kliknutím na záznam. V dolní části záznamu klikněte Přidejte do této tabulky nové pole.

Zobrazí se vyskakovací okno, které vám umožní přidat do záznamu nové jednořádkové textové pole. Zadejte název pole a v případě potřeby změňte typ pole pomocí rozevíracího seznamu. Podle dalších zobrazených pokynů nastavte pole a klikněte Uložit.

Pamatujte, že přidáním nového pole se přidá ke každému záznamu v tabulce, takže při příštím vstupu do zobrazení mřížky této tabulky pravděpodobně najdete sloupec plný prázdných míst.

1. Pole pro zadávání textu

V Airtable existuje několik textových formátů s odpovídajícími typy polí. Výchozí jednořádkové textové pole je nejzákladnější pole a je vhodné pro stručné deskriptory. Pokud potřebujete napsat více, zvažte pole Dlouhý text, které při přepnutí umožňuje zadat až 100 000 textových znaků, zalomení řádků a formátování RTF.

Pole Datum umožňuje ruční nebo kalendářní zadání data a času. Kromě toho existuje mnoho dalších specializovaných oblastí, jako je telefonní číslo, e-mail, adresa URL, číslo, měna, trvání a procento. Každé pole je navrženo tak, aby ukládalo a formátovalo příslušné datové typy.

2. Pole založená na výběru

Airtable nabízí více polí na základě výběru různých možností. To jsou užitečné způsoby, jak kategorizovat své záznamy, sledovat úkoly nebo sledovat proces.

Pole Checkbox jednoduše přidá do vašich záznamů zaškrtávací políčko, na které lze kliknout. Pole Hodnocení přidává vizuální systém hodnocení od jednoho do deseti bodů, ve výchozím nastavení je nastaveno na pět hvězdiček. Pole Single select a Multiple select umožňují rozbalovací nabídky pro kategorizaci, přičemž druhá možnost umožňuje vícenásobný výběr pro jeden záznam.

3. Vyhledávání a počítání polí

Pole Lookup (Vyhledat) a Count (Počet) představují nejvýraznější funkci Airtable: její výkonnou schopnost propojovat se a interagovat s různými datovými sadami prostřednictvím modelu relační databáze.

Pole Odkaz na záznam propojuje záznamy napříč tabulkami a vytváří bohaté vrstvy souvisejících informací. Na základě toho vám pole Souhrn umožňuje vytvářet výpočty a souhrny založené na polích v propojených záznamech.

Pole Počet umožňuje spočítat počet záznamů připojených k poli Odkaz na záznam. Pole Lookup načítá data z propojených záznamů, což usnadňuje sdílení informací mezi tabulkami bez redundance.

Airtable obsahuje sadu polí, která ukládají metadata o vašich záznamech. Tato pole jsou neocenitelná, když zpracováváte často se měnící velká data.

Pole Čas vytvoření a Čas poslední úpravy sledují, kdy byly záznamy vytvořeny nebo naposledy upraveny. Vytvořil a naposledy upravil identifikovat příslušné uživatele odpovědné za tyto akce. Můžete si vybrat konkrétní podmínky, za kterých se toto pole v případě potřeby aktualizuje.

Pole Automatické číslování přiřazuje záznamům pořadové číslo, které nabízí konzistentní systém číslování v celé tabulce. Zatímco Airtable sám očísluje vaše záznamy na levém okraji zobrazení mřížky, toto číslování počítá pouze počet viditelných záznamů.

5. Ostatní vzdušná pole

Kromě výše uvedených polí nabízí Airtable také některá odlišná pole, která fungují jako vlastní liga. Pole Vzorec přináší do vaší základny jednu z nejužitečnějších funkcí tabulky. Toto pole vám umožňuje provádět výpočty, vytvářet složená data a vytvářet funkce založené na logice.

Pokud jste zvyklí na nástroje jako Microsoft Excel, už víte, jak pole Vzorec funguje, ale možná si budete chtít přečíst jak používat vzorce v Airtable abyste měli jistotu, že z možností tohoto oboru vytěžíte maximum.

Pole Uživatel vám umožňuje přidat do záznamu někoho jiného, ​​kdo používá Airtable, výběrem jeho jména z rozevíracího seznamu nebo pozváním do základny prostřednictvím e-mailu. Některé funkce tohoto pole mohou vyžadovat jeden z placených plánů Airtable.

Pole Čárový kód ukládá čárové kódy a QR kódy naskenované prostřednictvím mobilních aplikací Airtable. A konečně, pole Tlačítko umožňuje přidat do záznamů přizpůsobitelná tlačítka, která mohou zobrazit náhled webových stránek, spouštět skripty, načítat vlastní rozšíření Airtable a další.

Organizujte, komentujte a buďte produktivnější s poli v Airtable

Pole vám pomohou maximálně využít data ve vaší základně Airtable a jsou vstupní branou k uvolnění plného potenciálu Airtable pro váš pracovní postup. Ať už ukládáte informace, získáváte nové poznatky nebo vytváříte pracovní postupy na míru, Airtable je všestranný nástroj, který vám pomůže pracovat chytřeji.

Pokud narazíte na typ pole, který jste dosud nepoužívali, neváhejte experimentovat a zjistěte, zda může pozvednout vaše procesy.