9 neprofesionálních chyb při hostování videohovorů o práci

Mnoho profesionálů virtuální setkání stále podceňuje. Nedělají téměř žádnou nebo žádnou přípravu, protože tyto hovory probíhají přes platformy pro videokonference a navíc mohou vypnout kameru a mikrofon.

Přestože jsou virtuální schůzky pohodlnější než osobní setkání, nejsou méně důležité. Špatná příprava může způsobit zpoždění, bránit spolupráci nebo zmást zprávy. Chcete-li zajistit profesionální a efektivní virtuální schůzky, řiďte se při pořádání pracovních videohovorů a jejich účasti na těchto tipech.

1. Přehlížení bezpečnostních opatření

Zanedbávání opatření na ochranu soukromí před zahájením videohovorů souvisejících s prací je neprofesionální a nebezpečné. Své schůzky vystavíte riziku útoků narušení, kdy třetí strany unesou náhodné videokonferenční hovory, např. bombardování se zoomem. Všimněte si, že vetřelci mají různé motivy. Někteří jsou jen internetoví trollové, kteří chtějí lidi obtěžovat, ale jiní jsou zkušení kyberzločinci provádějící krádeže dat.

Nejlepší přístup je chránit schůzky pomocí:

• Nastavení hesel: Nastavte jedinečné heslo pro každou schůzku – ujistěte se, že je účastníkům posíláte soukromě.
• Povolení čekáren: Před připojením vám umožní prověřit a potvrdit účastníky.
• Omezení účastníků: Je snazší spravovat virtuální schůzky s omezeným počtem účastníků.

Stojí za to přečíst si způsoby, jak to udělat zachovejte své soukromí při používání platforem pro videokonference.

2. Nechte svůj mikrofon zapnutý po celou dobu schůzek

Nenechávejte během videokonferencí zapnutý mikrofon. Zachytí náhodné zvuky od okolních lidí, vašich domácích mazlíčků a běžících spotřebičů, které mohou účastníky rušit. V horších případech může zvuk z vašeho konce přehlušit hlasy ostatních.

Pro zajištění čistoty zvuku a hlasu používejte funkci ztlumení uvážlivě. Zapněte si mikrofon, když mluvíte, ztlumte se, když posloucháte, a pokud potřebujete přerušit reproduktory, klikněte na emotikony na obrazovce.

Je pravda, že zapínání a vypínání mikrofonu může být při dlouhých jednáních otravné. Ale je to jednoduchý, ale účinný způsob, jak během konverzace projevit respekt k příspěvkům ostatních a jejich pozornost.

3. Nastavení špatného pozadí videohovoru

Zaměstnanci by měli pro virtuální schůzky najít úhledné, profesionální zázemí – zlepší to dojem, který zanecháte na ostatní. Uvidí vás jako organizovaného jedince, který je vždy nad věcí. Alternativně si v chaotickém a špinavém prostředí připadáte jako někdo, kdo se sotva účastní online schůzek nebo spolupráce.

To samozřejmě neznamená, že byste si měli ve své domácí kanceláři postavit knihovní regály. Jednoduchá, čistá stěna s minimem překážek vypadá jednoduše a minimalisticky a navíc neobsahuje rušivé prvky.

Pokud ale pracujete s omezeným prostorem, upravte pozadí. Řekněme, že často používáte Zoom. Můžete procházet virtuálními kulisami Zoomu nebo rozmazat své okolí těsně před zahájením hovoru Zoom. Můžete se také chtít učit jak si navrhnout vlastní Zoom pozadí.

4. Používání funkcí soukromého chatu pro osobní konverzace

Vyhněte se používání funkce soukromého chatu v aplikacích pro videokonference pro osobní konverzace, zejména při sdílení záležitostí, které se netýkají práce. Je možné, že vaši nadřízení uvidí tyto zprávy. Zatímco hostitelé nemohou vidět soukromé chaty v reálném čase, některé aplikace je zobrazují v záznamech schůzek po hovoru. Je bezpečné předpokládat, že zaměstnavatelé mají úplnou kontrolu nad účty poskytovanými společností.

Ale i když vaši manažeři nekontrolují soukromé konverzace ručně, pohrdavé komentáře během pracovních hovorů jsou nevhodné. Pokud někdo uvidí vaše zprávy, můžete být penalizováni. Zaměřte se na udržení uctivé a produktivní atmosféry – uložte si žartování pro příslušné kanály.

5. Účast na online schůzkách v nesprávném nastavení

Zatímco vzdálené a hybridní pracovní modely nabízejí flexibilitu, měli byste se stále účastnit virtuálních schůzek ve vhodném nastavení. Přestaňte se účastnit pracovních hovorů při řízení, cestování nebo jídle. Budete pouze rozptylovat ostatní, pokud budete chrlit nahodilé, bezduché odpovědi, když je vaše pozornost rozdělená.

Nejlepším způsobem je komunikovat svou situaci. Buď přeplánujte schůzky podle vaší nejbližší dostupnosti, nebo se z účasti úplně odhlaste – obojí je vhodnější, než se k nim připojovat za účelem předstírání účasti. Pokud nemáte vhodné prostředí pro vedení hovorů doma, můžete také zvážit připojení do coworkingového prostoru. Pokud ano, ujistěte se, že ano před výběrem coworkingového prostoru zvažte různé faktory.

Před odjezdem napište profesionální, vlastní OOO e-mail. Zajistěte, aby vaši spolupracovníci věděli, na koho se mají obrátit s naléhavými žádostmi a zprávami, jinak vám přeruší přestávku.

6. Připojování k online schůzkám pozdě

Dochvilnost je důležitá pro osobní i virtuální schůzky. Je bezohledné volat příliš pozdě a způsobit zpoždění. Ztratíte čas všech čekáním na vás.

Většina aplikací pro videokonference také zobrazuje upozornění, když uživatelé vstoupí do místnosti nebo ji opustí, což může ostatní považovat za nepříjemné. Vezměte si Zoom jako příklad. Vytváří hlasité bublinové zvuky, kdykoli se k hovoru někdo připojí – na schůzky se nemůžete jen tak nepozorovaně vplížit. Můžete dokonce přerušit tok myšlenek hlavního řečníka.

Chcete-li se těmto zpožděním vyhnout, naplánujte si připomenutí v aplikacích kalendáře. Nastavte si budíky tak, aby se spustily pět minut před schůzkou, a poté je synchronizujte se všemi svými pracovními a osobními zařízeními.

7. Nedaří se připravit zařízení na sdílení obrazovky

Pokud budete používat funkci sdílení obrazovky pro pracovní hovor, připravte si své zařízení předem. V ideálním případě byste měli vymazat všechny složky, ve kterých budete procházet. Skryjte důvěrné soubory, osobní soubory a nevhodný obsah, mimo jiné položky, které nesouvisejí s prací, pro bezproblémové prezentace. Není nic trapnějšího, než když vaši spolupracovníci vidí něco soukromého.

Profesionálové, kteří často prezentují, by měli požádat o určená pracovní zařízení; jinak ztratíte čas mazáním a obnovou souborů.

8. Nevkládejte žádné myšlenky do svého vzhledu

Přestaňte předpokládat, že virtuální schůzky jsou volitelné. Vaši obchodní partneři nebo nadřízení vás mohou občas požádat, abyste zapnuli fotoaparát – měli byste dávat pozor na to, jak vypadáte. Umyjte si obličej, učesejte si vlasy a oblečte si pracovní top. Umístěte fotoaparát také blízko zdroje světla tak, aby byl váš obličej jasný a viditelný.

9. Bezstarostné zapojení do neformální konverzace

Je běžné, že si zaměstnanci povídají, zatímco čekají, až se ostatní účastníci připojí k pracovnímu hovoru. Pleasantries prolomí trapné ticho před začátkem setkání. I když můžete trochu nadnášet témata, která se netýkají práce, omezte se prosím na komentáře vhodné k práci. Nebuďte příliš nadšení jen proto, že jsou na hovoru i vaši přátelé. Představte si, jaké by to bylo trapné, kdyby se najednou přidali vaši obchodní partneři, klienti, kolegové a nadřízení.

Pokud hovor pořádáte, povolte čekárnu, abyste mohli prověřovat účastníky a informovat ostatní uživatele. Ujistěte se, že se každý uklidní, než vpustíte lidi s autoritou. Mezitím by měli účastníci věnovat pozornost zvukovým upozorněním pro nové účastníky.

Hostování pracovních hovorů jako profesionál

S tím, jak stále více společností zavádí hybridní a vzdálenou práci, se virtuální schůzky postupně stanou normou. Měli byste s nimi přestat zacházet méně než s osobními setkáními. Zdánlivě drobné chyby, jako je vypnutí fotoaparátu, neupravený vzhled a použití špinavého pozadí, jsou neprofesionální. Vaše nedostatečná příprava může nakonec urazit spolupracovníky.

Než se pustíte do videohovorů, vytvořte si jednoduchý postup. Zvykněte si převléknout se do pracovního oděvu, otestovat svá zařízení a vytvořit slušné pozadí.