Jak používat Airtable Automations pro snadné řízení projektů

Pokud neustále hledáte účinný nástroj pro řízení projektů, nehledejte nic jiného než Airtable. Platforma nabízí nepřeberné množství funkcí pro vynikající vizualizaci dat a zjednodušené úpravy. Kromě toho může Airtable také automatizovat úkoly, což snižuje čas a úsilí, které vynakládáte na správu dat.

Airtable automatizace jsou skvělé pro provádění opakujících se úkolů, jako je zadávání dat a aktualizace e-mailů. Podívejme se na všechny typy automatizací, kterých můžete dosáhnout s bezplatnou verzí Airtable.

Co jsou vzduchové automatizace?

Vzduchovatelný automatizace jsou předdefinované sekvence nebo pracovní postupy, které mohou výrazně zvýšit vaši produktivitu automatizace opakujících se úkolů. Snižují chybovost manuálních procesů a zároveň šetří váš čas a námahu při opakujících se úlohách.

V automatizaci Airtable jsou tři hlavní prvky:

• Spoušť: Toto definuje událost, která spustí sekvenci automatizace.
instagram viewer
• Konfigurace spouště: Toto je stav, při kterém se spustí spoušť. Zde byste měli definovat podrobnosti tabulky a podmínky na úrovni pole, kterým by měl záznam odpovídat, aby spustil událost.
• Akce: Toto definuje akci nebo sekvenci akcí, které by měly být provedeny při spuštění automatizace.

Když je automatika Airtable zapnutá, hledá události ve vaší základně, které odpovídají konfiguraci spouště. Automatizace se spustí pouze tehdy, když jsou splněny všechny podmínky spouštění.

Jak vytvořit automatizaci na Airtable

Chcete-li vytvořit automatizaci, musíte nakonfigurovat spouštěč a sadu akcí, které po spouštěči následují. Zde je návod, jak nastavit automatizaci na Airtable:

Krok 1: Přidejte spouštěč

Na kartě Automatizace klikněte na Přidat spouštěč. Zobrazí se seznam spouštěčů, ze kterých si můžete vybrat. Seznam obsahuje spouštěče ve vaší základně Airtable a externí integrace, které mohou spustit událost, například událost vytvořenou v Kalendáři Google.

Krok 2: Nakonfigurujte spouštěč

Po výběru spouštěče můžete zobrazit a změnit vlastnosti spouštěče. Zde můžete také změnit typ spouštění.

Událost spouštěče nastavíte na základě typu spouštěče. Pokud je například typ spouště Když záznam odpovídá podmínkám, budete muset kromě podmínek, které musí záznam splnit, aby spustil tuto událost, specifikovat tabulku, kterou chcete monitorovat.

Krok 3: Přidejte akci

Dále si musíte vybrat akci, kterou chcete provést. Máte zde několik možností, od vytváření a aktualizace záznamů až po zasílání e-mailů nebo upozornění na externí aplikace. Například,

Krok 4: Nakonfigurujte akci

Nyní budete muset nakonfigurovat akci na základě vybrané akce. Například pokud je akce Poslat email, budete muset zadat příjemce e-mailu, předmět, obsah a veškeré podrobnosti, které chcete do e-mailu zahrnout.

Krok 5: Přidejte další podmínky nebo akce

Do automatizace můžete zavést další logiku a akce na základě předchozích akcí. Můžete to provést opakováním kroků 4 a 5 podle potřeby.

Krok 6: Otestujte automatizaci

Před spuštěním nově vytvořené automatizace klikněte na Automatizace testů zkontrolovat, zda byly spouštěč a akce nastaveny tak, jak bylo zamýšleno.

Krok 7: Zapněte automatizaci

Jakmile si budete jisti svým nastavením, můžete automatizaci zapnout. Všimněte si, že když je automatizace Airtable zapnutá, nebude se vztahovat na existující záznamy, které splňují konfiguraci spouštění.

Jak integrovat Airtable Automations

Airtable automatizace se neomezují pouze na vytváření/aktualizaci základních záznamů a odesílání e-mailů. Můžete jej také integrovat s externími aplikacemi, jako je Slack, Microsoft Teams, Gmail, Dokumenty Google, Kalendář Google, Formuláře Google, Google Tabulky, Outlook E-mail, Outlook Kalendář, Problémy GitHub, Facebook Pages, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server / Data Center, Twilio a Hootsuite.

Zde je několik ukázkových případů použití pro externí integraci automatizace Airtable:

1. Odesílejte zprávy spolupracovníkovi na Slacku když jsou přiřazeny k záznamu: Spouštěčem této automatizace je Když záznam odpovídá podmínkám, a podmínkou je, že se nabyvatel záznamu změní na daného uživatele. Airtable tedy poběží Slack > Odeslat zprávu akci, pokud jsou přítomny všechny spouštěče. Můžete nakonfigurovat text zprávy a příjemce.
2. Přidejte záznam do seznamu úkolů, když událost je vytvořena v kalendáři Google: Tady je spoušť Kalendář Google > Při vytvoření události, a akce je Vytvořte záznam. Můžete vybrat, kam se má nový záznam přesunout, a vyplnit pro něj podrobnosti.
3. Přidejte dokončené úkoly do Tabulky Google: Spouštěč je zde Když záznam odpovídá podmínkám že stavové pole záznamu se změnilo na dokončeno nebo je záznam nyní ve filtrovaném zobrazení, které zobrazuje pouze dokončené úkoly. Akce je Tabulky Google > Přidat řádek. Můžete vybrat požadovanou tabulku Google, kterou chcete aktualizovat, a pole, která se mají migrovat ze základní do tabulky.

Omezení Airtable Automations

Zatímco automatizace na Airtable mohou být docela užitečné, přicházejí s určitými omezeními. Pro každou Airtable základnu můžete mít maximálně 50 automatizačních pracovních postupů, ať už jsou aktivní nebo neaktivní. Můžete to však obejít kombinací více akcí v jedné automatizaci.

Každá automatika Airtable může mít až 25 akcí. Ani to není velkou překážkou, protože výstup jedné akce může být vstupem pro jinou ve stejném pracovním postupu. Navíc automatizace Airtable mají různé limity běhu v závislosti na vašem plánu. To zahrnuje úspěšné i neúspěšné běhy.

Airtable uchovává historii vašich automatizačních běhů s podrobnostmi o každé provedené automatizaci. Rozsah této funkce také závisí na vašem plánu pracovního prostoru.

S bezplatnou verzí Airtable můžete pouze posílat automatické e-maily spolupracovníkům v rámci vybrané základny. Můžete to však nakonfigurovat pro externí e-mailové adresy v jiných plánech pracovního prostoru.

Pouze nové změny mohou spustit automatizaci. Navíc to stojí za zmínku integrace s Dokumenty Google, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center a Twilio nejsou k dispozici v bezplatném plánu.

Ušetřete čas s Airtable automatizacemi

Automatizace na Airtable jsou účinné způsoby, jak optimalizovat procesy a snížit manuální práci. Se správným nastavením pracovního postupu můžete každý týden získat zpět několik hodin v rutině řízení projektů.

Takže až budete příště nastavovat projekt, věnujte čas a úsilí nastavení automatizace Airtable, abyste se mohli uvolnit a nechat úkoly, aby se vyřídily samy.