Jak usnadnit použití sledování změn v aplikaci Microsoft Word

Sledování změn je jedním z nejlepších nástrojů pro úpravu dokumentů aplikace Word a spolupráci s ostatními, ale jeho používání může být komplikované a komplikované. Pokud s touto funkcí v aplikaci Microsoft Word začínáte nebo nesnesete červené značení a podivná nastavení, nevzdávejte to ještě sledování změn.

Jakmile pochopíte, jak různé součásti fungují, bude použití této funkce snazší. Funkci si můžete přizpůsobit tak, aby při revizi dokumentu nebo kontrole úprav někoho jiného přišla s přehlednějším systémem. Zde je několik nápadů.

1. Zobrazit revize v bublinách

Sledování změn není jen přepínač zapnutí a vypnutí. Jakmile se naučíte základy pomocí sledování změn v aplikaci MS Word, můžete prozkoumat jeho funkce a ještě více přizpůsobit své uživatelské prostředí.

Jednou z hlavních součástí, kterou můžete změnit, je zobrazení značek. Když půjdete do Recenze > Zobrazit označení > Pozice, máte tři možnosti:

• Zobrazit revize v bublinách
• Zobrazit všechny revize Inline
• Zobrazit pouze formátování v bublinách

Sledování změn ve výchozím nastavení používá vložené revize, což znamená seškrábání smazaných slov a vložení vašich úprav do samotného textu. Několik takových revizí se dá zvládnout, ale celá kniha z nich může být bolestí očí. Toto nastavení také nezvýrazňuje formátování – pokusit se najít tyto úpravy je problém.

Použití bublin pouze pro formátování je krokem vpřed od inline revizí. Odstranění a vložení se stále zobrazují v hlavním textu, ale všechny změny formátu jsou uvedeny v bublinách v panelu napravo od textu.

Pokud vám vložené úpravy vůbec nevyhovují, přepněte na revize v bublinách. Poté můžete mazat, vkládat a formátovat vše, co chcete, a v pravém panelu se zobrazí seznam vašich změn. Stále je tam červená, ale vaše úpravy jsou mnohem přehlednější a snadno se spravují.

2. Použijte žádné nebo jednoduché označení, abyste se vyhnuli rozptýlení

V závislosti na vašem stylu úprav možná budete chtít dokument nejprve přečíst, než jej upravit, abyste získali představu o jeho toku, čitelnosti a potenciálních mezerách. Plnění textu značkami hned od začátku může být kontraproduktivní.

Sledování změn nabízí dvě řešení Zobrazit pro kontrolu rozbalovací nabídka. Jednoduché značení skryje bubliny a vložené revize a zobrazí pouze svislé červené čáry, které ukazují, kde byly provedeny změny. Kliknutím na kterýkoli z těchto řádků rychle zobrazíte úpravy. Dalším kliknutím je skryjete.

Žádné označení odstraní také svislé čáry. Můžete v klidu číst a upravovat, dokud nezvolíte jinak. Práce s kterýmkoli z těchto nastavení zajišťuje jasný dokument s minimálním rozptylováním. Pokud pracujete s týmem, vytvořte si nejlepší způsoby spolupráce ve Wordu v reálném časea nastavte pravidla sledování změn, aby každý mohl pohodlně pracovat.

3. Všechny značky nebo originál používejte střídmě

Nemusíte zobrazovat úplné označení dokumentu aplikace Word, pokud si výslovně nepřejete zkontrolovat určitou revizi nebo integrovat změny.

Pohled na původní text je ještě méně nutný. Můžete se podívat na původní text a stručně porovnat obě verze, například pokud jde o styl nebo délku, ale to je tak vše. Nemusíte tedy aktivovat žádné z těchto nastavení, dokud je skutečně nebudete potřebovat. To může pomoci minimalizovat vaši frustraci se sledováním změn.

4. Přizpůsobte si barvy a značky

Když na dokumentu aplikace Word pracuje více uživatelů a provádí změny, funkce Sledování změn zvýrazní jejich úpravy různými barvami. Nejotřesnějším problémem u Track Changes je často výchozí červená barva jeho značek, zvláště když dominuje textům s velkým množstvím revizí.

Dobrou zprávou je, že tuto barvu můžete změnit. Ve skutečnosti můžete barevně označit každý dokument, na kterém pracujete.

V Sledování klikněte na Změnit možnosti sledování Šíp. Uvidíte některá základní nastavení, která můžete upravit, ale pro přístup k dalším možnostem klikněte Pokročilé možnosti. Otevře se okno nabízející více způsobů, jak si Sledování změn přizpůsobit.

Můžete si vybrat lepší barvy pro vkládání, mazání, formátování a další. Můžete dokonce změnit způsob označení jednotlivých funkcí, od tučného po dvojité přeškrtnutí a symboly. Navíc můžete dokonce upravit vzhled balónků. Inspirujte se produktivní aplikace s efektivním barevným kódováním nebo si jen vyberte barvy, které jsou šetrné k očím při použití sledování změn.

Zanechání komentářů je další nejlepší způsob, jak poskytnout zpětnou vazbu k aplikaci Microsoft Word kromě sledování změn. Nadměrné používání komentářů však může způsobit, že úpravy a čtení budou stejně ohromující.

Co usnadňuje používání komentářů vedle sledování změn, je předem se rozhodnout, jak budete jednotlivé funkce používat. Pokud jde o komentáře, můžete si je vyhradit pro otázky autorovi nebo nápady na vylepšení textu – věci, které nemůžete říct prostřednictvím sledování změn, aniž byste přidali další červenou.

Kromě toho je nejlepší zvýraznit pouze slova, která se týkají vašich komentářů, nikoli celé odstavce. Své komentáře můžete umístit pouze na začátek nebo konec kapitol.

Pokud se potýkáte s dokumentem, který je přeplněný poznámkami a komentáři, zkuste prozkoumat možnosti dostupné v Zobrazit komentáře rozbalovací nabídka. Tato funkce vám může pomoci uspořádat komentáře způsobem, který vám dává smysl, ať už čtete nebo upravujete text.

Případně, pokud je dokument, který revidujete, malý, ale máte toho hodně co říct, zvažte návštěvu a prázdnou stránku na začátku nebo na konci dokumentu a seznam zpětné vazby, kterou byste vložili do komentářů tam. Můžete to udělat i pro jednotlivé kapitoly. Nástroj pro komentáře je praktičtější, ale můžete jej používat, jak a kdy chcete.

Neváhejte být kreativní s funkcemi, které máte k dispozici, např přidání čísel řádků aplikace Microsoft Word k textu a poté odkazování na konkrétní řádky ve vaší zpětné vazbě. Udělejte si čas na to, abyste se naučili vše, co tento software pro zpracování textu nabízí, a podle toho přizpůsobte každou úlohu sledování změn.

7. Přijmout nebo odmítnout skupiny revizí

Jako autor, který kontroluje revize editora, je důležité pečlivě zvážit většinu změn, dokonce i když provádíte své vlastní úpravy.

Pokud však jde o drobné opravy, jako je formátování nebo opravy pravopisu, existuje rychlejší způsob, jak změny integrovat nebo se jich zbavit. Stačí vybrat celý odstavec, kliknout na něj pravým tlačítkem a vybrat si buď Přijmout změnu nebo Odmítnout změnu. Vaše volba ovlivní všechny revize v tomto odstavci.

Můžete jít ještě dále a integrovat revize celého dokumentu. Chcete-li to provést, po kliknutí pravým tlačítkem na zvýrazněný odstavec vyberte šipku dolů pod Akceptovat na panelu nástrojů a poté Přijmout všechny změny. Přímo pod tím máte také možnost automaticky zastavit sledování změn.

8. Upravte podokno kontroly

Jak již bylo zmíněno, můžete použít cokoliv, co zlepší vaši uživatelskou zkušenost se sledováním změn, včetně doplňky pro zvýšení produktivity pro Microsoft Word. Nicméně i jednoduché přeuspořádání vašeho digitálního pracovního prostoru může být přínosem pro váš pracovní postup.

Panel kontroly na Sledování změn je další způsob, jak zobrazit všechny revize, aniž by zaplňovaly vaši obrazovku. Dokument můžete upravovat bez označení a nechat panel vygenerovat jednoduchý seznam změn. Kliknutím na šipku vedle Revize podokna, můžete jej přepnout z vertikální do horizontální polohy a zase zpět.

Nechte sledování změn pracovat za vás

Na první pohled se to může zdát složité, ale program Sledování změn od společnosti Microsoft je ve skutečnosti velmi jednoduchý a užitečný, jakmile se naučíte podrobnosti. Ať už provádíte nebo přijímáte úpravy, před zahájením práce si nastavte předvolby sledování změn, abyste si práci usnadnili. Uspořádejte, jak by měly značky, komentáře a podokno recenzí vypadat v textu a kolem něj.

Použití sledování změn v aplikaci Microsoft Word je snazší, jakmile vytvoříte rozvržení a barevné schéma, které vás motivuje, místo aby vás přehnaně stimulovalo.