Jak vytvářet a používat Ganttovy diagramy v Notion

Ať už pracujete sami nebo jako součást většího týmu, Ganttovy diagramy jsou vynikajícím způsobem, jak řídit složité projekty. Mnoho nástrojů pro řízení projektů nabízí možnost používat Ganttovy diagramy a Notion je jedním z nich.

Vědět, jak používat Ganttovy diagramy v Notion, může být skličující, pokud jste to nikdy předtím neudělali. Ale pokud hledáte tutoriál, jste na správném místě, protože to je to, co vám dnes ukážeme.

Co je Ganttův diagram?

Než se začneme zabývat tím, jak používat Ganttův diagram, stojí za to pochopit, co to je. Ganttovy diagramy jsou rámce, které můžete použít k měření postupu velkých projektů. Ačkoli je často uvidíte používat ve větších organizacích, můžete také použít Ganttovy diagramy, pokud jste na volné noze nebo student. Jsou také vynikající pro týmy pracující na dálku.

Ganttovy diagramy obvykle obsahují nástin každého úkolu v rámci projektu, jako je přepracování webových stránek nebo spuštění marketingové kampaně. Poté můžete vidět časovou os pro očekávaná data dokončení spolu s procenty průběhu. Jako s mnoha dalšími

metody projektového řízení, můžete úkoly delegovat i na ostatní.

Pokud jste součástí vzdáleného týmu, můžete si je prohlédnout špičkové nástroje pro řízení projektů pro vzdálenou spolupráci.

Jak vytvořit a používat Ganttův diagram v Notion

I když můžete v Notion vytvořit Ganttův diagram úplně od začátku, je mnohem jednodušší použít předem navrženou šablonu – zvláště pokud jste začátečník. Notion má bezplatnou šablonu Ganttova diagramu, kterou si můžete stáhnout a používat ve svém preferovaném pracovním prostoru, a to je to, co použijeme v tomto tutoriálu.

Zde je návod, jak získat šablonu:

1. Přejít na Stránka šablony Gnatt v Notion a vyberte Začněte s touto šablonou.
2. Vyberte pracovní prostor, ve kterém chcete šablonu duplikovat.
3. Počkejte, až Notion duplikuje šablonu a začněte upravovat, jak chcete.

Nyní, když máte šablonu, přejděme k přizpůsobení a používání Ganttova diagramu v Notion.

1. Zadání názvů projektů

Než začnete se složitějšími aspekty přizpůsobení, měli byste začít zadáním názvů projektů. Postup je velmi jednoduchý:

1. Přejít na Projekt tab.
2. Najeďte kurzorem na projekt, který chcete změnit, a vyberte jej OTEVŘENO.
3. Do horního textového pole zadejte nový název projektu.

Případně můžete v tabulce kliknout na název, který chcete změnit, a upravit podle potřeby tímto způsobem. Opakujte oba procesy, dokud nezměníte všechny názvy projektů tak, aby vyhovovaly vašim vlastním požadavkům.

2. Přizpůsobení specifik každého projektu

Jakmile změníte název každého projektu ve svém Notion Ganttově diagramu, jste připraveni začít přizpůsobovat další specifika. Můžete změnit každou z následujících možností:

• Přidávání dílčích úkolů do každého okna.
• Aktualizace vašeho stavu a pokroku.
• Časová osa

Abychom vám tento proces usnadnili, rozdělíme je níže do různých částí.

Přidávání dílčích úkolů do každého okna

Přidávání dílčích úkolů je možná nejlepší místo, kde začít poté, co změníte názvy projektů. Postup:

1. Otevřete úlohu, kterou chcete upravit. Můžete to udělat buď tak, že přejdete na Projekt nebo kliknutím na kartu v zobrazení časové osy.
2. Můžete si všimnout přednastaveného počtu úkolů již uvedených v Notion. Kliknutím na každý z nich můžete upravit název, správce úloh a stav. V případě potřeby můžete také přidat komentáře.
3. Chcete-li přidat nové úkoly od začátku, klikněte na + knoflík. Poté buď vyberte stránku, kterou chcete propojit, nebo vytvořte novou zadáním "vytvořit" ve vyhledávací liště a klepnutím na „Nové vytvoření v Úkolech“.
4. Chcete-li odebrat úkoly, vyberte - po najetí kurzorem na konkrétní úkol.

Po přidání nových úkolů si můžete vše přizpůsobit stejným způsobem jako u přednastavených verzí.

Aktualizace stavu vašeho úkolu

Pokud chcete aktualizovat úkoly v šabloně Notion Gantt, otevřete kartu související s vaším projektem nebo dílčím úkolem. Zde najdete sekci s názvem Postavení; rozbalte rozbalovací nabídku a vyberte aktuální stav projektu.

Pravděpodobně si všimnete procentuální části v Pokrok tab. Toto můžete aktualizovat dokončením dílčích úkolů v rámci vašeho projektu.

Pokud jste v Notionu nováčkem, zvažte prostudování tohoto průvodce užitečné věci, které můžete dělat v Notion.

Časová osa

Pokud potřebujete změnit časovou os pro každý úkol, můžete použít Časová osa sekce. Když se zobrazí kalendář, vyberte nové datum zahájení a ukončení.

Projekt můžete také posouvat na časové ose Ganttova diagramu přetažením požadovaného úkolu (úkolů).

3. Změna pohledu

Pokud chcete změnit zobrazení v Ganttově diagramu, máte několik možností. Na pravé straně uvidíte rozevírací nabídku se zadanou časovou osou; to může být Měsíc, Rok, Čtvrťáknebo něco v tomto smyslu.

Vyberte si preferované časové období z nabídky. Můžete také použít Dnes přeskočíte na aktuální den.

Další možností je změnit zobrazení úkolu podle priority. Chcete-li to provést, vyberte Podle priority na levé straně obrazovky. Případně vybrat Všechny projekty pro úplný přehled o všem.

Všimněte si, že pokud chcete, můžete všechny tyto názvy upravit. Můžete se také podívat na toto rychlý průvodce pro projekt a šablony úkolů společnosti Notion pokud právě začínáte.

4. Zobrazení a delegování úkolů

Pokud používáte Ganttův diagram pro sólové projekty, tuto sekci nepotřebujete. Ale pokud jste svůj Notion Ganttův diagram navrhli tak, aby fungoval jako součást většího týmu, je důležité, abyste věděli, jak úkoly delegovat.

1. Přejděte dolů na Úkoly.
2. Klikněte na Zadáno tab.
3. Zadejte jméno osoby, které chcete úkol delegovat.

Případně můžete postupovat podle těchto pokynů:

1. Otevřete úkol.
2. Přejděte na dílčí úkol.
3. Vyberte osobu, které chcete delegovat svůj úkol v Zadáno sekce.

Pokud se později rozhodnete, že Ganttovy diagramy nejsou tím nejoptimálnějším způsobem, jak řídit vaše projekty, nebojte se. Několik alternativy projektového řízení ke Ganttovým diagramům existovat.

Vytvářejte efektivní Ganttovy diagramy v Notion

Přestože Ganttovy diagramy mohou na první pohled vypadat zmateně, jsou také efektivním způsobem, jak řídit vaše projekty. Znalost použití Ganttových diagramů v Notion je užitečným výchozím bodem a možná zjistíte, že váš tým je díky tomu produktivnější.

I když tyto grafy používáte pouze pro jednotlivé projekty, může být pro vás snazší sledovat vaše velké úkoly. Ganttovy diagramy můžete použít pro několik typů projektů a jsou zvláště užitečné pro dlouhodobé projekty.