Jak zmenšit velikost vaší excelové tabulky

Excelové tabulky se mohou snadno stát nepraktickými a velkými, zvláště pokud obsahují hodně dat nebo obrázků. I když to ve většině případů nemusí být problém, může to znesnadnit efektivní správu, sdílení a práci s tabulkou.

Naštěstí existuje několik věcí, které můžete udělat pro zmenšení velikosti souborů aplikace Excel, aniž byste obětovali jakákoli data. Zde vám ukážeme, jak na to.

1. Smažte nepotřebné listy

Příliš mnoho nepoužívaných listů může způsobit, že váš soubor Excel bude zbytečně velký. Proto byste měli začít smazáním tabulek, které nepotřebujete. Chcete-li to provést, otevřete soubor aplikace Excel, klepněte pravým tlačítkem myši na nežádoucí list a vyberte Vymazat.

Podobně můžete také zvážit odstranění nežádoucích grafů, obrázků, tabulek a dalších prvků.

2. Odstraňte nepotřebné formátování

Velikost souboru aplikace Excel se také může zvětšit kvůli nadměrnému formátování buněk, protože každá naformátovaná buňka zabírá další místo v souboru. Například pokud vy

formátovat ohraničení buněk, zabere více místa než neformátovaná buňka.

Proto je dobré z listu aplikace Excel odstranit veškeré zbytečné formátování. Chcete-li to provést, použijte tyto kroky:

1. Otevřete soubor aplikace Excel a vyberte buňky, ze kterých chcete odstranit formátování.
2. Klikněte na Domov záložka nahoře.
3. V Editace skupiny, klikněte na Průhledná tlačítko a vyberte Vymazat formáty z výsledného menu.

3. Upravte velikost obrázku a předvolby kvality

Obsahuje váš soubor Excel obrázky? Pokud ano, snížení velikosti a kvality obrázku může pomoci zmenšit velikost souboru aplikace Excel.

Je důležité si to uvědomit zmenšení velikosti obrázku a kvalita může ovlivnit jejich vzhled v souboru Excel. Pokud s tím souhlasíte, nakonfigurujte aplikaci Microsoft Excel na ukládání obrázků v nižším rozlišení podle následujících kroků:

1. Otevřete Microsoft Excel na vašem PC.
2. Klikněte na Soubor menu nahoře.
3. Vybrat Možnosti z levého panelu.
4. V okně Možnosti aplikace Excel vyberte Pokročilý tab.
5. Přejděte dolů na Velikost a kvalita obrazu sekci a zaškrtněte Zahoďte editační data volba.
6. Vyčistěte Nekomprimujte obrázky v souboru zaškrtávací políčko.
7. Klikněte na rozbalovací nabídku vedle Výchozí rozlišení zvolit rozlišení 150 ppi nebo nižší.
8. Klikněte OK pro uložení změn.

4. Komprimujte obrázky ve své tabulce Excel

Pokud si nepřejete snížit rozlišení pro všechny obrázky, Microsoft Excel vám také nabízí možnost komprimovat jednotlivé obrázky v tabulce. Zde je návod, jak jej můžete použít ke zeštíhlení souboru Excel.

1. V excelové tabulce vyberte obrázek, který chcete komprimovat.
2. Klikněte na Formát obrázku tab.
3. V Upravit klikněte na Komprimovat obrázky knoflík.
4. Zaškrtněte Použít pouze na tento obrázek pokud chcete komprimovat pouze vybraný obrázek.
5. Zaškrtněte Odstraňte oříznuté oblasti snímků volba.
6. Pod Rozlišení vyberte preferované ppi.
7. Klikněte OK.

Pokud chcete, můžete zopakovat výše uvedené kroky a komprimovat více obrázků. Poté by se celková velikost souboru Excel měla podstatně zmenšit.

5. Zabránit Excelu v ukládání mezipaměti pivotů

Pivot Cache v Excelu je dočasné úložiště dat používaných v kontingenčních tabulkách. I když to může zlepšit výkon a umožní vám pracovat s kontingenčními tabulkami efektivněji, může to také zvýšit velikost vašeho souboru, protože Excel tato data ukládá do vašeho souboru.

Pokud vaše tabulka Excel obsahuje kontingenční tabulku, pomocí následujících kroků zabráníte Excelu v ukládání kontingenční mezipaměti se souborem.

1. Otevřete excelovou tabulku.
2. Vyberte libovolnou buňku kontingenční tabulky a klikněte na Analýza kontingenční tabulky záložka nahoře.
3. Klikněte na Možnosti knoflík.
4. V Možnosti kontingenční tabulky v okně klepněte na Data tab.
5. Vyčistěte Uložte zdrojová data se souborem zaškrtněte políčko a zaškrtněte Při otevírání souboru obnovte data zaškrtávací políčko.
6. Klikněte OK potvrdit.

Jakmile provedete výše uvedené kroky, Excel neuloží mezipaměť pivotů do vašeho souboru, čímž se účinně zmenší její velikost.

6. Uložte svou tabulku v binárním (.Xslb) formátu

Ve výchozím nastavení aplikace Microsoft Excel ukládá soubory ve formátu založeném na XML, což usnadňuje výměnu dat s jinými aplikacemi a systémy. Pokud však potřebujete rychle zmenšit velikost souboru, můžete tabulku Excel uložit v binárním formátu.

Chcete-li uložit tabulku aplikace Excel v binárním formátu, postupujte takto:

1. Otevřete excelovou tabulku.
2. Klikněte na Soubor a pak Uložit jako.
3. Vyberte preferované umístění pro uložení souboru.
4. Klikněte na Uložit jako typ rozbalovací nabídku pro výběr Binární sešit aplikace Excel (*.xlsb).
5. Klikněte na Uložit knoflík.

Tím se váš soubor Excel uloží v binárním formátu, který vyžaduje méně úložného prostoru. Pokud chcete, aby aplikace Microsoft Excel vždy ukládala soubory v binárním formátu, můžete změnit výchozí formát ukládání v aplikaci Microsoft Excel. Zde je postup:

1. Otevřete Microsoft Excel a přejděte do Soubor > Možnosti.
2. Vybrat Uložit z levého postranního panelu.
3. Použijte rozbalovací nabídku vedle Ukládejte soubory v tomto formátu pro výběr Binární sešit aplikace Excel (*.xslb) volba.
4. Klikněte OK pro uložení změn.

Po dokončení výše uvedených kroků Excel uloží všechny soubory v binárním formátu, pokud není uvedeno jinak.

7. Převeďte tabulku na soubor ZIP

Pokud se nechcete obtěžovat změnou nastavení aplikace Excel, můžete tabulku jednoduše převést do souboru ZIP. Můžete to udělat pomocí vestavěné funkce komprese souborů systému Windows. Tímto způsobem budete moci zmenšit velikost souboru Excel, aniž byste jej museli otevírat. Zde je návod, jak na to jít.

1. lis Win + E otevřete Průzkumník souborů.
2. Přejděte do složky, kde je soubor uložen.
3. Klepněte pravým tlačítkem myši na soubor aplikace Excel a vyberte Komprimujte do souboru ZIP možnost z kontextové nabídky.

Systém Windows uloží komprimovaný soubor do stejného umístění jako původní soubor. Můžete také použít a spolehlivý nástroj pro kompresi souborů třetí strany pro tohle. Po zkomprimování můžete svou excelovou tabulku sdílet, aniž byste se museli starat o její velikost.

Zmenšete své soubory Excel snadno

Velké soubory aplikace Excel mohou být těžkopádné, pomalé načítání a obtížné je sdílet prostřednictvím e-mailu. Naštěstí není potřeba nic z toho snášet. Dodržování níže uvedených tipů vám pomůže během okamžiku zmenšit velikost souboru aplikace Excel.