Archiv Gmailu vs. Smazat: Co je nejlepší pro organizovanou doručenou poštu?

Pokud máte příliš mnoho zbytečných e-mailů, které zahlcují vaši doručenou poštu, můžete je archivovat nebo smazat. Ale mohlo by vás zajímat: Smažou se archivované e-maily a je archivace to samé jako smazání?

Archivované e-maily jsou odstraněny z vaší doručené pošty a smazané e-maily skončí v koši. Kdy je ale výhodné archivovat a kdy raději smazat? Ušetří archivace e-mailů místo v Gmailu? V tomto článku si obě funkce podrobně projdeme a kdy je nejlepší každou použít.

Co se stane, když je e-mail archivován?

Když archivujete e-mail v Gmailu, přesune se z vaší doručené pošty a souvisejících kategorií do složky Všechny zprávy. Stále však můžete k e-mailu přistupovat pomocí štítků Gmailu nebo ve složce Všechny zprávy. Bude také odečtena z počtu nepřečtených e-mailů ve vaší doručené poště.

Nezapomeňte, že archivované e-maily se nesmažou, pokud je ručně nesmažete ze svého účtu Gmail. Také, pokud někdo odpoví na archivovaný e-mail, zobrazí se e-mail s odpovědí ve vaší doručené poště.

Jak archivovat e-mail v Gmailu

Jeden nebo více e-mailů můžete archivovat zaškrtnutím políčka před nimi a kliknutím na Archiv ikona nahoře.

Můžete také kliknout pravým tlačítkem na e-mail a vybrat Archiv z nabídky.

Jak najít archivní e-maily v Gmailu

Chcete-li najít archivované e-maily v Gmailu, jít do Veškerá pošta na postranním panelu Gmailu, kde najdete své archivované e-maily.

Případně můžete vstoupit v: archivu do vyhledávací lišta Gmailu pro zobrazení pouze archivovaných e-mailů.

Jak automatizovat archivaci e-mailů v Gmailu

Pokud nechcete ručně vybírat e-maily k archivaci, můžete použít funkci filtru Gmailu, která to udělá automaticky za vás. Můžete to udělat takto:

1. Klikněte na Nastavení ikonu v horní části vašeho Gmailu a vyberte Zobrazit všechna nastavení z okna levého bočního panelu.
2. Vybrat Filtry a blokované adresy tab.
3. Poskytněte podrobnosti o odesílateli s dalšími relevantními informacemi a klikněte Vytvořit filtr.
4. V dalším okně zaškrtněte políčko Přeskočit doručenou poštu (archivovat) možnost a klikněte Vytvořit filtr.
5. Nový filtr bude automaticky archivovat e-maily od konkrétního odesílatele.

Jak zrušit archivaci e-mailů v Gmailu

Pokud jste omylem archivovali e-mail, který chcete mít ve své doručené poště, můžete to vrátit zpět výběrem možnosti vrátit ve spodním vyskakovacím okně s upozorněním.

Pokud jste však upozornění zmeškali, přejděte na Veškerá pošta a vyberte e-mail. Nahoře klikněte na Přesunout do doručené pošty ikona.

Případně můžete vstoupit v: archivu do vyhledávací lišta Gmailu a vyberte jeden nebo více e-mailů, které chcete zrušit archivaci. Klikněte pravým tlačítkem na svůj e-mail a vyberte Přesunout do doručené pošty ze seznamu.

Co se stane, když je e-mail smazán?

Když smažete e-mail ze svého účtu Gmail, automaticky se odstraní z vaší doručené pošty a přesune se do složky Koš. E-maily můžete buď trvale smazat nebo obnovit smazané e-maily do vaší doručené pošty ze složky Koš.

Když trvale smažete e-mail, odstraníte také všechny související připojené soubory. E-maily ve složce Koš se však po 30 dnech trvale smažou. Složku Koš můžete také úplně vyprázdnit.

Jak smazat e-mail v Gmailu

Existují dva způsoby, jak smazat e-mail z Gmailu. Můžete vybrat jeden nebo více e-mailů z doručené pošty a kliknout na Vymazat ikona nahoře.

Můžete také kliknout pravým tlačítkem na vybrané e-maily a vybrat Vymazat ze seznamu.

Jak odstranit více e-mailů v Gmailu

Jestli chceš smazat více e-mailů v Gmailu, vyberte Všechno z rozbalovací nabídky zaškrtávacího políčka v horní části a klikněte na Vymazat ikona.

Smaže však pouze 50 e-mailů najednou, a pokud chcete smazat hodně e-mailů, musíte to udělat vícekrát.

Případně můžete nakonfigurovat filtr Gmailu tak, aby automaticky odstraňoval e-maily od určitých odesílatelů.

1. Klikněte na Nastavení ikonu v horní části vašeho Gmailu a vyberte Zobrazit všechna nastavení.
2. Vybrat Filtry a blokované adresy tab.
3. Poskytněte podrobnosti o odesílateli s dalšími relevantními informacemi a klikněte Vytvořit filtr.
4. V dalším okně zaškrtněte políčko Smazat toa klikněte Vytvořit filtr.
5. Nový filtr automaticky odstraní e-maily od konkrétního odesílatele.

Jaký je rozdíl mezi archivací a smazáním e-mailu?

Existuje mnoho rozdílů mezi archivem Gmail vs. odstranit, v závislosti na tom, jak fungují. Zde je několik významných rozdílů, které je třeba si zapamatovat:

• Přestože jsou z doručené pošty odstraněny archivované i odstraněné e-maily, archivované e-maily se přesouvají do složky Všechny zprávy – zatímco smazané e-maily se přesouvají do složky Koš.
• Smazané e-maily jsou přístupné ve složce Koš, dokud nebudou po 30 dnech zcela odstraněny z vašeho účtu. Na druhou stranu archivované e-maily jsou přístupné ze složky Všechny zprávy.
• Archivované e-maily se automaticky neodstraňují, ale smazané e-maily jsou automaticky odstraněny z koše po 30 dnech. Archivované e-maily zůstanou ve vašem účtu Gmail, dokud je ručně nesmažete.
• Smazané e-maily uvolňují úložný prostor poté, co byly trvale vymazány z vašeho účtu Gmail. Archivované e-maily však zůstávají uloženy ve vašem účtu a započítávají se do celkového přiděleného úložiště.
• Když k vyhledání čehokoli použijete vyhledávač Gmail, archivované e-maily budou zahrnuty do výsledků, ale smazané e-maily nikoli.
• Když na štítek kliknete, abyste viděli všechny e-maily, které jsou jím označeny, zobrazí se také archivovaný e-mail. Smazané e-maily však lze zobrazit pouze ve složce Koš.

Kdy byste měli archivovat e-mail?

Pokud vás zajímá, kdy je lepší archivovat vs. smažte e-maily ze svého účtu Gmail, zde je několik důvodů, proč preferovat archivaci e-mailů před jejich mazáním:

• Archivováním e-mailů, které již nepotřebujete, můžete svou doručenou poštu zbavit nepořádku a usnadnit její správu.
• Chcete-li dosáhnout nulové složky doručené pošty, archivujte všechny staré e-maily které vám zahlcují doručenou poštu.
• Můžete archivovat důležité e-maily, které možná právě teď nepotřebujete, ale mohly by se vám hodit v budoucnu.
• Z bezpečnostních důvodů můžete být požádáni o uchování určitých e-mailů. Archivace vám může pomoci sledovat tyto e-maily a vyhnout se náhodnému smazání.
• Když vlákno e-mailové konverzace skončí a neočekáváte žádné další odpovědi, můžete tyto důležité e-mailové diskuse archivovat, abyste si uchovali záznam a snáze je našli.
• Archivace e-mailu vám umožňuje uchovávat citlivé informace a přílohy, které nechcete ztratit ze své doručené pošty.

Archiv Gmail vs. Smazat e-maily: Kdy je nejlepší smazat e-mail?

Existuje mnoho důvodů, proč byste měli e-mail smazat místo archivace. Zde jsou některé z nejlepších důvodů, proč smazat nevyžádané e-maily z vaší schránky Gmail:

• Pokud jste si naprosto jisti, že v budoucnu nebudete e-mail potřebovat, měli byste jej odstranit, abyste si uklidili svou doručenou poštu.
• Pokud nechcete, aby se v budoucnu zobrazoval ve výsledcích vyhledávání Gmailu, můžete e-mail smazat.
• Pokud potřebujete uvolnit místo v úložišti Gmailu, můžete smazat starší e-maily, které již nepotřebujete.
• Když již nepotřebujete prohlížet nebo načítat žádné přílohy nebo dokumenty z e-mailu, po dvojité kontrole je odstraňte.
• Spam a propagační e-maily mohou zaplnit vaši doručenou poštu a zabírat úložný prostor. Hromadným mazáním spamových e-mailů můžete snadno uvolnit místo pro důležité e-maily.

Jak odstranit archivované e-maily

Archivované e-maily zůstávají ve vašem účtu Gmail, dokud nejsou ručně smazány. Archivované e-maily můžete odstranit několika způsoby. Obojí můžete provést následovně:

1. Jít do Veškerá pošta složku, vyberte archivní e-mail, který chcete odstranit, a klikněte na Vymazat ikona nahoře.
2. Případně zadejte v: archivu do vyhledávací lišta Gmailu, vyberte archivní e-mail a klikněte na Vymazat ikona.

Proč je archivace e-mailu lepší možností?

Pokud jde o archiv Gmail vs. odstranit e-maily, je často nejlepší e-maily archivovat. Tímto způsobem se můžete vrátit a najít e-mail, kdykoli budete chtít. Navíc vám to umožní sledovat všechny minulé konverzace a v případě potřeby snadno najít konkrétní informace.

Smazání e-mailů může vést ke ztrátě dat a ztížit pozdější získávání informací. Díky tomu se nebudete muset obávat ztráty e-mailů, které můžete snadno archivovat a přesunout z doručené pošty.

Obecně smažte pouze e-maily, o kterých jste si jisti, že je už nikdy nebudete potřebovat. Pokud tedy nechcete něco navždy smazat, vyberte místo mazání archiv Gmailu. Podobně, vyčistěte si doručenou poštu aplikace Outlook archivováním e-mailů nechcete smazat.

Uspořádejte si doručenou poštu Gmailu pomocí archivace e-mailů

Nyní znáte odpověď na otázku: „Je archivace totéž jako smazat nebo ne?“. Archivace vám pomůže udržet vaši doručenou poštu uspořádanou a bez nepořádku přesouváním e-mailů, které již nepotřebujete, do složky Všechny zprávy.

Pokud například obdržíte nový e-mail a zpracujete jej, můžete jej rychle archivovat, aby byla vaše doručená pošta čistá. Všechny e-maily, které jste smazali ve složce Koš nebo archivovali ve složce Všechny zprávy, však lze snadno přesunout zpět do složky doručené pošty.