5 způsobů, jak efektivně vést schůzky a zastavit ztrátu času

reklama

Každý nenávidí schůzky, ale každý ví, že jsou nezbytné současně. Jak tedy zefektivnit schůzky místo velké ztráty času? Tyto weby a aplikace mohou pomoci.

Nástroje v tomto článku jsou vhodnější pro osobní setkání. I když je můžete použít i pro vzdálené týmy, máte lepší možnosti nejlepší bezplatné nástroje pro online setkání ke spolupráci se svým týmem 6 nejlepších bezplatných online schůzkových nástrojů pro spolupráci se svým týmemMalé týmy pro spolupráci nepotřebují drahé podnikové aplikace. Zde je šest fantastických nástrojů, které můžete použít ke správě dat svého týmu, komunikace a dalších. Zdarma. Přečtěte si více . Od videokonference po správu projektů je v tomto seznamu něco pro každého.

Salát salátu (Web): Najděte, kdy se můžete setkat, není nutná registrace

Je nepříjemné přihlásit se k nové službě pro každý malý úkol. Lettuce Meet je jednoduchá webová aplikace, která zjistí nejvhodnější datum a čas, se kterým se mohou všichni setkat, a požádá o jejich preference.

Je to strašně jednoduché. Zahajte požadovanou schůzku s jejím jménem a účelem, poté přidejte data, se kterými se můžete setkat, a vyberte si časové úseky v každém dni, kdy máte volno. Zašlete jedinečnou adresu URL Seznamu salátů každému, kdo může přidat svou vlastní dostupnost podobně. Volné sloty všech účastníků (označené zeleně) se budou navzájem překrývat, což vám ukáže nejlepší časy na setkání.

Salát Salát je jedním z těch jednoduchých nástroje pro spolupráci bez registrace 10+ nástrojů pro spolupráci bez registrace, které můžete použít za 10 sekundSpolupráce online může ušetřit vám i vašemu týmu čas i peníze. Rychlá spolupráce může ušetřit o něco více. Tyto nástroje jsou připraveny jít, když jste. Není nutná žádná registrace. Přečtěte si více které vám pomohou dělat věci bez skákání přes obruče. Ve vaší vlastní společnosti je jednodušší používat Kalendář Google nebo Microsoft Outlook. Ale když se jedná o setkání s externími lidmi, jako jsou klienti nebo zákazníci, je neutuchajícím nástrojem, jako je Lettuce Meet, neutrální cesta.

Musíte často snášet dlouhé a zbytečné schůzky? K tomu obvykle dochází, protože osoba vedoucí schůzky se dostatečně dobře připravila. Tento kontrolní seznam týmových schůzek zajistí, aby schůzka probíhala hladce jak pro vedoucího, tak pro účastníky.

Kontrolní seznam je rozdělen na úkoly před, během a po schůzce. Část „Během“ je plná malých útržků, kterým byste měli věnovat pozornost, protože to jsou věci, které často vykolejí schůzky. Například „jedno téma bude projednáno najednou“ a „každý bod pořadu jednání bude nahlas zabalen“ se jeví jako triviální, ale ujistí se, že setkání bylo úspěšné.

Můžete si vytisknout celý kontrolní seznam, který budete mít na schůzce. Kontrolní seznam schůzek týmu doporučuje kliknout na všechna tlačítka v kontrolním seznamu a odeslat jej všem účastníkům e-mailem, protože nahlas deklarujete své cíle a vytváří tak trochu sociálního tlaku, který vám pomůže s výkonem. Je to podobné jako mít skupina mistrů mysli k dosažení cílů Jak vám skupina Mastermind může pomoci dosáhnout více cílůTermín „skupina mistrů“ se v současnosti v oblasti osobního rozvoje hodně obrací, ale co přesně jsou, fungují a jak byste si mohli založit vlastní skupinu? Přečtěte si více .

Každé setkání potřebuje pevný program. Pokud to nemáte na místě, míříte k meandrující diskusi, kde se nic neděje a každý ztrácí čas. Chcete-li se naučit, jak nastavit program schůzky, použijte tyto bezplatné šablony jako průvodce.

Seznam bezplatných šablon společnosti Smartsheet zahrnuje celou řadu různých scénářů schůzek: neformální schůzky, obchodní schůzky, schůzky správní rady, schůzky týmů, jednoduché schůzky, týdenní schůzky atd. Tyto šablony můžete použít v aplikacích Microsoft Word, Dokumenty Google nebo v libovolném textovém procesoru, který podporuje formát souboru DocX.

I když šablony jsou dobrým páteřem pro nastavení agendy, nezapomeňte si také přečíst Harvard Business Review's tipy, jak navrhnout program schůzek. Má několik skvělých triků, jako je seznam témat jako otázek, na které musí tým odpovědět, místo obecných, otevřených titulů.

Pokud nenajdete, co potřebujete ve výše uvedených šablonách agendy, podívejte se na náš seznam dalších 15 šablon agendy schůzek pro Word 15 šablon schůzek zdarma pro Microsoft WordTyto bezplatné šablony agendy schůzek pro Microsoft Word vás mohou připravit na skvělý začátek jakéhokoli typu schůzky. Přečtěte si více .

Souhlasím (Web): Vezměte si zápisnice z jednání, sdílejte je a přiřazujte úkoly

Jedna osoba na každé schůzce by měla mít za úkol pořizovat zápisy. „Zápis ze schůzky“ je v podstatě seznam něčeho pozoruhodného, ​​co se stalo. Mohou to být úkoly, informace, diskuse o tématech nebo více. AgreeDo vám pomůže snadno a bezplatně oddělit.

Je snadné vytvořit účet, nastavit schůzku a pozvat účastníky. Každá položka může být označena jako jeden ze čtyř typů: informace, rozhodnutí, úkol nebo téma. To usnadňuje někomu, kdo si vzal minuty, aby si zapisoval věci rychle hned teď a později je proměnil ve správnou kategorii.

Úkoly lze účastníkům přidělit přidáním jejich e-mailu a můžete jim také dát termín. Ke každé schůzce můžete také přidat jednu přílohu. Účastníci mohou také k zápisu přidat komentáře.

Bezplatná verze AgreeDo vás omezuje na čtyři schůzky měsíčně a tři účastníky a jednu přílohu na schůzku. Prémiová verze může tyto limity zvýšit podle vašich potřeb.

Dobrou praxí je zabalit každou schůzku tak, že si přečtete její zápis a zajistíte, aby s nimi všichni souhlasili. Pokud AgreeDo není váš šálek čaje, můžete použít šablony zápisů z jednání 12 nejlepších šablon zápisů z jednání pro profesionályZápisy z formátu schůzky zachycují náležitosti. K rychlému použití formátu MOM použijte jednu z těchto šablon zápisů z jednání. Přečtěte si více pro Microsoft Word nebo Google Docs.

Nejde jen o vstávání (eBook): Průvodce zdarma po ranních schůzkách

Aplikace pro správu projektů Qlutter je o efektivitě práce. Sestavili bezplatnou e-knihu, která učí své vlastní postupy, jak řídit efektivní a efektivní každodenní ranní setkání.

V osmi kapitolách se v ebooku hovoří o výhodách ranních schůzek, o tom, jak zapojit svůj tým s myšlenkou a jak schůzku spustit. Je to krátká kniha na 44 stranách, ale na konci se budete cítit lépe připraveni na každodenní schůzky ve formě schůzek stand-up nebo scrum.

Budete-li chtít knihu, musíte se zaregistrovat do informačního bulletinu Qlutter a poté ji můžete získat ve formátu PDF, mobi nebo epub. Je to jednodušší poslat to přímo do vašeho Kindle.

Stažení: Nejde jen o vstávání (eBook) [již není k dispozici]

Co dělat, když schůzku nevedete

Takže nyní máte snadné nástroje pro nastavení schůzky, vytvořte kontrolní seznam, který vám umožní sledovat, nastavovat agendu a trvat minuty. Dokonce víte, jak efektivně řídit denní schůzku. Ale to vše je zbytečné, pokud schůzku nevedete.

V případě, že schůzku svolal váš šéf a mají tendenci nechat schůzky bezcílně bloudit, musíte s tím něco udělat. Začněte odesláním tohoto článku na internetu osm pravidel, které by měl šéf znát pro efektivní schůzky Vyčerpali jste neefektivní schůzky? Pošlete těchto 8 pravidel svému šéfoviPokud je setkání dobře organizované, není důvod, proč nemůže zvýšit produktivitu, smysl pro účel a morálku. Zde jsou některá pravidla, která je třeba dodržovat pro efektivní schůzky. Přečtěte si více . Udělejte to zdvořile nebo jej pošlete anonymně.