Fool Proof System pro plánování a správu více projektů

reklama

Mít více projektů v práci i doma je jako plíseň, která roste na stěnách vaší skříně. Plíseň, která vyzařuje úzkost a zděšení, když se propadnete dále, ztrácíte přehled o tom, kde jste a co zbývá udělat. Naštěstí je v nabídce relativně jednoduchý systém, který tuto plíseň vyčistí, spolehlivě nasměruje tyto projekty zpět na trať a udržuje ji tak.

Zadejte úplné horizontální plánování

Tento systém se nazývá „Full Horizon Planning“ (FHP), termín razené a ilustrované profesorem matematiky a mudrcem produktivity, Cal Newport. FHP je systém pracovních postupů, který trvá váš do značné míry neschopný seznam úkolů 4 populární tipy pro produktivitu, které by měly být ignoroványNěkteré nápady na produktivitu, které se nám prodávají, jsou někdy neopodstatněné a často se mýlí. Zbavme se některých z těchto mýtů o produktivitě tím, že ukážeme, že opak může být stejně pravděpodobný. Přečtěte si více , a přeměňuje to v něco, co je zvládnutelnější a více respektuje váš čas. Je také skvěle nerozbitné, pokud jde o zaručené denní rozptýlení.

Když Newport hovoří o systémech pracovního toku, definuje je jako „sadu návyků a nástrojů používaných k organizaci toho, co děláte a kdy to děláte. A když řekne „efektivní“, odkazuje na množství hodnoty, kterou vyprodukujete “.

Z této definice je jasné, že FHP není propagován jako systém ovládat všechny systémy. Nemusí to být vhodné pro vaši vlastní práci, ale rozhodně stojí za zvážení. Stručně řečeno, je to alternativa, která se podobá jiným systémům, jako je David Allen Získejte věci hotové Uspořádejte 2015: Naučte se bojové umění získávání věcí [věci se dívat]Přemýšlíte někdy nad tím, proč se zdá, že úspěšní nadprůměrní lidé stále mají chladnou hlavu? Přečtěte si více , monotasking Získejte věci hotové: 10 inspirujících videí pro zvýšení produktivityMísto toho, abyste procházeli každým video kanálem na YouTube, jsme si mysleli, že bychom zmírnili zátěž a doporučili několik výběrových klipů, které vám řeknou, jak zvýšit vaši produktivitu. Přečtěte si více , a blokování času Blokování času - tajná zbraň pro lepší zaměřeníHledáte efektivnější způsob organizace pracovních dnů? Vyzkoušejte blokování času. Tato taktika správy času vám může pomoci udržet vás na správné cestě a přitom udržet rozptýlení, otálení a neproduktivní multitasking na uzdě. Přečtěte si více . Úplné plánování obzoru je aglomerací i odstraňováním částí těchto myšlenek. Dovolte mi parafrázovat Newportovo vysvětlení.

• Každý projekt, ve kterém se nacházíte, by měl být klasifikován jako jeden spící, nebo aktivní.
• Nesprávné projekty by měly být vyplněny z cesty, ale pravidelně přezkoumávány.
• Když je projekt povýšen na aktivní Aby bylo možné tento stav dokončit, musí být stanoven podrobný plán.

Pokud jde o plánování aktivní projekty, neměli byste se zabývat abstrakcemi, ale „přímo s brutální fyzičností času“. To znamená:

"Na měsíční úrovni vím, jaké týdny budu na projektu pracovat, a až když se dostanu do těchto týdnů, naplánuji si to." jaké dny na tom budu pracovat, a teprve když se dostanu do konkrétních dnů, zjistím, které hodiny to bude konzumovat."

Díky tomuto přístupu je mnohem méně pravděpodobné, že budete nadměrně využívat, což vám umožní efektivnější plánování a více času.

Příliš mnoho lidí plánuje přesně, jaké úkoly budou plnit, v jaké konkrétní dny, možná i měsíce předem. To neponechává žádný prostor pro skutečný život. Během několika nemocných dnů nebo dalších povinností může celý systém upadnout.

Myslím, že příklad je v pořádku. Budu používat screenshoty z Trello (přečtěte si náš zápis Trello - Unikátní, jednoduchý a výkonný systém řízení projektů z dobrého domovaZnamená pro vás něco Joel Spolsky? Pokud ano, budete si chtít přečíst tento příspěvek, protože představuje nejnovější a největší projekt Spolského. A pokud ne, měli byste vědět, že je to ... Přečtěte si více ), abychom vám ukázali, jak byste mohli uspořádat tento systém pracovních postupů v rámci takové platformy.

Připravte desku Trello

V žádném případě to není jediný způsob, jak nastavit Trello pro tento systém, ale je to ten, který pro mě pracoval. Nastavte čtyři „seznamy“.

1. Seznam všech aktivních a spících projektů.
2. Seznam toho, co je třeba řešit v následujícím měsíci, a týdny, ve kterých je třeba některé věci dokončit (zatím k tomu nepřidávejte žádné informace).
3. Seznam toho, co musíte dělat tento týden a ve které dny.
4. Seznam úkolů, které je třeba dnes dokončit.

Jakmile přidáte všechny své projekty do seznamu „Projekt“, označte ty, které jsou aktivní s barevným „štítkem“. Tyto projekty také kapitalizuji, abych zajistil, že vyniknou.

Napište přehledy projektu

Poté klikněte na první ze svých aktivních projektů a napište komentář s podrobnostmi o tom, co musíte udělat, v širším, praktickém smyslu a zhruba do kdy. V tomto příkladu předpokládám, že každý projekt trvá několik měsíců. To vám umožní skutečně pochopit, co je od vás potřeba, a můžete začít chápat, jak můžete úkoly nejlépe strukturovat. Udělejte to pro každý z vašich aktivních projektů.

Poznámka: Toto je první úroveň podrobnosti. K těmto úkolům zatím nemusíte přiřazovat konkrétní týdny, dny ani časy.

Plánovat tento měsíc (jednou měsíčně)

Měli byste se snažit to udělat na začátku každého měsíce. Na základě komentářů, které jste právě napsali pro každý z vašich aktivních projektů, byste měli mít možnost vidět, co je třeba do konce roku dokončit tento Měsíc.

Položte každý z těchto milníků jako samostatnou „dlaždici“ na tento seznam a označte je odpovídající barvou (ve stejné barvě jako aktivní úkol, ke kterému se vztahuje), takže můžete snadno zjistit, s jakým projektem se daný úkol zabývá. Nyní se rozhodněte, které týdny během tohoto měsíce budete pracovat na těchto jednotlivých milnících.

Chcete-li úkol duplikovat, nebo jej rozdělit na dílčí úkoly, pokud se na něm chystáte tento měsíc pracovat několik týdnů.

Nyní na začátku každého měsíce zhruba víte, jaké úkoly budete muset udělat do konce každého z nich týden. Pokud se vám některý z těchto milníků nepodaří splnit, jednoduše věci trochu přesuňte, abyste mohli celý projekt dokončit do konečného termínu.

Plánovat tento týden (jednou týdně)

Nejprve v pondělí ráno zkontrolujte příslušný týden v seznamu „Tento měsíc“ a zjistěte, co je třeba řešit v příštích několika dnech.

Udělejte si čas a přetáhněte všechny tyto úkoly do seznamu „Tento týden“ a rozhodněte se, na které dny těmto položkám věnujete čas.

Znovu, pokud potřebujete úkoly rozdělit na dílčí úkoly nebo je duplikovat, pokračujte. Pokud jste například na konci minulého týdne zjistili, že jste ve středu měli absolvovat výcvikový kurz, můžete nyní tento rozvrh snadno uspořádat.

Naplánujte si dnes (jednou denně)

Na začátku každého dne věnujte plánování 10-15 minut na základě úkolů v Tento týden jak budete trávit čas, abyste zajistili, že narazíte na tyto milníky. Takže znovu přetáhněte příslušné položky z Tento týden seznam, na Dnes seznam.

V této fázi granularity se věci mohou rychle změnit, takže mějte na paměti a buďte připraveni na základě těchto rozptýlení změnit svůj plán. Ale úmyslným vyčleněním konkrétních bloků času a dodržením sebekázně dodržovat plán v co největší míře, je mnohem pravděpodobnější, že splníte to, co je třeba splnit.

Ve výše uvedeném příkladu můžete vidět, že celý pracovní den byl naplánován, včetně schůzek, hovorů a odpovědi na e-maily. Klíčový úkol byl rozdělen do dvou samostatných bloků času.

Na konci každého dne vymažte Dnes seznam. Na konci každého týdne vymažte Tento týden seznam. A na konci každého měsíce vyčistěte Tento měsíc seznam a začněte znovu kontrolou vašich projektů.

Díky tomu je zvyk

Jak doufáte, uvidíte, že se jedná o systém postavený pro ty, kteří sledují řadu relativně složitých projektů. Je to pro lidi, kteří musí dodržet několik termínů, aniž by se museli sami zamykat s předem stanovenou rutinou a plánem, který je diktován týdny nebo dokonce měsíce předem.

Jakmile se s touto rutinou vyrovnáte během několika týdnů, rychle zjistíte, zda je to pro vás. Pokud se vám tento systém líbí, měl by tento časový rámec stačit k úpravě systému, jak je uvedeno výše, takže funguje efektivně pro vaše specifické potřeby. Teprve poté se ponoří jako zvyk.

Další nastavení

Fyzické notebooky

Pokud nechcete Trello používat nebo byste raději tento systém používali v jiném nastavení, existuje několik možností. Sám Newport používá výběr notebooky. Použití fyzického pera a papír může skutečně přispět více 6 jednoduchých důvodů, proč papír může být stále váš produkt zabijácké aplikacePapír může být účinnějším nástrojem produktivity než počítač nebo dotykové zařízení a neměl by být okamžitě odstraněn. Nepřesvědčený? Zde je šest důvodů, proč je papír stále relevantní. Přečtěte si více než si myslíte o své produktivitě. Každý notebook představuje jinou úroveň podrobnosti: měsíc, týden, den, takže může rychle načíst změny jeho rozvrhů, pokud a kdy jsou potřeba.

Evernote & OneNote

Další alternativou jsou nástroje jako Evernote nebo Jedna poznámka. Můžete to nastavit úplně stejným způsobem jako Newport používá fyzické notebooky. Nastavte a nový notebook OneNote je nyní opravdu zdarma s více funkcemi než dříveSpolečnost Evernote již neřídí hlavní úkoly při pořizování poznámek. Společnost Microsoft nedávno oznámila, že OneNote bude svobodnější než kdykoli předtím. Ukážeme vám, co to znamená z hlediska funkcí a funkcí. Přečtěte si více pro každou úroveň podrobnosti, kterou potřebujete (viz níže). Poté postupujte podle výše uvedených kroků, abyste je udrželi v aktuálním stavu. Mým jediným problémem s tímto přístupem je to, že mezi různými notebooky existuje mnoho kliknutí proto raději používám Trello, kde lze většinu informací vidět na první pohled a lze je velmi snadno pohybovat snadno.

Vynikat

Pokud jste typem aplikace Excel, jedním z možných řešení je znovu vytvořit rozvržení, které jsme nastavili v Trellu. Funguje to, ale přesouvání úkolů a změna jejich pořadí je složitější, když máte buňky se pohybovat Úspora času pomocí textových operací v ExceluExcel umí kouzlo s čísly a zvládne znaky stejně dobře. Tato příručka ukazuje, jak analyzovat, převádět, nahrazovat a upravovat text v tabulkách. Tyto základy vám umožní provádět komplexní transformace. Přečtěte si více , spíše než jednoduše přetahovat. Pokud byste na jedné stránce raději měli méně informací, můžete pro ně vždy nastavit nové karty Projekty, tento měsíc, tento týden, a Dnes.

Mohl by FHP pracovat pro vás?

Plné Horizon Planning je systém pracovních postupů, který znamená, že můžete spravovat více projektů, aniž byste se museli zavázat k plánům, které buď opravdu nedokážete předvídat, nebo neovládáte.

Není pochyb o tom, že tento „systém vyžaduje více prvotních investic do duševní energie, než by se sklouzl od uzávěrky do uzávěrky, a rozhodně by nepracoval pro všechny typy zaměstnání“. Byl to však hlavní přispěvatel k vlastní pozoruhodné produktivitě Newportu na akademické půdě, blogování a autorství. vyhořela Programovací vyhoření: Jak znovu získat ztracenou motivaciPsaní všech těchto řádků kódu může být vyčerpání fyzicky a emocionálně. Vše, co potřebujete, abyste se dostali zpět, je vědomí, že motivaci lze znovu získat. Přečtěte si více .

Myslíte si, že se jedná o systém workflow, který byste mohli využít? Jak byste to museli přizpůsobit své vlastní kariéře? Nebo je tam a systém, který funguje efektivněji Systém 3-Strike: Jak upřednostnit seznam úkolůNedochází vám seznam úkolů? Problémem nemusí být vaše produktivita, mohou to být jen vaše priority. Naučme se, jak upřednostnit seznam úkolů a udělat věci. Přečtěte si více pro tebe?

Obrázek Kredit: vyčerpaná obchodní žena od Piotr Marcinski přes Shutterstock, 40+235 od Bark přes Flickr