Jak používat Evernote k řízení vašich schůzek

reklama

Věděli jste, že díky nejnovějším nástrojům poskytovaným Evernote je tato aplikace velmi užitečná pro správu schůzek?

Organizace a řízení schůzek Průvodce online schůzkami: Software a strategieModerní videokonferenční služby se snadno používají a jsou dostupné téměř každému s počítačem nebo chytrým telefonem. Schopnost spojit se a setkat se s lidmi online znamená, že už nejsme omezeni geografickou polohou. Přečtěte si více je únavná, ale důležitá součást toho, jak se věci stávají, a neuvědomil jsem si, jak užitečné by mohlo být Evernote užitečné pro vytváření programů schůzek a vytváření minut do nedávné doby. nejnovější funkce 8 Evernote Upgrades, o kterých byste měli vědětVypadá to, že každý druhý měsíc dostává Evernote další upgrady. Několik z nich je vydáno tiše, zatímco jiní jsou vysoce očekávanými uživateli Evernote. Od té doby, co jsem napsal svůj poslední článek o novém designu Evernote a ... Přečtěte si více Díky přidání seznamů úkolů, vytváření tabulek, sdílení poznámek a poznámkových bloků a připojování dokumentů je Evernote ideálním nástrojem pro správu schůzek.

Pokud jste v Evernote nováčkem, stáhněte si zdarma neoficiální příručka Evernote Jak používat Evernote: Neoficiální příručkaNaučit se, jak používat Evernote na vlastní pěst, trvá dlouho. Proto jsme sestavili tuto příručku, abychom vám ukázali, jak plně využít nejdůležitějších funkcí Evernote. Přečtěte si více vstávat a běžet v žádném okamžiku.

Vytvořte šablonu

Všechny týmy, výbory a organizace mají jedinečné potřeby a účely, ale pokud jde o vytváření programu schůzek, existují některé standardní položky, které pravděpodobně zahrnete pro každé setkání. Před příští schůzkou vytvořte šablonu poznámky, která bude použita pro program a zápis z vaší schůzky.

Dávám přednost použití tabulek Evernote pro agendu a minuty, protože se automaticky při přidávání obsahu mění velikost. Sloupce a řádky nelze přidat ani smazat, ale protože používám tabulku jako šablonu, nejedná se o problém. Přidání jmen pravidelných účastníků usnadňuje kontrolu od účastníků schůzky.

Udržuji datum a čas schůzky v titulní části poznámky, abych usnadnil sobě a ostatním členům týmu identifikaci těchto informací. Další atraktivní součástí formátování agendy je položka nabídky Evernote pro speciální horizontální pravidla (Formát> Vložit vodorovné pravidlo).

Zkopírujte si poznámku o agendě a vyzkoušejte ji při příštím skutečném setkání, abyste zjistili, co je třeba revidovat. Až budete s výsledky spokojeni, můžete duplikovat šablonu pro budoucí schůzky a samozřejmě si všechny poznámky o schůzkách ponechat v určeném poznámkovém bloku. Můžete také exportovat (Soubor> Exportovat poznámku) poznámka šablony do složky dokumentů nebo účtu Dropbox a v případě potřeby znovu importujte kopii.

Odkaz na jiné poznámky

Při přípravě pořadu jednání pro vás může nebo nemusí být známo, že k položkám v poznámce o schůzce lze přidat externí odkazy a odkazy na poznámky. Chcete-li přidat externí odkaz, vyberte a klepněte pravým tlačítkem myši na položku v poznámce a zvolte Odkaz> Přidat odkaz… a vložte externí URL.

Chcete-li v poznámce Evernote vytvořit odkaz na jinou poznámku, klepněte pravým tlačítkem na poznámku v zobrazení úryvku, karty nebo seznamu a vyberte Kopírovat odkaz na odkaz. Vložte odkaz jako jakýkoli externí odkaz, který bude odkazovat na poznámku. To je velmi užitečné pro přidání výsledků minulých schůzek k aktuální agendě nebo k projednání položek nabídky, pro které máte v Evernote další materiály.

Sdílení a spolupráce

I když existuje několik dobrých agenda a minutové aplikace dostupné pro iPad MinuteTaker a schůzky vám pomáhají vytvářet profesionální zprávy o minutách iPaduV mém bezplatném online průvodci online schůzky MakeUseOf, kde jsem poskytl několik tipů pro plánování a pořádání schůzek na webu, jsem odkazoval také na několik minut přijímání aplikací. Zatímco jen velmi málo z nás ... Přečtěte si více , Dávám přednost použití Evernote, protože jeho funkce sdílení a spolupráce. Díky tomu je snadné sdílet agendy a schůzky online nebo e-mailem se svým týmem a dalšími účastníky schůzek.

Další výhodou tohoto typu sdílení je, že odkazy na vaše poznámky ke schůzkám budou vždy zahrnovat změny a aktualizace poznámek a že rozvržení poznámek Evernote je na webové stránce profesionální.

Pokud používáte prémiový účet Evernote, můžete sdílet poznámky s ostatními uživateli Evernote, zejména pro účely spolupráce. Sdílené poznámky lze nastavit pro přístup pouze ke čtení nebo ke čtení a úpravám. Evernote sleduje, kdo modifikoval poznámky, a pokud dojde ke konfliktům systému, Evernote automaticky vytvoří duplikát vaší konfliktní poznámky, takže problém může být vyřešen.

Připomenutí

Další užitečnou funkcí v Evernote je schopnost nastavit připomenutí. Osobně připojuji připomenutí k pořadu jednání, který mi připomíná poslat zápisy účastníkům několik dní před zasedáním. Připomenutí Evernote se zobrazí na všech vašich zařízeních, která mají nainstalovaný Evernote.

Během setkání

Přestože je Evernote samozřejmě užitečný při pořizování minut, mnoho verzí obsahuje prezentační funkci pro zobrazení program schůzky a další poznámky prostřednictvím obrazovky projektoru a vestavěný nástroj pro zvýraznění obsah.

Prezentační nástroj obsahuje položku nabídky pro prezentaci poznámky na jiné obrazovce, ale budete muset kliknout nebo klepnout na ikonu tlačítko prezentace na panelu nástrojů pokaždé, když změníte jinou poznámku, proto si nezapomeňte procvičit používání prezentace režim před vaše setkání! Prezentační prvek lze také použít jako digitální „tabulku“ pro brainstormingové nápady.

Nástroj pro nahrávání zvuku je také užitečný pro nahrávání částí schůzky, kterou chcete zkontrolovat později. Možná budete potřebovat externí mikrofon namísto interního mikrofonu v počítači Mac nebo PC, abyste získali kvalitní záznam místnosti plné lidí.

Společnost Evernote v současné době neumožňuje dvěma nebo více lidem spolupracovat živě na poznámkách, ale poslední aktualizace online služby LiveMinutes umožňuje živou spolupráci pomocí poznámek Evernote.

Po setkání

Stejně jako u agend je Evernote výhodné sdílet i zápisy z vaší schůzky téměř okamžitě po dokončení schůzky. Spolupracovníci týmu mohou provést jakékoli potřebné úpravy zápisu a zápisy mohou být použity k přípravě pořadu jednání pro příští schůzi.

Krása používání Evernote spočívá v tom, že všechny vaše minuty jsou uloženy v notebooku pro snadný přístup. Poté, co nashromáždíte spoustu minutových poznámek, můžete je vybrat všechny a buď je sloučit do jedné obrovské poznámky, nebo je exportovat na místní disk (Soubor> Exportovat poznámky), kde je lze získat, pokud je potřebujete znovu.

Všimněte si také, když je v notebooku vybráno více poznámek, lze pro tuto kolekci vytvořit obsah. TOC je vytvořen jako poznámka a je skvělým způsobem, jak sdílet seznam dokončených minut v průběhu času.

Přizpůsobuje vašim potřebám

Efektivní používání Evernote k organizaci a řízení schůzek vyžaduje, abyste se seznámili s mnoha pokročilými funkcemi služby. Pokud členové vašeho týmu tuto službu také využívají, může to usnadnit organizaci, spolupráci a sdílení materiálů pro schůzky, což znamená, že pomocí několika málo aplikací se vše podaří.

Dejte nám vědět, pokud používáte Evernote k přípravě a pořádání schůzek v komentářích níže.