Jak odpovědět na všechny e-maily správným způsobem: Inline

reklama

V roce 1971 byl vůbec první e-mail odeslán z jednoho počítače na druhý. Nyní, 269 ​​miliard e-mailů jsou zasílány každý den.

Je nemožné si představit, kolik z těchto e-mailů je zbytečných. Kolik slouží pouze k většímu zmatku. Vypálit ještě více pozornosti a trpělivosti svých příjemců.

Ale jedna věc je jistá: pokud začalo více lidí efektivní odpověď na e-maily 5 nástrojů pro psaní lepších e-mailů, které lidé budou číst a odpovídat na něPsaní není každý šálek čaje. Ale nemusíte být skvělým spisovatelem, abyste mohli poslat skvělý e-mail. Vše, co potřebujete, je několik nástrojů k zajištění kvalitních zpráv. Přečtěte si více , všichni bychom byli připoutáni k našim doručeným trochu méně pevně a naše e-mailová úzkost Jak zvládnout úzkost Gmail InboxTolik e-mailů, tak málo času. Cítíte se tímto způsobem, pokud jde o správu doručené pošty v Gmailu? Ukážeme vám jednoduchá nastavení a užitečné nástroje pro uspořádání a odolnost doručené pošty v Gmailu. Přečtěte si více by bylo o něco méně vysilující.

Nejviditelnějším řešením zde není pouze „inline odpověď“, ale inline odpověď správně. Inline odpověď je místo, kde odpovídáte v hlavní části e-mailu, místo psaní vlastního e-mailu od nuly.

Inline odpověď je něco, co většina z nás již občas dělá. Ale měli bychom odpovídat inline daleko častěji. A měli bychom to dělat s několika pravidly, abychom udrželi tyto komplikované e-mailové vlákna uspořádané a snadno sledovatelné.

Odpovídáme na e-mail špatně

Opakem inline odpovědi je to, co se často nazývá „nejlepší zveřejnění“. Zde zasáhnete odpověď na e-mail a začnete psát v horní části textového pole. Takto je složena většina dnešních e-mailů. Ale pokud se nezabýváte extrémně jednoduchými e-mailovými konverzacemi, může zveřejňování nejlepších příspěvků způsobovat nejrůznější problémy.

Zaprvé, při prvotním příspěvku se odvolání na původní e-mail stává obrovským problémem, který vyžaduje prozkoumání e-mailem po e-mailu s cílem najít to, co hledáte. Poté se musíte posunout zpět na e-mail, který skládáte, abych parafrázoval to, co jste právě našli, mimo kontext a často chybějící významné body.

Příjemce může někdy odpovědět na váš e-mail ve zcela novém vláknu e-mailu, což znamená, že vaše konverzace nyní probíhá ve dvou nebo více samostatných vláknech.

prostřednictvím GIPHY

Pokud jste ve skupinové konverzaci, věci se stávají ještě posměšnější. Sledování toho, kdo odpovídá na to, co, kdy a na jaké odpovědi ty odpovědi se stávají téměř nemožným činem.

Inline Repying Is Solution

Namísto nejvyššího příspěvku bychom měli odpovídat v souladu - tj. V rámci původní e-mailové zprávy. V aplikaci Outlook a Apple Mail uvidíte původní zprávu, jakmile stisknete odpověď. V Gmailu stačí zobrazit tři tečky v dolní části obrazovky pro psaní a zobrazit konverzaci.

Spropitné: Chcete-li z odpovědi v Gmailu odstranit svislý řádek nabídky, zvýrazněte celý e-mail a klikněte na ikonu odsadit méně knoflík.

Vložená odpověď řeší problém, kdy je třeba procházet hromadou zpráv, protože původní e-mail je zahrnut a lze jej vyhledat v poslední zprávě, kterou v této konverzaci obdržíte. To znamená, že vše je udržováno v kontextu.

Navíc nemusíte ztrácet čas shrnováním odpovědí jiných lidí ani kopiemi útržků e-mailů, aby vaše vlastní odpovědi dávaly smysl. Díky vloženým odpovědím je vše, na co se každý může kdykoli obrátit.

A pro vlákna zahrnující více lidí je rozlišování, kdo řekl, a v odpovědi na koho, snadné (pokud se to dělá správně).

Správné vložení

Když většina lidí odpoví inline, jednoduše napíše své odpovědi vedle textu, na který chtějí odpovědět, a učiní to tučným nebo červeným.

To zdaleka není ideální. Jakmile někdo otevře e-mail v prostém textu, toto formátování nevidí. A jakmile je v niti více než několik lidí, věci se mohou rychle zmatit.

Tady je rychlý průvodce správně inline odpověď, která je škálovatelná a bude udržovat zmatek na minimu.

1. Nespoléhejte se na formátování

Jak již bylo zmíněno, v některých případech nemusí být příjemce schopen vidět formátování, které vložíte do e-mailu (např. Může upřednostňovat prostý text). Pokud je někdo slepý, může být obtížné sledovat vlákna obsahující více barev.

Každopádně pomocí formátování usnadníte vyhledávání odpovědí při skenování e-mailu. Ale nespoléhejte se výhradně na to.

2. Předmluva odpovídá vašemu jménu

Spíše než se spoléhat na formátování, zvykejte si předběžně upravovat všechny své odpovědi svým jménem a, pokud potřebujete být zvláště organizováni, datum. Požádejte všechny příjemce, aby udělali totéž.

V současné době nemáte v Gmailu jinou možnost než zadat své jméno ručně. Totéž platí pro Ever-nevýrazná aplikace Apple Mail.

Pokud však používáte aplikaci Outlook, je zde funkce pro automatické předběžné vyjádření vašich odpovědí vaším jménem. K tomu jděte na Soubor> Možnosti> Pošta. Pak jděte na Odpovědi a vpřed, zkontrolovat Předmluvy s a do textového pole zadejte své jméno. Když odpovíte v těle e-mailu, vaše jméno se automaticky objeví v závorce.

Mailbird ve výchozím nastavení má tuto možnost také.

3. Použijte řádky, prosím

Kdykoli zanecháte vloženou odpověď, mělo by to být na novém řádku, místo vložení střední věty nebo na konec odstavce.

Díky tomu je pro ostatní lidi mnohem snazší odpovědět na vaše komentáře a prohledávání konverzace probíhající kolem každého bodu je mnohem efektivnější.

4. Odsadit víceúrovňové odpovědi

Pokud se v jednom e-mailu řeší více bodů, bude v rámci jedné zprávy probíhat více vláken.

Chcete-li si tyto informace uspořádat, měli byste odsadit závitové odpovědi, takže je zřejmé, které komentáře se vztahují ke každému bodu. Osobně zde najdu nejintuitivnější znaky pomocí hranatých závorek (>), protože odrážky se nemusí zobrazovat v e-mailech s prostým textem.

To vám ušetří spoustu úsilí a snaží se zjistit, na kterou část konverzace musíte věnovat pozornost.

5. Poslední možnost: Použijte lepší nástroj

Nikdo předstírá, že vložené odpovědi jsou dokonalým řešením. Pokud ale nemáte jinou možnost než použít e-mail, věnujte čas psát e-maily, které jsou efektivní a efektivní Jak napsat perfektní profesionální e-mail (podpořený daty)E-mail zůstává hlavní formou komunikace v podnikání. Abyste v tomto prostředí uspěli, měli byste se naučit, jak vytvářet efektivní profesionální e-maily. Ukážeme vám 9 jednoduchých triků, které se osvědčily. Přečtěte si více . Na základě výše uvedených důvodů je inline odpověď nejlepším způsobem, jak udržet postup projektů. Pomáhá také všem držet krok s více konverzacemi v e-mailových vláknech, aniž by museli ztrácet čas prohlížením dlouhých seznamů minulých e-mailů.

Pokud zjistíte, že i inline odpovědi jsou příliš složité, nebo pokud se vaši kolegové nemohou do zvyklostí inline odpovědět správně, může být čas hledat jiný nástroj.

Komunikační nástroje jako Slack, Stěžovat si, a Shluk usnadnit komplexní týmovou komunikaci. Spíše než pokračovat v boji s e-mailem, pak může být čas vyzkoušet jednu z nich.

Šířit slovo

Když přijmete tato jednoduchá pravidla inline odpovědi, mnoho příjemců ocení, jak efektivní to chování e-mailu 5 nástrojů, které vám mohou pomoci psát lepší e-mailyKaždý se stále snaží vyřešit problém s e-mailem. Pojďme tedy také hovořit o nejzákladnějším zvyku všech - o umění psát lepší e-maily. S pomocí několika skvělých nástrojů. Přečtěte si více je a začněte přirozeně napodobovat váš přístup.

Pokud ovšem přirozeně nekopírují vaši uvážlivou e-mailovou etiketu, vytáhněte je na ni. Pošlete jim tento článek. Popište, jak chcete, aby odpověděli, a vysvětlete, že to ušetří spoustu nepochopených zpráv, zbytečného času a ztráty kontextu.

Opravdu neexistuje žádná nevýhoda.

Myslíte si, že tato pravidla vám pomohou zůstat na vrcholu složitých e-mailových vláken? Existují nějaké další tipy pro vložené odpovědi, které považujete za užitečné?

Obrázek Kredit: sangoiri /Depositphotos