Jak importovat data do tabulek aplikace Excel jednoduchým a snadným způsobem

reklama

Excel je král tabulkových programů Excel vs. Tabulky Google: Který z nich je pro vás lepší?Opravdu potřebujete Excel? Stolní i online řešení mají své výhody. Pokud máte problémy se správou tabulek mezi Excelem a Tabulkami Google, pomůžeme vám s rozhodnutím. Přečtěte si více , ale někdy musíte otevřít dokument, který nebyl naformátován speciálně pro programy společnosti Microsoft. A jindy budete muset dokument uložit v jiném formátu, aby jej mohli používat uživatelé, kteří nepoužívají Excel.

Import a export dat v Excelu se jeví jako komplikovaný proces, ale jakmile to uděláte několikrát, je to vlastně docela snadné. Zde je to, co potřebujete vědět.

Jak importovat data do Excelu

Bez ohledu na to, jaký druh dat importujete, zahájíte proces stejným způsobem. Udeřil Soubor> Importovat začít. Zobrazí se toto vyskakovací okno, které vám umožní zvolit formát původního souboru, který chcete importovat:

Toto dialogové okno umožňuje importovat hodnoty oddělené čárkami (CSV), FileMaker Pro, HTML a textové soubory. Pokud chcete importovat jiný typ souboru tabulky, nejlepší je exportovat tabulku v jiném formátu než původní program. Většina programů by neměla mít potíže s exportem do CSV nebo textu. V tomto příkladu budu používat CSV, protože se jedná o běžný datový formát, který se používá pro vše od výzkumných údajů po

tabulky kontaktů pro sociální média. Jak zálohovat kontakty z Facebooku na libovolný e-mailový účet [Týdenní tipy na Facebooku]Facebook dělá mnoho aspektů vašeho života pohodlnější. Je to snadný způsob, jak zůstat v kontaktu, připomíná vám narozeniny vašich přátel a dokáže synchronizovat vaše kontakty a události na Facebooku s vašimi ... Přečtěte si více

Spusťte Průvodce importem textu

Klikněte na Importa zobrazí se Průvodce importem textu:

Průvodce importem textu v Excelu dokáže tento proces usnadnit a z velké části funguje opravdu dobře. Většinu času jen zasáhnete Další> dokud průvodce nezmizí a vaše data se nezobrazí v tabulce. Jak je vidět na obrázku výše, textový průvodce určil, že tento soubor je ohraničen - každá buňka je oddělena čárkou. Protože je to správné, můžeme jen zasáhnout Další> a pokračujte v importu (pokud tomu tak není, přečtěte si tipy na import s pevnou šířkou).

Nastavit oddělovače dat

Druhý krok umožňuje vybrat řadu různých možností souvisejících s oddělováním, které vám pomohou zajistit, aby vaše data byla importována správně:

Nejprve si můžete vybrat oddělovač. Data, která sem importuji, používají k oddělení buněk čárky, takže odejdu Čárka vybraný. Tab je také vybrána a nemá na tento import nepříznivý dopad, takže jej nechám na pokoji. Pokud vaše tabulka používá mezery nebo středníky k rozlišení buněk, vyberte tuto možnost. Pokud chcete data rozdělit na jiný znak, například lomítko nebo tečku, můžete tento znak zadat do Jiný: box.

Považujte za sebou následující oddělovače jako jeden box dělá přesně to, co říká; v případě čárek by mít dvě čárky v řadě vytvořily jednu novou buňku. Pokud políčko není zaškrtnuto, což je výchozí nastavení, vytvoří se dvě nové buňky.

Kvalifikátor textu box je důležitý; Když průvodce importuje tabulku, bude s některými buňkami zacházet jako s čísly a s některými jako s textem. Znak v tomto poli sdělí Excelu, které buňky by měly být považovány za text. Normálně budou kolem textu uvozovky (““), takže toto je výchozí možnost. Kvalifikátory textu se nebudou zobrazovat v konečné tabulce. Můžete ji také změnit na jednoduché uvozovky (‘‘) nebo žádné. V takovém případě zůstanou všechny citace na místě, když budou importovány do konečné tabulky.

Nastavení datových formátů

Jakmile všechno vypadá dobře, trefte Další> přejděte na poslední krok, který vám umožní nastavit formáty dat pro importované buňky:

Výchozí hodnota pro Formát dat sloupce je Všeobecné, která automaticky převádí data do číselných, datových a textových formátů. Z velké části to bude fungovat dobře. Pokud však potřebujete specifické formátování, můžete si vybrat Text nebo Datum:. Možnost datum také umožňuje zvolit formát, ve kterém se datum importuje. A pokud chcete přeskočit konkrétní sloupce, můžete to udělat také.

Každá z těchto možností se použije na jeden sloupec nebo na více sloupců, pokud vyberete více než jeden. Pokud máte obří tabulku, může to dlouho trvat, než projdete všechny sloupce Pokud jsou všechna data při prvním importu správně naformátována, může vám to z dlouhodobého hlediska ušetřit čas to.

Poslední možností v tomto dialogu je Pokročilý menu, které vám umožní upravit nastavení použitá pro rozpoznávání číselných dat. Výchozí používá tečku jako oddělovač desetinných míst a čárku jako oddělovač tisíců, ale můžete to změnit, pokud jsou vaše data formátována odlišně.

Poté, co jsou tato nastavení vytočena podle vašich představ, stačí kliknout Dokončit a import je hotový.

Místo oddělování použijte pevnou šířku

Pokud aplikace Excel vaše data vymezí špatně nebo jste import textového souboru bez oddělovačů Jak převést textové soubory s oddělovači do tabulek ExceluJe snadné převést oddělený textový soubor do tabulky aplikace Excel. Zde je návod, jak to provést pomocí tří různých metod. Přečtěte si více , můžeš si vybrat Pevná šířka namísto Vymezeno v prvním kroku. To vám umožní rozdělit data do sloupců na základě počtu znaků v každém sloupci.

Pokud například máte tabulku plnou buněk, která obsahuje kódy se čtyřmi písmeny a čtyřmi čísly, a chcete rozdělit písmena a čísla mezi různé buňky, můžete zvolit Pevná šířka a rozdělit na čtyři znaky:

Chcete-li to provést, vyberte Pevná šířka a klikněte Další>. V následujícím dialogu můžete Excelu sdělit, kam rozdělit data do různých buněk kliknutím na zobrazená data. Chcete-li rozdělit, klikněte a přetáhněte šipku v horní části řádku. Pokud chcete rozdělit část, poklepejte na řádek.

Po výběru vašich rozdělení a bít Další>, získáte stejné možnosti, jaké byste použili v odděleném importu; můžete vybrat formát dat pro každý sloupec. Pak udeřte Dokončit a získáte tabulku.

Kromě importu nedefinovaných souborů je to dobrý způsob rozdělit text a čísla Jak extrahovat číslo nebo text z ExceluPotřebujete extrahovat číslo z řetězce nebo smíšeného textu v Excelu? Zde je návod, jak převést text a čísla v aplikaci Microsoft Excel. Přečtěte si více ze souborů, se kterými pracujete. Uložte soubor jako soubor CSV nebo textový soubor, importujte jej a pomocí této metody jej rozdělte, jak chcete.

Import HTML je stejný jako import CSV nebo textových souborů; vyberte soubor, projděte stejné možnosti jako výše a váš dokument HTML bude transformován do tabulky, kterou můžete s nimi pracovat (může to být užitečné, pokud chcete stahovat tabulky HTML z webu nebo pokud jsou data webových formulářů uložena v HTML formát).

Export dat z Excelu

Export dat je mnohem jednodušší než import. Až budete připraveni exportovat, stiskněte Soubor> Uložit jako... (nebo použijte a šikovná klávesová zkratka Excel 35 Každodenní klávesové zkratky Microsoft Excel pro Windows a MacKlávesové zkratky vám mohou ušetřit spoustu času! Tyto zkratky aplikace Microsoft Excel slouží k urychlení práce s tabulkami v systému Windows a Mac. Přečtěte si více ) a zobrazí se vám řada možností. Stačí si jen vybrat ten, který potřebujete.

Zde je přehled několika nejčastějších:

• .xlsx / .xls: standardní formáty Excel.
• .xlt: Šablona Excel.
• .xlsb: formát Excel psaný v binárním formátu místo XML, který umožňuje ukládání extrémně velkých tabulek rychleji než standardní formáty.
• .csv: hodnota oddělená čárkami (jako v prvním příkladu importu použitém výše; lze přečíst pomocí libovolného tabulkového procesoru).
• .txt: několik mírně odlišných formátů, které oddělují buňky v tabulce pomocí karet (v případě pochybností vyberte Text oddělený tabulátory namísto jiné možnosti .txt).

Když vyberete formát a stisknete Uložit, můžete obdržet upozornění, které vypadá takto:

Pokud chcete soubor uložit jako něco jiného než .xlsx nebo .xls, pravděpodobně k tomu dojde. Pokud v tabulce nejsou konkrétní funkce, které opravdu potřebujete, stačí kliknout Pokračovat a váš dokument bude uložen.

Jeden krok blíže k Excel Mastery

Z velké části lidé prostě používají tabulky ve formátu Excel a je opravdu snadné je otevřít, upravit a uložit. Ale jednou za čas dostanete jiný druh dokumentu, jako je dokument extrahovaný z webu nebo vygenerovaný v různé sady Office Která kancelářská sada je pro vás nejlepší?Budete stisknuti, abyste našli povolání, které nevyžaduje nějaké zpracování slov nebo čísel. A možná se divíte, je Microsoft Office opravdu nejlepším řešením? Zde jsou vaše možnosti. Přečtěte si více . Vědět, jak importovat a exportovat různé formáty, může práci s těmito druhy listů mnohem pohodlnější.

Importujete nebo exportujete soubory aplikace Excel pravidelně? K čemu je to užitečné? Máte nějaké tipy na sdílení nebo konkrétní problémy, pro které jste dosud nenašli řešení? Sdílejte je níže!