5 kroků k úspoře papíru a digitalizaci

reklama

Papír a alternativní materiály jako pergamen byly kdysi velmi vzácné a vzácné materiály. Dnes používáme papír téměř všude nebo spíše - kdekoli jej nelze nahradit plastický.

Výroba jakýchkoli materiálů je zátěží pro životní prostředí, ačkoli papír - obvykle vyrobený ze dřeva, je biologicky rozložitelný, a proto je mnohem jednodušší recyklovat.

Digitalizace vám nejen ušetří papír a pomůže životnímu prostředí, ale také vám ušetří spoustu místa: váš stůl nebo dokonce vaše lednička bude vypadat mnohem čistěji. Hledání dokumentů bude mnohem rychlejší. A konec konců žijeme v digitálním věku! Zde je návod, jak začít:

1. Snímání

Všechno to začíná skenováním vašich stávajících papírových dokumentů. Pokud nemáte skener, můžete použít digitální fotoaparát, vyfotografovat a použít Snapper opravit perspektivu a zkreslení. Damien podrobně prozkoumal tento nástroj před několika měsíci: Snapér - skenujte vaše dokumenty bez skeneru Snapér - skenujte vaše dokumenty bez skeneru Přečtěte si více

2. Soubor

Ujistěte se, že vymyslíte dobrý systém, který vám umožní snadno vyhledat dokument, který budete potřebovat. Vždy se zeptejte sami sebe: „Kde a jak to hledám?“

Nejjednodušší způsob, jak ukládat dokumenty, je pravděpodobně mít ve formátu PDF, pojmenovat je datem a krátkým popisem a hledat vše, co v obsahu potřebujete, podle klíčových slov.

Protože vyhledávání obrázků pro text ještě není standardní, název souboru pro obrázky bude muset být velmi popisný. Alternativně můžete použít nástroj s názvem JOCR, který vyjme text ze naskenovaných dokumentů a vloží je do textového souboru. Můžete dát textovému souboru přesně stejný název jako obrázek, uložit jej do stejné složky a tak budete moci snadno dohledat příslušný dokument. Varun přezkoumal JOCR: Jak extrahovat text z obrázků Jak extrahovat text z obrázků (OCR)Nejlepší způsob, jak extrahovat text z obrázku, je použít optické rozpoznávání znaků (OCR). Ukážeme vám sedm bezplatných nástrojů OCR pro danou úlohu. Přečtěte si více

Pokud to zní jako příliš mnoho problémů, můžete také naskenovat naskenované dokumenty a soubory PDF pomocí GMail. Stačí vám e-mailem poslat soubory a do e-mailu zadejte příslušná klíčová slova. Nezapomeňte na bezpečnostní riziko, kterému můžete své soubory vystavit, proto se snažte nenahrávat citlivé dokumenty.

3. Použijte Nástroje

Používáme hodně papíru pro náhodné poznámky, které se pak navždy přilepí na našich lavicích nebo dokud na ně nevylijeme kávu. Chcete-li ušetřit papír a zajistit, aby váš stůl vypadal trochu čistěji, zkuste získat rutinu pro používání nástrojů.

Připomenutí, rychlé poznámky, seznamy úkolů, adresy lze organizovat a ukládat digitálně. V závislosti na tom, jaké nástroje používáte, může mít další výhodu přístupu k nim, ať jste kdekoli.

Pro rychlé poznámky byste měli použít Stickies, což je v podstatě digitální alternativa k Post-It Notes.

Kalendář Google vytváří vynikající online a stolní kalendář. Může vám také připomenout úkoly. Pokud integrujete Kalendář Google do Thunderbirdu, můžete si dokonce vytvářet seznamy úkolů přímo z plochy. V mém článku Postup: Integrace Kalendáře Google do Thunderbirdu Jak integrovat Kalendář Google do ThunderbirduPoužíváte Thunderbird a Kalendář Google a zajímá vás, jak je můžete spojit? Ukážeme vám, jak plně integrovat Kalendář Google s Thunderbirdem. Přečtěte si více , uvidíte, jak se to dělá.

Jedním z nejlepších nástrojů, jak zůstat v pořádku a zbavit se papírových poznámek a připomenutí, je Pamatujte na mléko. Protože je kompatibilní s řadou dalších aplikací, může se také stát vaším centrálním centrem pro sledování úkolů a informací. David přikryl 8 snadných způsobů, jak spravovat úkoly s pamětí The Milk 8 snadných způsobů, jak spravovat úkoly s pamětí The Milk Přečtěte si více , což poskytuje trochu podrobnější informace o tom, co pro vás tento nástroj může udělat.

Dále v článku Spravujte svůj život pomocí bezplatných nástrojů pro správu času online Spravujte svůj život pomocí bezplatných nástrojů pro správu času online Přečtěte si více , Přezkoumal jsem několik dalších užitečných nástrojů, z nichž některé jsou uvedeny výše.

4. Zálohování, zálohování, zálohování

Chcete-li být zcela bezpapírový, museli byste v určitém okamžiku původní papírové dokumenty zlikvidovat nebo je uložit. Samozřejmě existují dokumenty, které musíte držet. Ale pro většinu budou digitální kopie dost dobré.

K nehodám však dochází. Váš pevný disk by se mohl poškodit a vzít si s sebou digitální kopie dokumentů. Je proto důležité vytvářet pravidelné zálohy.

Důvěrné soubory by nikdy neměly opustit váš pevný disk a měli byste je pravidelně zálohovat na externí disky.

A co dokumenty uložené ve vašem účtu GMail? Přestože může být GMail docela bezpečným místem, měli byste si také zálohovat svůj účet GMail, jen aby jste si byli stoprocentně jisti, že je za všechno účtováno.

Existuje způsob, jak zálohovat GMail pomocí GMail Backup, jak Karl popsal ve svém článku Jak zálohovat svůj účet Gmail na svůj počítač Jak zálohovat svůj účet Gmail na váš pevný diskMůžete ztratit přístup k vašim cenným datům Gmailu. S tolika dostupnými možnostmi má smysl pravidelně zálohovat Gmail. Tento rychlý průvodce ukazuje, jak na to. Přečtěte si více .

A konečně, když máte elektronickou kopii každého důležitého dokumentu, i když originál nemůžete zahodit, je sama o sobě záloha. Jen si představte všechny své cenné papírové dokumenty ztracené při povodni nebo požáru - a stále máte duplikát na pevném disku.

5. Opakovat

Udělejte z výše uvedených kroků zvyk. To je zásadní. Pokračujte v nastavení připomenutí pro skenování papírových dokumentů. Udělejte skenování rutinou pro vše, co přichází, a pracujte na starých věcech, až budete mít čas. A opakujte.

Co tedy brání plnému převodu ze starého uživatele papíru na nového digitálního mistra? Dejte nám vědět digitálně v komentářích.