3 tipy, jak řešit přetížení e-mailů v Gmailu [Zobrazit a sdělit]

reklama

Většina z nás trpí přetížením informacemi. Být ohromen soukromými e-maily nemusí být velkým problémem a ignorování poloviny e-mailů je ve skutečnosti přijatelné do určité míry. Očekává se však, že v profesionálním životě najdete způsoby, jak si poradit se všemi příchozími kanály, musíte také zpracovat informace, tj. předat dál, reagovat, diskutovat, sledovat a následovat.

Na MakeUseOf jsme napsali mnoho článků o různých způsobech, jak používat Google Mail a jak toho co nejlépe využít. Jaké funkce a techniky však lidé, kteří dostávají stovky e-mailů za týden, skutečně používají? Jak můžeme sledovat desítky úkolů a přitom zůstat na vrcholu každodenní povodně? I když nemůžu mluvit za své kolegy, určitě mohu mluvit za sebe. Používám Google Mail ke zpracování e-mailů a většiny mých úkolů as tímto článkem bych se s vámi rád podělil o své „magické triky“.

Filtrování příchozí pošty

Klíčovým krokem k řešení povodně pro mě bylo nastavení filtrů pro příchozí poštu. Pokud dostáváte více než tři nebo čtyři e-maily denně a pokud opakovaně dostáváte konkrétní e-maily, například oznámení, informační bulletiny nebo připomenutí, důrazně doporučujeme nastavit filtry.

Nastavil jsem přes 20 filtrů, které třídí poštu pod 15 klíčových štítků (podobných složkám), například abych se postaral o komentáře oznámení, e-maily týkající se odpovědí na MakeUseOf, včetně nových a zveřejněných otázek nebo e-maily týkající se zvukové neděle.

Dostávám hodně e-mailů, které ve skutečnosti nemusím číst, alespoň ne ve své doručené poště, například nové otázky zaslané odpovědi na MakeUseOf. Stále však chci mít kopii ve své doručené poště, například, abych předal otázku kolegovi nebo na ni odpověděl e-mailem. Protože však tyto e-maily nemusím číst, vytvořil jsem filtr, který je třídí a označí jako přečtený.

Takže pokaždé, když se vedle jednoho z mých štítků objeví odvážné číslo, vím, že existuje pošta, kterou musím číst. V závislosti na tom, co je štítek, jsem si ho okamžitě přečetl (např. Doručená pošta), nebo jsem odložil hromadu času na společné čtení všech e-mailů této kategorie (např. Oznámení o komentářích).

Pokud se chcete dozvědět více o nastavení filtrů v Google Mail, doporučuji tento článek 3 skvělé příklady použití filtrů Gmailu pro produktivitu 3 skvělé příklady použití filtrů Gmailu pro produktivitu Přečtěte si více . Obsahuje několik skvělých tipů pro nastavení seznamů e-mailů, správu připomenutí nebo filtrování událostí kalendáře Google.

Upřednostňování

Takže jste nastavili filtry pro e-maily, které dostáváte pravidelně, ale vaše doručená pošta stále bývá plná méně důležitých věcí? Google Mail má pro to řešení a nazývá se Prioritní pošta. Nastavení je snadné pod> Nastavení > Doručená pošta. Ve výchozím nastavení se v doručené poště zobrazí následující štítky: Důležitá a nepřečtená pošta, Pošta s hvězdičkou a Všechno ostatní ve vaší doručené poště. Můžete jej upravit tak, aby obsahoval další důležitý štítek, nebo změnit nebo odebrat jeden z výše uvedených.

Důkladný úvod do Prioritní pošty najdete v článku Prioritní pošta Gmailu řeší problém Bacn Prioritní pošta Gmailu řeší problém Bacn Přečtěte si více .

Sledování

Můžete sledovat různé e-maily tím, že je automaticky nebo ručně označíte. Pokud však musíte ručně označovat desítky e-mailů každý den, může být označování značně únavné, protože to vyžaduje několik kliknutí myší a určitou koordinaci. Co pro mě funguje mnohem lépe, jsou hlavní e-maily.

Jedním z mých hlavních redakčních úkolů je sledování komentářů. To zahrnuje všechny komentáře na MakeUseOf, které je třeba řešit, pozoruhodné poznámky obecně, nejlepší komentáře od zaměstnanci, nejlepší komentáře pro soutěž Nejlepší odpověď týdne (MakeUseOf Answers) a vítězné komentáře této soutěže. Obvykle mám v daném okamžiku označeno 50 až 100 komentářů a mezi nimi používám pět různých štítků. Ke všem označeným poštám mám přístup přes štítek s hvězdičkou, což mi umožňuje rychle se s nimi vypořádat, a tento štítek bývá velmi barevný.

U termínů nebo e-mailů, které chci sledovat, převádím e-maily na úkoly, jak je popsáno v tomto skvělém článku: 4 jednoduché kroky k dosažení a udržování doručené pošty nulové v Gmailu 4 jednoduché kroky k dosažení a udržení nulové složky Doručená pošta v Gmailu Přečtěte si více

Všechny ty malé věci

Nastavil jsem řadu malých nastavení, která mi usnadňují práci s e-maily. Je samozřejmé, že používám zobrazení konverzace s vlákny. Většina dalších malých nastavení je poskytována prostřednictvím funkcí Google Labs a níže je seznam mých oblíbených položek.

• Automatický postup…
  automaticky zobrazit další konverzaci po zpracování předchozího e-mailu.
• Výchozí „Odpovědět všem“…
  protože většina mé odchozí pošty je určena více než jednomu příjemci.
• Náhled doručené pošty…
  protože se nemůžu dočkat, až uvidím, co na mě čeká, zatímco se GMail načítá.
• Přesunout sloupec ikony…
  protože je pro mě snazší je skenovat, když jsou na levé straně.
• Odeslat a archivovat…
  Chcete-li uložit kliknutí a rychlejší vyprázdnění této schránky.

Závěr

Pokud stále čekáte na magický trik, obávám se, že vás musím zklamat. Neexistuje žádná magie zapojená do udržování vrcholu věcí! Obecně to vyžaduje jen několik jednoduchých strategií a hodně disciplíny.

Pokud jste vážně doufali v úhledný trik, zkuste to 1 Úžasný tip pro Gmail, o kterém nevíte. 1 Úžasný tip na Gmail, o kterém nevíte. Vážně. Přečtěte si více

A mnoho dalších skvělých tipů najdete zde:

• Jak převést doručenou poštu do seznamu úkolů pro čtení Jak převést doručenou poštu do seznamu úkolů pro čteníPokud často používáte Gmail, s největší pravděpodobností víte, kolik věcí s ním můžete skutečně dělat (kromě čtení a odesílání pošty). Už jsme sdíleli několik tipů, jak ... Přečtěte si více
• Jak efektivně vyhledávat e-maily v Gmailu Jak efektivně vyhledávat e-maily v Gmailu Přečtěte si více
• 4 způsoby, jak nastavit Gmail jako výchozí e-mail v prohlížeči 4 způsoby, jak nastavit Gmail jako výchozí e-mail v prohlížečiVzhledem k tomu, že uživatelé pomalu migrují data do cloudu, je samozřejmostí mít účet webmail, přičemž Google Mail je tou nejlepší volbou. Tím, co tento vývoj nijak neovlivní, Windows pokračuje v propojování e-mailových odkazů (a.k.a ... Přečtěte si více
• 3 věci, které uživatelé Gmailu nastavili na svých účtech 3 věci, které uživatelé Gmailu nastavili na svých účtech Přečtěte si více

Kolik e-mailů dostanete denně a jak s nimi nakládáte? Máte nějaké GMail tipy a triky, které jsem nepokryl? Nebo existuje důvod, proč používáte jiného e-mailového klienta?