Jak nastavit e-mail mimo kancelářský respondér v aplikaci Outlook

reklama

Co získáte, když zkombinujete dvoutýdenní dovolenou s rušným pracovním životem? Jakmile se vrátíte domů, čeká na vás obrovský projekt - jen proséváte všechny tyto e-maily! Počkejte - proč v aplikaci Outlook nepovolit funkci Mimo kancelář a automatizovat některé z těchto odpovědí?

Zde na MakeUseOf jsme se zabývali tím, jak to udělat v Gmailu, jako je Tina pokyny pro dovolenou Jak nastavit e-mail mimo kancelář, než vyrazíte na cestuNechtěli byste jít na dovolenou s vědomím, že nemusíte kontrolovat svůj e-mail? Pokud se nemůžete spolehnout na pomocníka, když jste pryč, obraťte se na autoresponders v Gmailu. Přečtěte si více a Markova metoda pomocí e-mailového filtru Vytvořte automatickou e-mailovou odpověď pomocí nového filtru Gmail Přečtěte si více . Jediným klientem, kterého jsme dosud nezaložili, je Outlook. Bezplatná verze webu Outlook.com, na rozdíl od Gmailu, bohužel nenabízí funkci odpovědi mimo kancelář. Pokud však máte aplikaci Outlook 2010 a účet na serveru MS Exchange - který mnoho společností poskytuje zaměstnancům - máte štěstí.

Použití aplikace Mimo kancelář v aplikaci Outlook

Společnost Microsoft velmi zjednodušila nastavení automatizovaného systému, který bude odesílat okamžité odpovědi každému, kdo vám pošle e-maily, když jste mimo kancelář. Nezáleží na tom, jestli je to jen během 24 hodin nebo během 2 týdnů dovolené, můžete nakonfigurovat Klient aplikace Outlook bude reagovat přesně, jak chcete, a přesně tak dlouho, kolik potřebujete to.

Chcete-li se k tomuto nastavení dostat v aplikaci Outlook 2010, pod tlačítkem Logo Windows vyberte možnost Info. Zde uvidíte velké tlačítko, které zní „Automatické odpovědi“ s dvířky a ikonou šipky.

Kliknutím na tlačítko Automatické odpovědi spustíte aplikaci Outlook mimo kancelář. Vyskakovací okno, které uvidíte, je mnohem pokročilejší, než si můžete uvědomit. Na první pohled je to rychlý způsob, jak povolit možnost „Odeslat automatické odpovědi“, a jednoduše napsat rychlou poznámku, že aplikace Outlook automaticky za vás pošle zprávu kdokoli, kdo vám pošle e-mail Každý uživatel Google+ vám nyní může posílat e-maily v Gmailu (a zde je návod, jak jej deaktivovat)Od dnešního dne vám bude moci každý uživatel Google+ poslat zprávu ve vašem Gmailu. Chcete-li odeslat zprávu, stačí přidat tuto osobu na Google+. Přečtěte si více .

Při bližší prohlídce však zjistíte, že je zde mnohem více funkcí, než se setká s okem.

Nejprve si můžete definovat konkrétní časové období pro aktivaci funkce automatické odpovědi, takže když se vrátíte z dovolené, nemusíte se obávat, že ji vypnete!

Také si všimnete, že existují dvě karty. Ten vlevo je nastavit automatickou odpověď Don't Text Me: Automatická odpověď textových zpráv, když jste zaneprázdněni Přečtěte si více pouze pro lidi, kteří vám posílají e-maily zevnitř společnosti.

Karta vlevo je místem, kde můžete nastavit konkrétní odpověď pro kohokoli, kdo vám pošle e-maily z vaší společnosti.

Nastavení e-mailových pravidel

Ve spodní části tohoto okna si všimnete, že je zde zdánlivě nevýznamné malé tlačítko s názvem „Pravidla…“

Toto tlačítko je ve skutečnosti docela významné, protože vám umožňuje dále definovat, jak bude aplikace Outlook automaticky odpovídat definováním konkrétních lidí, slov v předmětu nebo těle, nebo zda byl e-mail odeslán přímo nebo CC'd.

Zde můžete vytvořit velmi specifická pravidla. Můžete například vytvořit pravidlo, že pokud vám matka pošle e-mail, můžete tento e-mail přeposlat na osobní účet, který budete sledovat během vaší dovolené (nebo ji poslat přímo do koše, v závislosti na vašem vztahu s vaší) matka).

Ještě zajímavější je, když kliknete na tlačítko „Upřesnit…“.

Zde můžete definovat více podrobností o tom, na které zprávy chcete odpovědět jiným způsobem, než je standardní automatická odpověď. Můžete si vybrat zprávy nad nebo pod určitou velikostí, kdy byly přijaty, jejich úroveň důležitosti a další.

Vytvořte odpověď mimo kancelář pomocí e-mailových pravidel

Saikat poskytl několik tipů pomocí filtrů aplikace Outlook Tip pro MS Outlook: Jak automaticky organizovat příchozí e-maily Přečtěte si více předtím, a Jack udělal totéž Filtry Google, Hotmail a Yahoo Jak nastavit filtry e-mailů v Gmailu, Yahoo Mail a OutlookFiltrování e-mailů je vaším nejlepším nástrojem, jak udržet vaši poštu v pořádku a uspořádanou. Zde je návod, jak nastavit a používat e-mailové filtry v Gmailu, Yahoo Mail a Outlook. Přečtěte si více . Pokud o tom přemýšlíte, odpověď Mimo kancelář je ve skutečnosti alternativní verzí toho, co byste mohli udělat, kdybyste klikli na Spravovat pravidla z nabídky aplikace Outlook.

Pomocí Průvodce pravidly přejděte dolů na možnost zkontrolovat zprávy „přijaté v určitém rozsahu dat“.

Definujte toto časové období jako od okamžiku, kdy se vydáte na dovolenou, do okamžiku, kdy se chystáte vrátit domů.

Nakonec vše, co musíte udělat, je definovat, jakou odpověď nebo akci chcete, aby pravidlo provedlo, když příchozí zprávy splňují tato kritéria, a v podstatě máte mimo kancelářskou odpověď!

Jak vidíte, není důvod, abyste nemohli odpovídat na e-maily, i když jste na dovolené! Jediné, co musíte udělat, je věnovat čas tomu, abyste sdělili aplikaci Outlook, jak byste chtěli, aby vám odpověděla, a lidé budou myslíte, že jste stejně produktivní jako kdykoli předtím, i když sedíte na pláži a usrkáváte margarita.

Jakými kreativními způsoby používáte aplikaci Outlook mimo kancelář? Máte nějaké dobré tipy nebo příběhy? Sdílejte je v sekci komentářů níže!

Obrazové kredity: robotická ruka Přes Shutterstock