4 tipy pro produktivitu Mac Mail, které musí všichni profesionálové vědět

reklama

Pokud používáte Mac na pracovišti, pravděpodobně používáte pro vaši e-mailovou komunikaci aplikaci Mail. Tento vestavěný nástroj pro MacOS nabízí flexibilní funkce, díky kterým je užitečným nástrojem pro profesionály.

Možná jste prostě neměli čas prozkoumat tyto funkce nebo jste novým uživatelem Mac. V každém případě vám tento seznam tipů pro profesionální produktivitu pro Mail na Mac pomůže nastavit aplikaci pro úspěch.

1. Používejte VIP pro svého šéfa nebo klienta

Funkce VIP ve službě Mail (k dispozici pro Mac i iOS) vám poskytuje skvělý způsob, jak snadno najít e-maily od vašich nejdůležitějších kontaktů. Díky vyhrazené poštovní schránce je to pohodlný způsob, jak zajistit, aby se zprávy od vašeho šéfa nebo klienta vždy rychle zobrazovaly.

Můžete si nastavit své VIP a pak jim dát vlastní zvuky upozornění. Tímto způsobem víte, že příchozí e-mail pochází od VIP, i když jsou vaše oči někde vedle obrazovky.

Nastavit VIP poštou

Určení odesílatele kontaktu nebo e-mailu jako VIP je stejně jednoduché jako několik kliknutí:

1. V e-mailové aplikaci vyberte e-mail od odesílatele, který chcete VIP.
2. Klikněte na jejich název v záhlaví e-mailu.
3. Vybrat Přidat k VIP z místní nabídky.

Jakmile to uděláte, uvidíte hned několik změn. Nejprve bude jméno osoby v záhlaví e-mailu nyní vedle ní hvězdička. Za druhé, jejich jméno a e-maily se objeví ve vašem VIP poštovní schránka.

Nastavte vlastní VIP oznámení

I když tato část je volitelná, může být docela užitečná. Chcete-li nastavit vlastní zvuk upozornění pro e-maily, které přicházejí od e-mailů ve vašem VIP seznamu, postupujte takto:

1. Klikněte na Pošta > Preference z panelu nabídek a přejděte na Pravidla tab.
2. Klikněte na Přidat pravidlo.
3. Dejte svému pravidlu a název a opustit Jsou-li splněny některé z následujících podmínek nastaven na žádný.
4. Pro podmínku vyberte Odesílatel je VIP.
5. Pro akci vyberte Přehrát zvuk. Poté v poli vpravo vyberte zvuk, který chcete použít.
6. Klikněte na OK. V následujícím poli s dotazem, zda chcete použít pravidlo na zprávy ve vaší doručené poště, můžete vybrat Nepoužívejte.

Nyní, když vaše hlava dole kontroluje dokument, budete vědět, kdy VIP e-mail dorazí právě zvukem.

2. Vytvořte e-mailové skupiny pro týmy nebo zaměstnance

Pokud denně pracujete s projektovým týmem nebo často e-mailujete svým zaměstnancům, použití skupiny pro tyto kontakty usnadňuje jejich zaslání e-mailem najednou. I když k vytvoření skupiny musíte použít aplikaci Kontakty, můžete jim pomocí e-mailu odeslat e-maily.

Vytvořte svou skupinu

Nejprve otevřete v počítači Mac aplikaci Kontakty. Poté máte několik rychlých způsobů, jak vytvořit skupinu:

• Klikněte na Soubor > Nová skupina z panelu nabídek nebo klikněte na ikonu znaménko plus která se zobrazí vedle jedné z vašich kontaktních kategorií, jako je iCloud nebo Gmail. Pojmenujte novou skupinu a stiskněte Vrátit se. Pak můžete přetáhnout kontakty z různých umístění do nové skupiny.
• Vyberte všechny kontakty, které chcete ve skupině. Můžete kliknout na první a poté podržet Příkaz a klikněte na každý další. Poté vyberte Soubor > Nová skupina z výběru v panelu nabídek a pojmenujte svou skupinu.

Vytvořte skupinový e-mail

Jakmile je vaše skupina nastavena v aplikaci Kontakty, je adresování e-mailu jim hračka. Navíc to můžete udělat buď v aplikaci Kontakty, nebo v aplikaci Mail.

V Kontakty aplikaci, klikněte pravým tlačítkem na e-mailovou skupinu a vyberte Odeslat e-mail na [název skupiny]. Nové okno zprávy v aplikaci Pošta se poté otevře s touto skupinou v Na pole.

V Pošta app, začněte psát název vaší skupiny do To poli. Když se skupina zobrazí v seznamu návrhů, klikněte na ni.

Ať už se rozhodnete pro vytváření skupinového e-mailu, ať už jde o jakýkoli způsob, je tento tip vhodný pro zasílání e-mailů několika jednotlivcům najednou, zejména pokud často posíláte zprávy stejným lidem.

3. Nastavení poštovních pravidel pro e-maily projektu

Pokud nastavíte vlastní zvuk upozornění pro své VIP, jak je uvedeno výše, už jste se ponořili do používání pravidel v aplikaci Mail. S těmi však můžete udělat mnohem víc Pravidla pošty pro vaše e-maily 6 pravidel Apple Mail pro řešení e-mailu za vásOhromen e-mailem na vašem počítači Mac? Filtry Apple Mail usnadňují zaměření na důležité zprávy a skrytí nevyžádané pošty. Přečtěte si více než jen nastavení zvuků oznámení.

Nastavením poštovních pravidel pro e-maily vztahující se k projektu nebo dokonce k určitému tématu můžete nechat aplikace provádět akce automaticky. Je to skvělý způsob, jak uspořádat doručenou poštu tak, že si podobné zprávy uložíte společně nebo označíte e-maily zvláštním způsobem, abyste je rychle našli.

Přesunout e-maily do složky

V tomto prvním příkladu přesuneme všechny e-maily pro projekt X do poštovní schránky projektu X. To bude zahrnovat zprávy s větou „Projekt X“ v předmětu i zprávy od členů týmu skupiny X.

1. Klikněte na Pošta > Preference z nabídky a přejděte na Pravidla tab.
2. Klikněte na Přidat pravidlo.
3. Pojmenujte své pravidlo. Pro náš příklad to budeme nazývat E-maily projektu X..
4. Opustit Jsou-li splněny některé z následujících podmínek nastaven na žádný aby zachytil kteroukoli z podmínek, které jste nastavili.
5. Pro podmínku vyberte Předmět v prvním rozevíracím seznamu, obsahuje v druhém a do textového pole zadejte „Projekt X“.
6. Klikněte na ikonu znaménko plus napravo přidat další podmínku.
7. Pro další podmínku vyberte Odesílatel je členem skupiny v prvním rozevíracím seznamu a Projekt X Group (skupina, kterou jsme vytvořili dříve) ve druhé.
8. Pro akci vyberte Přesunout zprávu v prvním rozevíracím seznamu a Projekt X ve druhém.
9. Klikněte na OK, poté se rozhodněte, zda chcete, aby se nové pravidlo vztahovalo na vaši doručenou poštu výběrem Nepoužívejte nebo Aplikovat.

Označte e-maily barvou nebo příznakem

Možná nechcete přesouvat e-maily do konkrétní složky, ale raději byste je mohli rychle najít v doručené poště. Chcete-li toho dosáhnout, můžete pomocí pravidel Mail použít barvy, příznaky nebo obojí.

Na našem příkladu Projektu X výše nastavte své podmínky podle kroků jedna až sedm. Až se dostanete k kroku 8, vyberte jednu nebo obě z následujících možností:

• Nastavte barvu: V prvním rozevíracím seznamu vyberte Nastavit barvu, v dalším zvolte Pozadí nebo Texta poté vyberte barva ve třetí.
• Označit jako označené: V prvním rozevíracím seznamu vyberte Označit jako označeno a v dalším zvolte barva vlajky.

Pokračujte posledním krokem kliknutím OK a zda chcete použít pravidlo pro doručenou poštu.

Díky těmto typům pravidel můžete automaticky přesouvat zprávy nebo nahlížet na e-maily projektů na první pohled v doručené poště.

4. Vytvářejte inteligentní poštovní schránky pro nezodpovězené e-maily

Inteligentní poštovní schránky v aplikaci Mail jsou v jistém smyslu jako pravidla. Přidáváte podmínky, které se vztahují na příchozí e-maily, ale spíše než přesouváte, označujete nebo přehráváte zvuky, inteligentní poštovní schránky tyto e-maily drží.

E-maily zůstávají ve svých původních doručených, takže tento konkrétní e-mailový účet ve skutečnosti neopouštějí. Zobrazují se však také v oblasti inteligentních poštovních schránek ve své vlastní poštovní schránce.

Když se podíváte na podmínky, které můžete použít pro inteligentní poštovní schránku, pravděpodobně najdete ty, které vám budou užitečné. Jedním z vynikajících příkladů je poštovní schránka pro vaše nezodpovězené e-maily. Pokud každý den obdržíte spoustu e-mailů, které vyžadují odpověď, můžete je zobrazit na jednom místě pomocí inteligentní schránky.

Postup nastavení:

1. Klikněte na Poštovní schránka > Nová inteligentní schránka z panelu nabídek a zadejte své poštovní schránce název.
2. V Obsahuje zprávy, které odpovídají [některým / všem] následujícím podmínkám, vybrat Všechno. (Pokud používáte inteligentní poštovní schránku jinak, může to být pro vás jiné.)
3. Pro podmínku vyberte Zpráva nebyla zodpovězena v rozevíracím seznamu.
4. Klikněte na ikonu znaménko plus napravo přidat další podmínku.
5. Pro další stav vyberte Datum přijetí v prvním rozevíracím seznamu a poté vyberte je dnes ve druhém. (Můžete si také vybrat z možností jako včera, tento týden nebo minulý týden podle vašich preferencí.)
6. Klikněte na OK.

S tímto nastavením Smart Mailbox se můžete podívat na konci každého dne a zjistit, na které e-maily jste neodpověděli, takže vám nikdy neunikne příležitost odpovědět.

Udělejte více s Mac Mail

Tyto tipy pro produktivitu pro aplikaci Mail v systému Mac jsou jen začátkem způsobů, jak ji efektivněji využívat. Můžete se také podívat na některé způsoby, jak učinit Mail lepším stolním e-mailovým klientem celkově.

Pokud ale stále nejste přesvědčeni a chcete se podívat na další možnosti e-mailu, podívejte se proč byste měli používat Spark pro správu vaší pošty Mac a iOS Proč byste měli používat Spark ke správě pošty v iPhone a MacSpark je nové plemeno e-mailové aplikace, které organizuje a určuje priority vaší pošty (a je zdarma). Přečtěte si více .