Někdy se vám tabulka aplikace Excel vzdaluje a možná zjistíte, že potřebuje dobré vyčištění. Obzvláště častým problémem je narazit na duplicitní informace ve více buňkách nebo řádcích. Tady je tedy několik snadných způsobů, jak najít a odstranit duplicitní data v aplikaci Excel, abyste je mohli opravit.
Jak najít duplicitní hodnoty v aplikaci Excel
Je dobrým zvykem najít a zvýraznit duplicitní hodnoty v aplikaci Excel před jejich odstraněním. Smazáním hodnot je trvale odstraníte z tabulky aplikace Excel, takže jejich zvýraznění vám nejprve dá příležitost zkontrolovat duplikáty a ujistit se, že je nepotřebujete.
V našem příkladu použijeme následující tabulku:
Náš fiktivní uživatel sleduje všechna plnicí pera, která napustila. Tabulka obsahuje informace o peru a barvě inkoustu aktuálně v peru. Má však podezření, že omylem vstoupila do některých svých per více než jednou.
Nejjednodušší způsob, jak identifikovat duplicitní hodnoty, je použít podmíněné formátování. Chcete-li zvýraznit duplicitní hodnoty pomocí podmíněného formátování, postupujte takto:
- Vyberte buňky, u kterých chcete zkontrolovat duplikáty.
- Pod Domov na kartě klikněte na Podmíněné formátování v Styly skupina.
- Vybrat Zvýrazněte Pravidla buněk> Duplikovat hodnoty.
- Zobrazí se vyskakovací okno, které vám umožní vybrat formát stylu pro duplicitní buňky.
- Po dokončení klikněte na OK.
Tato metoda zvýrazní duplikáty v každém sloupci nebo řádku. Jak vidíte níže, jakákoli společnost, model nebo barva inkoustu uvedená vícekrát se zobrazí zvýrazněná.
V tomto příkladu se musíme podívat na sloupec Model, abychom našli duplicitní pera. Máme dvě pera Student, 41 a Preppy. 41. roky mají různé inkousty, takže se pravděpodobně jedná o různá pera. Ale pera Student a Preppy mohou být duplikáty.
Jak vidíte, tato metoda není ideální.
Najde každou duplicitní buňku, ale v tomto případě nás zajímá pouze nalezení duplicitních řádků. Můžete mít mnoho různých per od stejné společnosti se stejným inkoustem. Je však méně pravděpodobné, že budete mít více než jedno pero stejné společnosti, modelu a barvy inkoustu.
Příbuzný: Automaticky formátujte data v tabulkách aplikace Excel s podmíněným formátováním
Funkce podmíněného formátování aplikace Excel umožňuje formátovat jednotlivé buňky v tabulce aplikace Excel na základě jejich hodnoty. Ukážeme vám, jak to použít pro různé každodenní úkoly.
Jak zvýraznit duplicitní řádky v aplikaci Excel pomocí vlastního vzorce
Excel umožňuje vytvářet vlastní podmíněné formátování pomocí vzorců. Tuto metodu můžeme použít k identifikaci duplicitních řádků. Výběr této možnosti je podobný tomu, jak jsme vybrali výše uvedené duplicitní hodnoty, kromě výběru Zvýrazněte pravidla buněk, vyberte Nové pravidlo namísto.
Zobrazí se vyskakovací nabídka. Nastav Styl na Klasický, poté otevřete další rozevírací nabídku a vyberte Pomocí vzorce určete, které buňky se mají formátovat.
Vzorec, který chceme zadat, je:
COUNTIFS ($ A $ 2: $ A $ 14, $ A2, $ B $ 2: $ B $ 14, $ B2, $ C $ 2: $ C $ 14, $ C2)> 1Pojďme se na tento vzorec podívat blíže.
Podmíněné formovací vzorce musí vrátit odpověď, která je pravdivá nebo nepravdivá. Pokud je odpověď pravdivá, použije se formátování. Tato rovnice je pravdivá, když počítá více než jeden řádek se stejnými informacemi.
Chcete-li zkontrolovat řádky na duplikáty, vzorec nejprve vybere sloupec ($ A $ 2: $ A $ 14). Používáme absolutní umístění, protože chceme, aby všichni používali stejný rozsah buněk při hodnocení řádků pro duplikáty.
Další proměnnou je cíl, u kterého kontrolujeme duplicitní hodnotu ($ A2). Tentokrát se pro sloupec použije absolutní umístění, ale ne řádek. To umožňuje našemu vzorci postupně kontrolovat každý řádek.
Opakujeme to pro každý sloupec v řádku.
Jakmile zadáte vzorec, nezapomeňte zvolit styl formátování. Výchozí hodnota je žádný styl. Takže i když uděláte všechno správně, pokud tento krok zapomenete, neuvidíte výsledky.
Poté náš stůl vypadal takto:
Tato metoda pouze zvýrazní celé řádky, které jsou duplikáty. Jakmile najdete všechny duplikáty v tabulce aplikace Excel, můžete se rozhodnout, zda je třeba je odstranit.
Jak odebrat duplikáty v aplikaci Excel
Odstranění duplikátů je v aplikaci Excel snadné. Pod Data na kartě v Datové nástroje skupiny, najdete možnost Odebrat duplikáty. Tento nástroj je velmi užitečný, protože vám umožňuje vybrat, které sloupce chcete zkontrolovat.
Chcete-li použít tento nástroj, vyberte svá data a poté klikněte na Odebrat duplikáty.
Když tak učiníte, zobrazí se vyskakovací okno, které vám umožní vybrat, které sloupce zkontrolovat duplikáty. jestli ty Vybrat vše sloupce, odstraní pouze duplicitní řádky.
Nemusíte však vybírat všechny sloupce. Například kdybych chtěl vědět, které inkousty jsou aktuálně v perech, můžete vybrat Barva inkoustu a odstranit duplicitní barvy. Toto ponechá první pero, které používá novou barvu, a odstraní všechny další položky.
Pomocí nástroje Odebrat duplikáty aplikace Excel automaticky odstraníte duplicitní položky.
Příbuzný: Jak snadno odstranit prázdné řádky v aplikaci Excel
Pokud chcete pouze dočasně odstranit duplicitní položky, ale nikoli je odstranit, můžete místo toho filtrovat data.
Jak odfiltrovat duplikáty v aplikaci Excel
Filtry vám umožňují manipulovat s tím, kolik vašich dat je zobrazeno, aniž byste skutečně odebrali jakoukoli z hodnot. Možnosti filtrů najdete pod Data záložka v Třídit a filtrovat skupina.
Existuje mnoho různých způsobů filtrování dat v aplikaci Excel. Níže uvedený příklad ukazuje, jak odfiltrovat duplicitní hodnoty:
- Vyberte data, která chcete filtrovat.
- Klepněte na Pokročilý v Třídit a filtrovat Skupina.
- Ve vyskakovacím okně povolte možnost zobrazit Pouze jedinečné záznamy.
- Klepněte na OK.
Filtrování těchto dat způsobí, že Excel skryje všechny duplicitní řádky. V našem příkladu byly duplicitní tužky Student a Preppy skryté.
Duplicitní data ale nezmizí, jsou pouze skryta. To je důvod, proč je naše tabulka stále formátována podle pravidla, které jsme vytvořili dříve, přestože se neobjevují duplicitní pera.
Ve skutečnosti, pokud se podíváte podél čísel řádků, uvidíte, kde jsou tyto dva řádky skryté. Řádky skákají ze sedmi na devět a znovu skákají mezi 12 a 14. Data nezmizí, jsou jen z dohledu.
Kontrola způsobu odebrání duplikátů
Prvním krokem při vyčištění dat je identifikace duplikátů. Odstranění duplikátů v aplikaci Excel trvale odstraní data. Jejich zvýraznění vám dává příležitost nejprve vyhodnotit duplikáty. A pokud vás zajímají duplicitní řádky, musíte je najít pomocí vzorců podmíněného formátování.
A konečně, pokud nechcete odstranit duplicitní data, zvažte místo toho použití filtru. Tím je skryjete před zobrazením, aniž byste ve skutečnosti odstranili duplicitní data z aplikace Excel.
Udělejte tyto tabulky aplikace Excel snadněji čitelné zvýrazněním každého druhého řádku v různých barvách pomocí těchto technik.
- Produktivita
- Tabulka
- Microsoft Excel
- Analýza dat
J. Seaton je autor vědy, který se specializuje na členění složitých témat. Má doktorát z University of Saskatchewan; její výzkum se zaměřil na využití herního učení ke zvýšení zapojení studentů online. Když nepracuje, najdete ji, jak čte, hraje videohry nebo pracuje na zahradě.
Přihlaste se k odběru našeho zpravodaje
Připojte se k našemu zpravodaji s technickými tipy, recenzemi, bezplatnými elektronickými knihami a exkluzivními nabídkami!
Ještě jeden krok…!
V e-mailu, který jsme vám právě poslali, potvrďte svou e-mailovou adresu.
