Jak vytvořit profesionálně vypadající tabulky aplikace Excel

Microsoft Excel je skvělý tabulkový program pro všeobecné účely. Vzhledem k tomu, jak snadné je použití, se při vytváření složitějších tabulek určitě vyskytnou chyby.

Mezi nejčastější chyby patří složité vztahy, skryté informace, nepochopitelné výpočty nebo prosté chyby. Aby bylo možné vytvářet a udržovat trvale dobré soubory Microsoft Excel, je třeba mít na paměti několik věcí.

Jak připravit dobrou tabulku?

První věcí, kterou musíte udělat, je vybrat organizační standard, než začnete s vývojem tabulky. Pokud pracujete v profesionálním prostředí, tento organizační standard připraví půdu pro všechny uživatele, kteří budou používat / pracovat na vaší tabulce.

Sdílený standard zlepšuje vaši komunikaci s týmem a šetří čas na vývoj.

To znamená, že je zásadní vytvořit tabulku s ohledem na budoucnost. Musíte být připraveni, protože určitě narazíte na případy, o kterých jste nevěděli, když jste začali s nastavováním tabulky.

Když budete mít na paměti budoucí změny, můžete zvýšit odolnost svého listu. To zase znamená, že strávíte méně času vytvářením náhradního listu.

Příbuzný: Jak pracovat s kartami listů v aplikaci Microsoft Excel

Využijte více pracovních listů

Možná vás překvapí, kolik profesionálů dělá tuto chybu! Microsoft Excel nabízí více pracovních listů a je důležité se naučit, jak je používat. Začněte tím, že na různé listy umístíte různé typy dat.

Například můžete použít prvních pár listů pro základní informace; následující výpočty lze použít pro výpočty, zatímco poslední list se často používá pro výsledky a grafy.

Samozřejmě se to také liší v závislosti na druhu práce, kterou děláte, a na tom, co vám vyhovuje nejvíce. Mějte na paměti, že mít více tabulek na listu může způsobit spoustu problémů při pokusu o jejich seřazení, vložení nebo formátování buněk.

Při práci s týmem bude mít více pracovních listů věnovaných různým částem práce všem snazší pochopit, co se děje.

Organizace informačního toku

Informace by měly plynout z levého horního rohu do pravého dolního rohu a pracovní listy byste měli uspořádat podle této struktury. Vaše časová osa by měla být konzistentní ve všech vašich pracovních listech, protože to každému usnadní pochopení toho, jak tabulka funguje.

Když řídíte tok informací, vyhněte se křížovým vzorům, protože mají tendenci odvádět pozornost čtenářů. V této poznámce byste se měli také vyhnout jakýmkoli druhům cyklických odkazů.

Označování sloupců a řádků

Ačkoli vám jednoduchá tabulka bez štítků nemusí být matoucí (jako tvůrce listu), ostatním uživatelům se to může zdát docela problematické.

Proto je důležité začít označovat sloupce a řádky jednoduchými názvy. Ujistěte se, že pro stejné druhy dat konzistentně používáte stejné názvy.

Co je třeba se vyvarovat při psaní vzorců?

Pokud má vaše excelová tabulka mnoho vzorců, můžete udělat pár věcí, aby vypadala mnohem profesionálněji. Nejprve se vyvarujte opakovaných výpočtů a vzorce počítejte pouze jednou.

Pokud zkopírujete vzorec, zvýšíte pravděpodobnost výskytu chyb. Nemluvě o tom, že pokud změníte jeden vzorec, duplikát, který jste vytvořili dříve, se nezmění. To může vést k mnoha matoucím chybám.

Pokud potřebujete znovu použít přesně stejný vzorec, je lepší se vrátit zpět k první instanci, kde jste vzorec museli použít.

Kromě toho byste se ve vzorcích měli vždy vyhnout používání pevných čísel. Místo toho byste měli pro pevné hodnoty použít samostatné vstupní buňky a při použití ve výpočtech použít odkazy na tuto buňku.

Další věci, kterým byste se měli při vytváření tabulek vyhnout

Jednou z nejdůležitějších věcí, kterým se při používání aplikace Microsoft Excel musíte vyhnout, je možnost Spojit buňky. To je zřídka dobrý nápad a častěji se používá pouze ke zlepšení estetiky. Sloučením buněk tabulky budete mít vyšší pravděpodobnost problémů s odkazy a výpočty.

Jedním z největších rizik je odkaz na sloučenou buňku. Při odkazování na sloučenou buňku budou všechny buňky součástí vašich výpočtů, zatímco pouze jedna z nich bude ve skutečnosti správná.

Další věcí, které byste se měli vyhnout, je skrytí informací, například řádků, sloupců a dokonce i pracovních listů. Tím se pouze zvýší pravděpodobnost, že ostatní uživatelé při práci s tabulkou / na tabulce přijdou o něco důležitého.

Uložte estetiku na konec

Možnosti stylů aplikace Excel jsou rozsáhlé a umožňují vám mnoha způsoby upravit hodnoty buněk podle vašich preferencí. Můžete si vybrat různé ohraničení, barvy, motivy a další funkce.

Není nic špatného na tom, že chcete mít konkrétní návrh své tabulky, ale obvykle se tím vytvoří abstraktní informace pro diváka.

Pokud plánujete tabulku upravovat, zkuste ji udržovat konzistentní v celém dokumentu. Konzistentní a jednoduchý styl formátování pomůže čtenářům mnohem snáze porozumět vaší tabulce!

Kromě toho je také důležité vytvořit legendu a jasně objasnit zdroje. Na oficiálním webu se můžete dozvědět, jak správně vytvořit legendu grafu v aplikaci Excel Microsoft webová stránka.

Příbuzný: Jak přidat jiskry v aplikaci Excel

Naučte se, jak zajistit, aby váš dokument aplikace Excel vypadal profesionálně

Vytváření a udržování trvale dobrých souborů aplikace Excel není tak obtížné, pokud znáte základní tipy a triky. Není nic špatného na tom, že chcete stylovat svůj dokument Excel, ale zkuste si styling / estetiku nechat na konec.

Nejprve byste měli vytvořit jasnou a stručnou tabulku od začátku do konce. Poté můžete do dokumentu aplikace Excel přidat nějaké jemné doladění, ale snažte se, aby to bylo jednoduché a konzistentní ve všech pracovních listech!

Jak najít a odebrat kruhové odkazy v aplikaci Excel

Zde je to, co potřebujete vědět o cyklických odkazech v aplikaci Microsoft Excel a o tom, jak s nimi zacházet, když se objeví.

Přečtěte si další

O autorovi