Jak používat matici 4 kvadrantů Covey pro efektivní správu času

Ze všech cenných aktiv, která vlastníte, je čas nejdražší ze všech. V dnešním rychlém světě je nedostatek řízení času nejdůležitějším problémem, který lidé mají. Při tolika času stráveném prací není čas na osobní pronásledování.

Je běžné cítit se zahlceni odpovědností a činnostmi. Čím více pracujete, tím hlouběji se cítíte. Místo toho, abyste se rozhodli, co chcete dělat, reagujete na dění kolem vás.

Článek vysvětluje, jak se můžete pomocí strategie Čtyř kvadrantů společnosti Covey zaměřit na nejdůležitější úkoly a být produktivnější.

Covey's 4 Quadrants

Strategii řízení času 4 kvadranty vytvořil Steven Covey. Je autorem slavné knihy Sedm návyků vysoce efektivních lidí. Coveyova matice pomáhá upřednostňovat úkoly na základě dostupného času pro optimální efektivitu.

Základní myšlenkou této strategie je rozdělit vaše aktivity do čtyř kvadrantů v závislosti na jejich důležitosti a naléhavosti. Pojďme diskutovat o obou těchto pojmech, než přejdeme k samotné strategii.

1. Důležité: Toto jsou úkoly nebo cíle, které s největší pravděpodobností ovlivní váš dlouhodobý úspěch.

2. Naléhavé: Naléhavé úkoly jsou ty, které vyžadují okamžitou akci. Nemůžete je zdržet.

Čtyři kvadranty matice řízení času

Toto jsou čtyři kvadranty Matice řízení času:

1. Q1: Naléhavé a důležité.

2. Q2: Není to naléhavé, ale důležité.

3. Q3: Naléhavé, ale není důležité.

4. Q4: Není to naléhavé a není to důležité.

Upřednostňováním úkolů ve čtyřech kvadrantech můžete rozlišovat mezi úkoly, které nakonec znamenají skutečný rozdíl. Následuje stručný přehled toho, co každý kvadrant obsahuje.

Q1: Naléhavé a důležité:

V matici řízení času Covey je tento kvadrant umístěn vlevo nahoře. Problémy a krize, které vyžadují okamžitou pozornost, patří do kvadrantu jedna. Zanedbání z dlouhodobého hlediska pro vás může být problematické.

Příprava prezentace na důležitou schůzku, která začne po krátké době, je typem úkolu, který spadá do kvadrantového. Je to naléhavé, protože na to nemáte moc času a je důležité, abyste si to připravili před zahájením schůzky.

Naléhavé a důležité jsou úkoly zahrnující termíny, úkoly ve škole, zasílání každodenních e-mailů a podobné činnosti s přímým dopadem.

Otázka 2: Není naléhavé, ale důležité:

V matici řízení času Covey je tento kvadrant vpravo nahoře. V tomto kvadrantu najdete úkoly, které se přímo vztahují k vašim dlouhodobým cílům. Vyžaduje vaši důkladnou pozornost; není to však naléhavé, protože k dokončení tohoto úkolu není omezený čas.

Pokud máte dlouhodobý cíl vybudovat si reputaci v kanceláři nebo třídě, nemusí to být tak naléhavé; je to však stále důležité. Rozvíjení vztahů, dlouhodobé plánování, osobní rozvoj, zlepšování zdraví a související činnosti spadají do tohoto kvadrantu.

Q3: Naléhavé, ale nedůležité:

Tento kvadrant se nachází v levém dolním rohu matice řízení času Covey. Všechny tyto činnosti se vám mohou zdát naléhavé, ale můžete je z pracovního postupu odebrat, protože pro vás mají minimální důležitost.

Řekněme, že pracujete na důležitém projektu a zavolá vám kolega se žádostí o připojení ke schůzce. Pokud je schůzka neplánovaná bez pořadu jednání, můžete ji přeskočit. Protože celkově to nebude mít žádný pozitivní dopad na váš život.

Jinými slovy, všechny činnosti plýtvající časem spadají do tohoto kvadrantu. Nezáleží na tom, zda jde o nedůležité hovory nebo odesílání e-mailů, které nepřidávají žádnou hodnotu.

Q4: Není naléhavé a není důležité:

V matici řízení času Covey je tento kvadrant vpravo dole. Do tohoto kvadrantu spadají všechny aktivity, které zabírají čas, aniž by vytvářely jakoukoli hodnotu. Můžete ušetřit drahocenný čas tím, že se těmto pracem vyhnete a strávíte ho hodnotnějšími aktivitami.

Úkoly, které děláte pouze pro zábavu, jako je sledování televize, hodiny procházení webu, klábosení o lidech, pro vás nejsou ani naléhavé, ani důležité.

Příbuzný: Způsoby, jak sledovat vaše cíle v oblasti řízení času

Výhody sledování Covey's Time Management Matrix:

1. Zvýšení produktivity: Sledování matice řízení času mění způsob, jakým s úkoly zacházíte, a pomáhá vám lépe je upřednostňovat. Pokud zmenšíte čas, který strávíte úkoly, můžete výrazně zvýšit svou produktivitu.

2. Rovnováha mezi pracovním a soukromým životem: Dobrým plánováním se můžete efektivně zbavit své hektické rutiny. Tímto způsobem můžete trávit více času se svými přáteli a rodinou.

3. Pronásledování cílů: Přesměrováním své pozornosti na důležité úkoly můžete urychlit proces pronásledování cílů.

4. Vyhýbá se rozpakům: Rozpoznáním naléhavých úkolů je můžete odlišit od méně naléhavých úkolů, abyste lépe dodrželi stanovené termíny. Tímto způsobem se můžete vyhnout rozpakům a zachránit si reputaci.

Důležitost umísťování úkolů do pravého kvadrantu:

I když této strategii porozumíte, zůstává nutné přiřadit úkoly správným kvadrantům. Nejlepší by bylo, kdybyste určili důležitost a naléhavost úkolu před jeho vložením do jakéhokoli kvadrantu. Ujistěte se, že jste strávili dobrý čas uspořádáním svých úkolů v různých kvadrantech, abyste usnadnili jejich hladké provedení.

Příbuzný: Tipy pro produktivitu, které přinášejí obrovské výsledky

Dobré pochopení matice řízení času je předpokladem pro její správné provedení. Nechte tuto strategii pracovat na vašem každodenním úkolu, abyste zjistili, zda má nějaký rozdíl. Řízením času a umístěním se na správné místo můžete výrazně zvýšit svou produktivitu.

Buďte více organizovaní díky strategii řízení času společnosti Covey

Coveyova čtyřkvadrantová matice je jedním z nejdůležitějších a nejznámějších modelů ve světě time managementu. Správné dodržování této strategie vám pomůže být produktivnější a aktivní.

Dokonalá organizace a správné stanovení priorit úkolů vám umožní dosáhnout více za kratší dobu. Můžete také určit, které úkoly vyžadují větší pozornost, a podle toho je rozdělit.

Můžete však znovu přiřadit čas z aktivit s nižší hodnotou na aktivity s vyšší hodnotou, i když je tento čas nenahraditelný. Pokud se stále snažíte zorganizovat svůj den, můžete hledat další strategie řízení času, jako je pravidlo 80/20, abyste ze sebe udělali organizovanější osobu.

Použijte pravidlo 80/20 Time Management k upřednostnění vašich úkolů

Jak maximalizujete svůj čas? Pokud již upřednostňujete, delegujete a stále se snažíte všechno zvládnout, měli byste vyzkoušet pravidlo 80/20, známé také jako Paretův princip.

Přečtěte si další

O autorovi