Sedm nejužitečnějších vzorců aplikace Excel pro správu zásob

Pokud začínáte s vlastním maloobchodním prodejem, musíte mít způsob, jak sledovat svůj inventář. V dnešní době to už nebude stříhat jen pero a papír. Plnohodnotný software pro správu zásob však může být drahý.

Věděli jste ale, že si můžete pomocí Excelu vytvořit svůj vlastní?

Tady je sedm vzorců, které vám pomohou vytvořit tabulku správy inventáře. Spravujte své podnikání lépe, aniž byste museli utrácet peníze za speciální aplikace.

1. SOUČET

Pokud existuje jeden vzorec, který použijete po celý svůj život, pak by to bylo SUM. Tato funkce vám umožňuje přidávat hodnoty bez výběru každé buňky zvlášť.

Pomocí tohoto příkazu můžete ušetřit čas a poté vybrat oblast buněk, kterou chcete přidat.

Vzorec: = SUMA (číslo1; [číslo2], ...)

• ČÍSLO 1: Toto je první hodnota pro přidání. Může to být jakékoli číslo, buňka nebo dokonce sada buněk (tzv. Rozsah).
• NUMBER2-255 (nepovinné): Toto jsou následující hodnoty, které funkce přidá. Opět to může být jakékoli číslo, buňka nebo rozsah. Zde můžete umístit až 255 hodnot.

2. SUMIF

Tento vzorec přidává funkci součtu jednu vrstvu složitosti. Příkaz SUMIF můžete použít, pokud chcete odfiltrovat buňky, které chcete přidat.

Například pokud chcete zjistit pouze součet zásob prodaných od konkrétního dodavatele, můžete použít SUMIF. Pokud se chystáte dále zúžit filtr na konkrétní produkt, můžete použít SUMIFS.

Tuto funkci můžete například použít, pokud chcete filtrovat dodavatele i typ produktu. SUMIFS vám v zásadě umožňuje filtrovat hodnoty pomocí dvou nebo více proměnných.

Vzorec: = SUMIF (rozsah, kritéria, [rozsah_součtu])

• ROZSAH: Jedná se o buňky, které Excel zkontroluje, aby zjistil, zda přidá odpovídající hodnoty.
• KRITÉRIA: Toto je hodnota nebo vzorec, který Excel porovná s buňkami v RANGE.
• SUM_RANGE (volitelně): Toto jsou buňky, které budou přidány dohromady. Pokud je prázdné, použijí se místo toho buňky v RANGE.

Na obrázku níže uvidíte, že je přidána pouze částka, která má být zaplacena společnosti Abacus Technologies.

3. SUMIFY

Vzorec: = SUMIFS (rozsah_součtu, rozsah_kritérií1, kritéria1, [rozsah_kritérií2, kritéria20, ...)

• SUM_RANGE: Toto jsou buňky, které se mají přidat.
• CRITERIA_RANGE1: Toto jsou buňky, které bude Excel testovat. Pokud jsou zde hodnoty pravdivé na základě CRITERIA1, přidají se odpovídající buňky SUM_RANGE.
• KRITÉRIA 1: To je to, co definuje CRITERIA_RANGE1. Může to být číslo, funkce nebo jakákoli jiná hodnota.
• CRITERIA_RANGE2, KRITÉRIA 2,... (volitelně): Toto jsou další rozsahy buněk a kritéria pro další filtrování SUMIFŮ. Můžete mít až 127 dalších párů rozsahů a kritérií.

V níže uvedeném příkladu se sčítají pouze částky, které mají být zaplaceny značce Jupiter od výrobce Abacus Technologies.

Pokud zjistíte, že se tyto vzorce trochu komplikují, zde je několik tipy, které vám pomohou rychle se naučit Excel.

4. VZHLÉDNOUT

Tato funkce má dvě možnosti: VEKTOR a POLE. Možnost Vektor je nejlepší pro vyhledávání dat v konkrétních sloupcích.

Možnost Pole naopak hledá hodnoty ve více řádcích a sloupcích. Od té doby byl nahrazen VLOOKUP a HLOOKUP, ale zůstává kvůli kompatibilitě se staršími tabulkami.

Vzorec: = LOOKUP (lookup_value, lookup_vector, [result_vector])

• LOOKUP_VALUE: Toto je hodnota, kterou Excel najde ve vašem LOOKUP_VECTOR.
• LOOKUP_VECTOR: Toto je rozsah, kde Excel najde vaši LOOKUP_VALUE. Musí to být pouze jeden řádek nebo sloupec a hodnoty zde uvedené by měly být vzestupně.
• RESULT_VECTOR (volitelně): Toto je rozsah, ve kterém Excel najde odpovídající hodnotu, která se má vrátit. Toto je založeno na výsledcích LOOKUP_VECTOR.

V ukázce níže uživatel zná název položky, ale kód SKU mu není znám. K získání kódu SKU použili vzorec VYHLEDÁVÁNÍ.

5. HLEDAT

Funkce VLOOKUP je užitečná pro data uspořádaná do sloupců. Excel hledá hodnotu, kterou přiřadíte v prvním sloupci vybraného rozsahu. Poté se bude počítat napříč sloupci na základě čísla, které zadáte, a vrátí odpovídající hodnotu.

Vzorec: = VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

• LOOKUP_VALUE: Toto je hodnota, kterou Excel bude hledat v prvním sloupci tabulky.
• TABLE_ARRAY: Toto je rozsah buněk, kde bude funkce fungovat. Excel použije LOOKUP_VALUE a najděte jej v prvním sloupci TABLE_ARRAY. Poté spočítá počet buněk na základě následující proměnné a vrátí výsledek.
• COL_INDEX_NUMBER: Toto je počet sloupců, které Excel započítá, aby vrátil výsledek.
• RANGE_LOOKUP (nepovinné): Může to být pouze PRAVDA nebo NEPRAVDA. Pokud napíšete TRUE, vrátí přibližné shody (a váš první sloupec by měl být vzestupně). Pokud zvolíte FALSE, vrátí pouze přesné shody.

V níže uvedeném příkladu uživatel hledal cenu konkrétního SKU. Protože cena je pod 5. sloupcem, hodnota pod COL_INDEX_NUMBER je nastavena na 5.

6. HLEDÁNÍ

Funkce HLOOKUP je téměř stejná jako funkce VLOOKUP, kromě toho, že vaše data by zde měla být uspořádána podle řádků.

Vzorec: = HLOOKUP (lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

• LOOKUP_VALUE: Toto je hodnota, kterou Excel bude hledat v prvním řádku tabulky.
• TABLE_ARRAY: Toto je rozsah buněk, kde bude funkce fungovat. Excel použije LOOKUP_VALUE a najděte jej v prvním sloupci TABLE_ARRAY. Poté spočítá počet buněk na základě následující proměnné a vrátí výsledek.
• ROW_INDEX_NUMBER: Toto je počet řádků, které Excel započítá, aby vrátil výsledek.
• RANGE_LOOKUP (nepovinné): Může to být pouze PRAVDA nebo NEPRAVDA. Pokud napíšete TRUE, vrátí přibližné shody (a váš první sloupec by měl být vzestupně). Pokud zvolíte FALSE, vrátí pouze přesné shody.

Jak je uvedeno níže, vzorec HLOOKUP se používá k získání dostupné zásoby SKU. Protože číslo řádku pro dostupný inventář je 9, ROW_INDEX_NUMBER čte 9.

7. XLOOKUP

Funkce XLOOKUP je vývoj vzorců VLOOKUP a HLOOKUP. Umožňuje vám vrátit více výsledků a můžete jej použít k vyhledání podle sloupce nebo řádku. To však funguje pouze s verzemi Microsoft 365 aplikace Excel.

Vzorec: = XLOOKUP (lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode])

• LOOKUP_VALUE: Stejně jako výše uvedené vzorce odkazuje na hodnotu, kterou Excel najde.
• LOOKUP_ARRAY: Toto je řada buněk, které Excel prohledá, aby našel LOOKUP_VALUE přidělíte. To může být umístěno kdekoli v tabulce, ale musí to být pouze jeden řádek nebo sloupec. V opačném případě váš vzorec vrátí chybu.
• RETURN_ARRAY: Toto jsou výsledky, které Excel zobrazí, jakmile ve vašem LOOKUP_ARRAY najde hodnotu LOOKUP_VALUE. To musí odrážet tvar vašeho LOOKUP_ARRAY. Například pokud je LOOKUP_ARRAY sloupec, RETURN_ARRAY by měl být také sloupec. Pokud ale vyberete více řádků nebo sloupců, vrátí RETURN_ARRAY řadu výsledků.
• IF_NOT_FOUND (volitelně): Vzorec zobrazí text, který zde napíšete, pokud nemůže najít hledanou hodnotu. Je-li toto pole prázdné, bude výchozí hodnota # N / A.
• MATCH_MODE (volitelně): Může být pouze -1, 0, 1 nebo 2. -1, 0 a 1 vrátí přesnou shodu. Pokud žádný není nalezen, -1 zobrazí další menší hodnotu, 0 vrátí # N / A a 1 zobrazí další větší hodnotu. Pokud zůstane prázdné, bude výchozí hodnota 0.
• SEARCH_MODE (volitelně): Může být pouze 1, -1, 2 nebo -2. 1 spustí vyhledávání od první položky ve vašem LOOKUP_ARRAY, zatímco -1 začne od poslední. 2 provede binární vyhledávání, které vyžaduje, aby vaše LOOKUP_ARRAY byla vzestupně. -2 dělá totéž, ale váš seznam musí být sestupně. 1 i -1 jsou dobré pro krátké seznamy, ale pokud máte spoustu dat, která můžete řadit, zvažte použití 2 nebo -2.

V následujícím příkladu můžete vidět, jak můžete jednoduchým zadáním názvu položky vytáhnout úplné informace o jedné položce. Nejste omezeni pouze na výběr prvního sloupce nebo řádku tabulky - můžete si prohlédnout jakoukoli datovou sadu, kterou chcete prohlédnout.

Excel je mnohem víc, než byste mohli očekávat

Toto jsou některé ze vzorců, které vám mohou pomoci při správě inventáře. Pokud chcete Excel používat v jiných aspektech svého života, mohou vám tyto vzorce pomoci řešit problémy v reálném životě.

Vědět, jak používat tyto funkce a trochu formátovat, může váš systém správy zásob vést dlouhou cestu.

3 bláznivé vzorce aplikace Microsoft Excel, které jsou mimořádně užitečné

Tyto vzorce Microsoft Excel mohou zvýšit vaši produktivitu tabulky a udělat věci trochu zábavnějšími.

Přečtěte si další

O autorovi

Rozbalte a přečtěte si celý příběh