Notion se stal oblíbeným fanouškem pro profesionální i osobní použití, a to z dobrých důvodů. Dodává se s nesčetným množstvím funkcí, které jsou užitečné pro různé věci, od vytváření jednoduchých seznamů úkolů až po sledování stovek dat.
Mezi tyto šikovné funkce patří jednoduché tabulky a databáze tabulek, které v podstatě zobrazují data v tabulkové formě. Přestože vypadají podobně, ve skutečnosti jsou na rozdíl od nich. Pojďme si projít rozdíly mezi těmito nástroji a kdy je můžete použít.
Co je jednoduchá tabulka pojmů?
Jednoduchá tabulka v Notion je základním způsobem uspořádání dat tabulkovým způsobem. Zde v podstatě pracujete s řádky a sloupci stejně jako s jednoduchou tabulkou. Můžete změnit uspořádání řádků a sloupců, přidat nové, upravit šířku sloupce a změnit první řádek/sloupec na záhlaví s tučným textem a jinou barvou pozadí.
Pokud máte pocit, že tabulka vypadá na váš vkus příliš jednoduše, můžete také formátovat text v buňkách pomocí dostupné možnosti (barva a pozadí textu, tučné písmo, kurzíva, podtržení, přeškrtnutí, kód a rovnice). Do buněk můžete dokonce přidávat emotikony a symboly. Mezi další užitečné věci, které můžete přidat do buňky, patří odkaz na stránku, datum, osobu a připomenutí.
Bohužel, to je do značné míry tam je jednoduché tabulky. Nemůžete smysluplným způsobem řadit data nebo vkládat vzorce do buněk pro výpočet obsahu konkrétních řádků nebo sloupců. V buňkách také nelze použít žádný jiný typ dat, jako jsou zaškrtávací políčka a procenta.
Přestože jednoduchá tabulka nenabízí mnoho funkcí, je stále docela užitečná, zvláště když vše, co opravdu chcete, je zobrazovat statická data organizovanějším způsobem.
Co je databáze tabulek pojmů?
Databáze tabulek v Notion vypadá trochu jako jednoduchá tabulka. Máte řádky a sloupce, do kterých můžete umístit svá data, a můžete přidat tolik řádků a sloupců, kolik chcete. Na rozdíl od jednoduchých tabulek však tabulkové databáze přicházejí s mnohem více funkcemi.
Za prvé, databáze tabulek je flexibilní, pokud jde o její obsah. Nejste omezeni na běžný text, data, upomínky, odkazy na stránky a lidi. Do buňky můžete velmi volně přidávat další vlastnosti, jako jsou čísla, zaškrtávací políčka, e-maily, adresy URL, telefony a dokonce i soubory.
Existují také pokročilejší vlastnosti, jako jsou vzorce, které vypočítají obsah konkrétních buněk, vztahy které propojují databázi s jinou databází a roll-up, což je pokročilejší typ výpočtu v rámci databáze.
Tabulková databáze může také měnit svou podobu. Pokud máte pocit, že by vaše data mohla být uspořádána lépe jiným způsobem než tabulkou, můžete je snadno změnit na nástěnku, časovou osu, galerii, seznam nebo kalendář. Zobrazení desky je podobné jako u nástěnky Kanban, protože organizuje vaše data podle stavu.
Zobrazení časové osy na druhé straně vypadá jako Ganttův diagram, který představuje plány úkolů. Zobrazení kalendáře také zobrazuje plány úkolů, ale místo časové osy zobrazuje celý měsíc. Seznam a galerie jsou přesně to, co jejich názvy napovídají: zobrazení seznamu představuje data v seznamu, zatímco zobrazení galerie prezentuje data jako galerie fotografií.
Existují další pokročilé funkce databáze Notion můžete zkontrolovat, jako jsou filtry, řazení a propojená databáze.
Kdy použít jednoduchou tabulku pojmu
Jednoduchá tabulka se nejlépe používá při práci se statickými daty, která nevyžadují žádné zvláštní zacházení (např. výpočty a vztahy). Řekněme, že potřebujete úhlednou a organizovanou prezentaci svých dat bez složitých tlačítek a nástrojů databáze. Jednoduché stoly mohou stačit.
Jsou také velmi přátelští pro začátečníky. Pokud jste v Notionu nováčkem, pravděpodobně se budete cítit zastrašeni zvoněním a píšťalkou databází. Místo toho, abyste se zahlcovali neznámým Pojem terminologie v databázích stačí přejít na jednoduché tabulky a propracovat se až k databázím.
Vzorové případy použití pro Notion Simple Tables
Abyste měli lepší představu o tom, kde můžete použít jednoduché tabulky, uvádíme několik příkladů:
- Přiřazení místnosti
- Třídní rozvrh
- Seznam potravin s množstvím
- Brainstorming
- Definice pojmů
- Srovnání
- Třídní zpráva
- Historie revizí
Kdy použít databázi tabulek pojmů
Tabulková databáze se může hodit v situacích, kdy potřebujete více než jen základní prezentaci dat. Vzhledem k tomu, že data budete používat místo pouhého zobrazování, potřebujete k dispozici více funkcí. Zde přichází na řadu tabulkové databáze.
Jsou zvláště užitečné pro zachycování informací s opakujícími se kategorickými složkami. Jedním příkladem je adresář zaměstnanců, kam pravděpodobně zadáte stejná data pro umístění, roli a oddělení více než jednou. Místo toho, abyste museli zadávat položku znovu a znovu, můžete jednoduše použít vlastnost Select databáze tabulky.
Tyto další vlastnosti vám také mohou pomoci lépe porozumět datům nebo je zobrazit jasněji. Zaměstnance můžete například seřadit podle umístění nebo je filtrovat podle role. Pokud byste k tomu použili jednoduchou tabulku, museli byste ručně zkontrolovat umístění a roli a podle toho přeuspořádat data.
Ukázkové případy použití pro databázi Notion Table
Tabulkové databáze se také doporučují pro správu projektů a úkolů, vytváření deníků s odrážkami a dokonce vytváření jednoduchých CRM v Notion. Mezi další významné případy použití tabulkových databází patří následující:
- Úložiště
- Cestovní mapa
- Sledování rozpočtu
- Správce kontaktů
- Poznámka k setkání
- Sledovač cílů
- Kalendář obsahu
- Cestovní plánovač
Lepší organizace dat s jednoduchou tabulkou a databází Notion
Navzdory zjevným rozdílům mají jednoduché tabulky a databáze tabulek v podstatě jeden cíl: organizovat data způsobem, který je pro uživatele nebo čtenáře nejlépe srozumitelný. Setkáte se se situacemi, kdy jednoduchá tabulka může fungovat dobře, ale nastanou případy, zejména v kancelářském prostředí, kdy potřebujete databáze tabulek.
Naštěstí pro vás Notion usnadňuje práci s oběma a nejlepší na tom je, že jedno můžete snadno převést na druhé (převést jednoduchou tabulku na databázi tabulek a naopak). Tímto způsobem se nebudete muset obávat, že začnete s nesprávným nástrojem, protože jej můžete snadno změnit na druhý pomocí několika kliknutí.