Co je Timeboxing a jak zvyšuje vaši produktivitu?

Pokud vy nebo vaši spoluhráči nemáte časový limit k dokončení konkrétního úkolu, můžete být méně produktivní. Používání časového rámce ke správě vašeho času vám pomůže zmírnit únik času a zvýšit produktivitu.

Mnoho globálních organizací a vysoce úspěšných profesionálů používá techniky timeboxingu. Článek vysvětluje, co to je timeboxing, jak funguje a jaké jsou jeho klady a zápory.

Co je Timeboxing?

Timeboxing je taktika řízení času se zaměřením na cíle projektu. Když tuto strategii použijete ve svém profesním nebo osobním životě, budete na to lépe připraveni zastavte otálení a zvyšte produktivitu.

Časové schránky jsou jednotky časového schránky. Časová schránka by měla být realistickým, ale pevným časovým rámcem úkolu. Pokud je práce složitá, můžete přiřadit více než jednu časovou schránku. Časové schránky mohou být minuty, hodiny, dny, týdny nebo dokonce měsíc, v závislosti na projektu a jeho úkolech.

Timeboxing umožňuje naplánovat časový rozpočet pro každý úkol v projektu. Posadíte se se svým týmem a vytvoříte seznam úkolů pro projekt. Vy a váš tým byste měli společně definovat časový limit pro úkoly.

Data jako úkoly, zdroje a definované časové schránky jsou obvykle k dispozici v aplikaci pro správu úloh. Metoda timeboxingu je celosvětově uznávaný postup správy času, který zajišťuje vysoce kvalitní práci v nejnižším možném časovém rámci.

Jak nastavit časový rozvrh

Pokud si nemyslíte, že nastavení časového schránky bude vyžadovat velké úsilí, budete překvapeni, že to ve skutečnosti není tak obtížné, jak to zní. Tady je několik rychlých kroků, jak časovač nastavit jednou a použít jej pro budoucí projekty:

1. Vytvořte seznam úkolů projektu:

Můžete použít jakékoli online aplikace jako Redbooth a OmniFocus k vytvoření seznamu úkolů pro úkoly libovolného projektu. Před dokončením seznamu úkolů zajistěte, abyste vy i váš tým správně prozkoumali.

Příbuzný: Elegantní seznam úkolů pro produktivní minimalisty

2. Seskupte a upřednostněte úkoly:

Musíte najít podobné úkoly a seskupit je do sousedních časových schránek. Pomůže vám nebo vašemu týmu vyhnout se zbytečným časovým ztrátám při přepínání mezi úkoly.

Musíte také určit priority některých úkolů a přesunout je do první sady časových schránek. Diskutujte s vlastníkem projektu nebo klientem o přesném stanovení priorit úkolů. Označte prioritní úkoly v samostatném barevném kódu.

Můžete používat aplikace jako nTask, Wrike, Trello, Basecamp atd. Pro rychlejší online seskupování a stanovení priorit.

3. Přiřaďte časovou schránku každému úkolu:

Chcete-li přidělit pevný čas pro jednotlivé úkoly, musíte zvážit termín dodání, který jste nabídli klientovi. Nyní se můžete se svým týmem setkat na brainstormingu, abyste se dohodli na realistickém přidělení časového limitu projektovým úkolům.

4. Definujte časový rámec pro přestávky:

Nastavte racionální pevné časy pro přestávky, technické prostoje a další neproduktivní úkoly, které také spotřebují časový rozpočet pro jakýkoli projekt.

Existuje mnoho aplikací pro připomenutí, které vám mohou připomenout, abyste si udělali přestávku, když je v časové schránce přestávky. The populární aplikace pro připomenutí jsou TickTick, Rainlendar, 2Day, Kana Reminder atd.

Příbuzný: Jak sledovat pracovní dobu na volné noze pomocí včasné aplikace

5. Který časový rozvrh zvolit:

Mohly by existovat dva typy timeboxingu: pevný timebox a měkký timebox. Soft timeboxing navrhuje ke konci úkol dokončit. Na druhou stranu, tvrdý timeboxing vám říká, abyste přestali pracovat na úkolu, pokud vypršel přidělený čas, i když úloha zůstane neúplná.

U jednoduchých úkolů by pomohlo, kdybyste zvolili tvrdý timebox. Investujte čas, který ušetříte z tvrdých časových schránek, do složitých úkolů prostřednictvím měkkého časového schránky.

6. Použijte časovač pro úkoly:

Když vy nebo váš tým zahájíte úkol, použijte časovač ke sledování času. Zaznamenejte si čas potřebný k dokončení úkolu do seznamu úkolů pro analýzu. Pomohlo by to, kdybyste ve svých počítačích používali například aplikace s automatickým časovačem Přesýpací hodiny a SnapTimer.

7. Udržujte rozptýlení:

Časové schránky vám a vašemu týmu pomohou soustředit se na úkol. Pomáhá také nejlépe využít časový tok pro zvýšení produktivity. Vylepšení prostřednictvím časového rámce se však dočkáte pouze v případě, že jste úkolu skutečně věnovali během probíhajícího časového pásma.

Chcete-li zastavit rozptýlení od práce, musíte zastavit všechna oznámení, která by vás mohla odvrátit od daného úkolu. Můžete použít nástroje jako Freedom, Cold Turkey Blocker, RescueTime, SelfControl atd.

8. Recenze a odměna:

V počáteční fázi musíte zaznamenat velké množství dat z vašeho procesu časového limitu. Musíte uložit data, jako jsou čísla úkolů, časové schránky, čas na úkol atd. Pomocí těchto kompilovaných dat můžete posoudit, jak timeboxing pomáhá vám a vašemu týmu dosáhnout požadované úrovně produktivity.

Členy týmu můžete občas odměnit, když dokončí úkoly v předem definované časové schránce. Pomáhá při zvyšování motivace mezi členy týmu.

Pros pro Timeboxing

Taktika timeboxingu se vztahuje na cokoli, co souvisí se spotřebou času. Ať už se jedná o vaše domácí práce nebo profesní povinnosti, při tréninku načasování můžete vidět okamžité výhody. Mezi výhody patří:

1. Vy a váš tým se stáváte opravdu opatrní ohledně toho, jak využíváte čas.
2. Timeboxing vám umožňuje efektivně se soustředit na práci na projektu a dodávat vysoce kvalitní produkty nebo služby.
3. Timeboxing zajišťuje, že dokončíte jeden úkol najednou, čímž se sníží zátěž úkolu.
4. Timeboxing je technika řízení práce zaměřená na cíl. Když vy nebo váš tým pracujete v prostředí zaměřeném na cíl, cítíte se motivovaní.
5. Můžete si užít lepší rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem prostřednictvím timeboxu. Časové schránky vám efektivně řeknou, kdy je váš kalendář volný pro příležitostné týmové setkání nebo účast na rodinné večeři.

Nevýhody Timeboxingu

Kromě jeho všestranných výhod existuje také několik nedostatků, a to jsou:

1. Stanovení vhodné strategie časového rámce může vyžadovat určité zkušenosti.
2. Někteří tvrdí, že kvůli cílům časového limitu nejsou schopni poskytovat kvalitní služby nebo produkty.
3. Někteří profesionálové se mohou cítit ohromeni, když ve svých kalendářích uvidí mnoho úkolů.
4. Několik jedinců věří, že časovače časových schránek je odvádějí od práce, když odcházejí.

Je čas na timebox

Výše uvedené strategie a tipy pro timebox vám pomohou dosáhnout udržitelné produktivity a růstu ve vašem profesním nebo osobním životě.

Při použití automatizovaných a online aplikací pro správu úkolů bude pro vás jednodušší implementovat timebox. Chcete-li použít aplikaci pro správu úkolů, která vám pomůže s časovým rozvrhováním, ujistěte se, že jste vybrali ten správný, abyste nemuseli přepínat aplikace častěji.

Průvodce online správou úloh: 10 tipů pro výběr správné aplikace

Pokud hledáte aplikaci pro správu úkolů pro efektivnější správu vašich projektů, je třeba zvážit několik věcí!

Přečtěte si další

O autorovi

Rozbalit a přečíst celý příběh