Jak používat všechny nejlepší techniky produktivity v Trellu

Trello je univerzální aplikace pro správu úkolů. Díky vlastním funkcím jej můžete použít s jakoukoli metodou produktivity. Přestože je nastaven jako deska Kanban, můžete jej nastavit libovolným způsobem.

V tomto článku se naučíte, jak používat všechny nejslavnější metody produktivity v Trello.

1. Kanbanská rada

Deska Kanban je efektivní způsob správy pracovního toku. Své úkoly rozdělíte do tří seznamů: úkoly, úkoly a hotovo! Seznam Hotovo slouží jako motivátor a ukazuje vám vše, čeho jste dosud dosáhli.

Toto rozložení je výchozí nastavení Trello, takže se snadno nastavuje. Při vytváření nového seznamu vyberte šablonu Kanban Board. Tuto strategii doplňují také její vlastnosti. Můžete klikat a přetahovat karty mezi seznamy, barevně je kódovat a sledovat postup pomocí kontrolních seznamů!

Všechny tyto funkce jsou vhodné pro začátečníky-můžete je zvýraznit na snímku obrazovky výše! Pokud jste Trello ještě nepoužívali a potřebujete návod, podívejte se na náš Trello tipy pro začátečníky začít!

2. Eisenhowerova matice

Tato metoda je připsána společnosti Dwight D. Eisenhower. Je to skvělé pro stanovení priorit a funguje dobře pro každého, kdo má dlouhý a nekonečný seznam úkolů.

Matice má čtyři sektory. První je Udělej to teď pro úkoly, které musíte udělat rychle kvůli termínům nebo jiným důsledkům. Druhý je Udělejte to později pro úkoly, které nejsou naléhavé. Poslední dva jsou Delegujte to pro úkoly, které spadají mimo vaši kormidelnu, a Nedělej to pro úkoly, které nejsou ani naléhavé, ani důležité.

Tyto sektory se hezky překládají do seznamů Trello! Pokud chcete rozložení 2 × 2, můžete použít a užitečné rozšíření Trello s názvem Seznam rozložení, nebo toto Šablona Trello. Trello pro vás upozorňuje na blížící se termíny. Díky tomu je snadné zjistit, kdy je třeba úkol přesunout Udělejte to později do Udělej to teď. Do svého panelu můžete také přidat další lidi jako spolupracovníky. Delegování úkolu je tak jednoduché jako jeho přiřazení pomocí Členové volba.

3. Metoda Ivy Lee

Ivy Lee požaduje omezení seznamu úkolů na 6 úkolů. To vám pomůže vyhnout se zahlcení dlouhým seznamem nebo přílišnému rozprostření pozornosti. Funguje to takto: každý den vytvořte šest karet úkolů a pracujte na nich. Na konci dne archiv dokončil úkoly. Další den přidejte nové úkoly, maximálně na šest. Myšlenka je taková, že nikdy nemáte na talíři více než šest úkolů najednou.

Příbuzný: Jak čistit a dehltovat desky Trello: Jednoduché tipy

Můžete také přidat Seznam omezení, bezplatný a praktický Trello Power-Up, který se rozsvítí, pokud do seznamu přidáte více než šest úkolů! Můžete také začlenit Blokování času metoda. To znamená rozdělit den na ranní, odpolední a večerní seznam a rozdělit mezi sebe šest úkolů.

4. Jíst žáby

Mark Twain jednou řekl: „Každé ráno sněz žábu a po zbytek dne se ti nic horšího nestane“. Tato praxe, jak nejdříve udělat to nejhorší, není úplnou technikou, ale vylepšuje další metody!

Existují dva způsoby, jak nasadit žabí pojídání v Trellu: pomocí štítku a nálepky. Nálepka je nápadnější, proto ji doporučujeme. Každý den přidejte k jednomu úkolu žabí nálepku, kterou jste si vybrali, a to je vaše žába! Nejprve to udělejte.

Štítky jsou méně nápadné, ale můžete je zautomatizovat. Pomocí funkce Butler se z úkolu automaticky stane žába, pokud jej necháte příliš dlouho nevyřízený. U této metody postupujte takto:

Otevřete desky Jídelní lístek a vyberte Více podnabídku, poté klikněte na Štítky. Vytvořte štítek „FROG“. Doporučujeme zelenou barvu. Dále otevřete Automatizace nabídku a vyberte Pravidla podnabídka.

Vytvořte nové pravidlo s následujícím datum spoušť: Když je na kartě Datum splatnosti označeno Neúplné, splatné za méně než 7 dní. Pokud chcete, můžete vybrat jiný počet dní. Dále řekneme desce, co má dělat, když detekuje takovou kartu.

Přidáme celkem dvě akce. Začněte s Přidat/Odebrat akce: přidejte na kartu zelený štítek FROG, jak je uvedeno výše.

Přidejte následující Seřadit akce: Seřaďte seznam podle štítku: ŽÁBA vzestupně. Díky tomu se úkoly s blížícími se termíny promění v žáby a přesunou se na začátek seznamu. Dokončete pravidlo a bude tuto podmínku vymáhat, dokud ji neodstraníte nebo nezakážete.

5. SMART Cíle

SMART Goals je způsob, jak se ujistit, že své úkoly skutečně můžete splnit. Znamená Specific, Msnadno ovladatelný, Aovladatelný, R.snadno a Timely. Brání vám vytvářet si vágní cíle, ve kterých se budete cítit frustrovaní. Tuto filozofii můžete použít na Trello uložením kontrolního seznamu.

Vytvořte kartu a pojmenujte ji „SMART List“ nebo něco podobného. Přidejte kontrolní seznam se stejným názvem se všemi kritérii SMART.

• Charakteristický. [Přidat konkrétní parametry]
• Měřitelný. [Kvantifikujte cíl]
• Akční. [Zapište si kroky, každý krok začněte slovesem]
• Přiměřené. [Ujistěte se, že je možné splnit úkol podle popisu]
• Včas. [Nastavte termín pomocí funkce Termíny]

Uložte kartu a odložte ji, ale nearchivujte ji. Když nyní v budoucnu vytváříte kontrolní seznam, můžete vybrat kopírovat položky z ... rozevírací seznam pro import seznamu SMART!

6. Metoda doručené pošty

Tato metoda funguje nejlépe v e -mailovém klientovi, ale můžete ji použít v jakékoli situaci, kdy se objevují nové úkoly. Tato metoda používá čtyři seznamy. První je Udělej to teď, u úkolů, které můžete dokončit za dvě minuty nebo méně.

Další seznam je Delegát pro úkoly, které musíte předat ostatním. Pokud sdílíte svou desku, můžete přiděleného člena týmu přidat výběrem Přiřadit v nabídce karty. Pokud je deska soukromá, zvažte přidání power-upu, jako je SendBoard E -mail pro Trello. Umožňuje vám vytvářet karty z vašeho oblíbeného e -mailového klienta nebo odesílat e -maily z Trella!

Budete také potřebovat seznam úkolů v kalendáři s připojeným datem. Jednoduché pravidlo můžete rychle přidat přímo ze seznamu! Klikněte na seznam nabídku možností a vyberte Když je karta přidána do seznamu ... začít přidávat pravidlo. Vybrat Seřaditseznam jako typ akce a seřadit podle datum splatnosti, vzestupně.

Nakonec vytvořte Všechno ostatní pro úkoly, které nemají splatnost. Můžete jej také použít pro zdroje, šablony a nápady na projekty, které zatím nejsou použitelné. Všechno ostatní může být pěkně přeplněné, takže si stanovte pár pravidel, aby to bylo organizované.

Nejprve vytvořte štítek s názvem „Prostředek“. Otevřete nabídku seznamu a vyberte Vytvořit vlastní pravidlo .... Vyberte spoušť Když je na kartu přidán štítek zdroje a akce Seřaďte seznam podle štítku Zdroj vzestupně.

Tím je zajištěno, že prostředky, které chcete často používat, jsou vždy nahoře. Můžete také vytvořit štítek šablony a použít stejnou metodu, abyste šablony ve spodní části seznamu neviděli.

Druhé pravidlo má spouštěč Když je na kartě v seznamu „VŠECHNO JINÉ nastaveno datum splatnosti.” Dej tomu akci, "Přesuňte kartu na začátek seznamu." KALENDÁŘ”. Tím zajistíte, že nezapomenete přidat do kalendáře časově náročný úkol.

Zvyšte svou produktivitu v Trello

Styl každého člověka je jiný, takže experimentujte, abyste našli způsob, který vám vyhovuje! Styly můžete kombinovat a kombinovat. Například metodu Frog-Eating a Ivy Lee můžete přidat do téměř jakéhokoli stylu. Můžete také převzít myšlenku seznamu „Vše“ a začlenit jej do své rady Kanban.

Se správnou metodou a vylepšením můžete z desky Trello udělat produktivní velmoc!

10 nejlepších Trello power-upů, které můžete dnes přidat do svého pracovního postupu

Pokud jste Trello Power-Ups ještě nezkusili, o něco přicházíte. Jedná se o doplňky, které mohou na vašich deskách působit magicky.

Číst dále

O autorovi