Jak exportovat data aplikace Microsoft Access do dokumentu aplikace Word

Sada Microsoft Office obsahuje různé aplikace pro různé úkoly. Pokud například chcete vytvořit databázi, bude mít Microsoft Access záda. Access poskytuje většinu funkcí, které byste očekávali od systému pro správu relační databáze. Můžete vytvořit tabulky, formuláře, dotazy, relace, sestavy, makra, moduly, abychom jmenovali alespoň některé.

Čas od času ale můžete chtít exportovat data z Microsoft Accessu do Wordu. Pokud hledáte snadný způsob, jak exportovat přístupová data do Wordu, jste na správném místě.

Jak Access exportuje objekty do Wordu

Než vám ukážeme, jak exportovat data z Microsoft Accessu do Wordu, musíte porozumět některým základům. Nejprve nemůžete exportovat všechny typy objektů z aplikace Access do aplikace Word.

V současné době můžete exportovat pouze tabulky, dotazy, formuláře a sestavy. Každý objekt má však stále určitá omezení. Počínaje záznamy Access exportuje pouze ty, které jsou ve vybraném zobrazení. Aplikace nebude obsahovat všechna skrytá data v sestavě. Podobně je Access schopen exportovat pouze formuláře a datové listy s podformuláři a dílčími datovými listy.

Jediným způsobem, jak to obejít, je exportovat každý podformulář a dílčí datový list. Pokud exportujete hlavní sestavu, můžete exportovat více podformulářů a podsestav.

Za druhé, nemůžete z Accessu do Wordu exportovat vztahy, makra, moduly a grafické objekty, jako jsou obrázky a objekty Microsoft Graph. Kromě toho bude Access exportovat výsledky pouze z výrazů, nikoli z výrazů samotných.

Nakonec neexistuje žádný způsob, jak importovat data z aplikace Microsoft Access do aplikace Word. Musíte začít v Accessu, exportovat data do nového dokumentu, poté zkopírovat obsah a vložit jej do stávajícího dokumentu aplikace Word.

Jak exportovat přístupová data do dokumentu aplikace Word

Export přístupových dat do aplikace Word používá vestavěný nástroj Průvodce exportem souboru RTF. Jistě, tento nástroj má mnoho omezení ohledně exportu dat aplikace Access, ale je lepší než nic.

Ale pokud je to příliš omezující, můžete se podívat na některé z nich nejlepší bezplatné alternativy Microsoft Access pro případnou výměnu. V opačném případě exportujte data z aplikace Access do aplikace Word podle těchto pokynů:

1. Otevři tvůj Přístup k databázi.
2. Vyberte objekt chcete exportovat do souboru Navigační podokno.
3. Zkontrolujte tabulku, dotaz, formulář nebo sestavu, abyste se ujistili, že jsou bez chyb. Access obvykle obsahuje indikátory chyb, kdykoli rozpozná chybu. To může zahrnovat zelené trojúhelníky a řadu čísel chyb. Tento krok je důležitý, protože Access po exportu vašich dat automaticky nahradí chybová místa hodnotou null.
4. Vyberte zobrazení nebo část dat k exportu. Data, která chcete exportovat z více tabulek, vyberete nejlépe pomocí spuštěním dotazů MS Access. Pokud chcete z objektu exportovat všechna data, tento krok přeskočte.
5. Klikněte na Externí data kartu a vyberte Více> Word. Otevře se nástroj Export - Průvodce exportem souboru RTF.
6. Do vyskakovacího okna Průvodce exportem souboru RTF zadejte název souboru a vyberte cíl.
7. Zkontrolovat Po dokončení operace exportu otevřete cílový soubor v případě potřeby zaškrtněte políčko.
8. Pokud jste vybrali určitá data k exportu, zaškrtněte políčko Exportujte pouze vybrané záznamy zaškrtávací políčko. V opačném případě nechte zaškrtávací políčko exportovat všechna data v objektu.
9. Klikněte OK spusťte proces exportu.

Pokud soubor s podobným názvem existuje, můžete vybrat, zda jej má Access přepsat nebo ne. Vybrat Ano k přepsání souboru, popř Ne ve vyskakovacím okně vyberte nový název souboru.

Ve výchozím nastavení vytvoří Access soubor formátu Microsoft Word RTF s příponou RTF. Chcete -li přidat data aplikace Access do dokumentu aplikace Word, postupujte takto:

1. Otevřete dokument RTF.
2. Zkopírujte veškerý obsah dokumentu.
3. Vložte data do dokumentu aplikace Word.

Pokud se vám nástroj Průvodce exportem exportu souboru RTF zdá únavný, existuje jednodušší cesta ven. Zkopírujte data z tabulky aplikace Access, dotazu, formuláře nebo sestavy a vložte je přímo do dokumentu aplikace Word.

Příbuzný: Jak vytvořit formulář v aplikaci Microsoft Access

Export přístupových dat do aplikace Word bez problémů

Databáze jsou skvělý způsob, jak ukládat data. Pokud potřebujete exportovat svá přístupová data do jiných aplikací, jako je Word nebo Excel, vestavěný Průvodce exportem-souborem RTF činí celý proces bezproblémovým, i když s určitými omezeními.

Pokud máte k dispozici rozsáhlá data, formuláře Access nabízejí účinnější způsob, jak do databáze přidat další data. Snadněji se s nimi pracuje při úpravách tabulek a přidávání dalších dat.

Jak vytvořit formulář v aplikaci Microsoft Access

Existuje mnoho způsobů, jak přidat data do tabulky Microsoft Access. Použití formulářů je nejjednodušší způsob, jak vytvořit databázi.

Číst dále

O autorovi