5 způsobů, jak může automatizace zvýšit vaši produktivitu

Můžete si všimnout, že vaše produktivita zřejmě pokulhává, protože neustále máte potíže s nalezením času na dokončení další práce. To je poněkud proto, že možná trávíte značné množství času opakovanými úkoly, jako je odpovídání na e -maily nebo zálohování dat.

Čas je však omezený zdroj a každý den máte jen 24 hodin. Nejlepší způsob, jak maximalizovat svůj čas a zvýšit produktivitu, je automatizovat všední a opakující se úkoly.

Co je automatizace a jaké jsou její výhody?

Automatizace popisuje použití technologie ke zvládnutí časově náročných nebo opakujících se úkolů, aby se minimalizovalo ruční úsilí. Automatizací nadbytečných úkolů můžete ušetřit čas a soustředit se na další činnosti generující příjmy.

Automatizace také snižuje lidské chyby, zlepšuje provozní efektivitu, zvyšuje škálovatelnost a šetří peníze. Jak tedy můžete využít potenciál automatizace ve svých každodenních činnostech? Zde je několik nápadů na automatizaci pracovního postupu, které můžete nyní použít:

1. Zrychlete zpracování e -mailu

Vyřizování e-mailů může být zdrcující a časově náročné, pokud nenajdete systém, který by je dobře spravoval. Důvodem je, že pravděpodobně každý den obdržíte spoustu e -mailů, které vyžadují vaši pozornost. Kromě toho, pokud chcete rozšířit své podnikání, měli byste rychle reagovat na e -mailové dotazy potenciálních klientů.

Automatické e -mailové odpovědi

Dobrou zprávou je, že některé procesy můžete zautomatizovat, takže ve své doručené poště strávíte méně času. Můžete například vytvořit šablonu pomocí údajů z vašeho webového kontaktního formuláře, nebo použijte tyto bezplatné stavitele šablon e -mailů, takže je nebudete muset neustále psát od nuly. Můžete také použít vestavěné funkce automatické odpovědi v e-mailových službách, například Následovat možnost v Outlooku sledovat a odpovídat na e -maily.

Alternativně můžete použít studenou službu e -mailu a hromadné korespondence GMass k personalizaci, plánování nebo odesílání marketingových kampaní a studených e -mailů potenciálním zákazníkům a automatickému sledování.

Uspořádejte své e -maily

Vsadíme se, že denně dostáváte nespočet e -mailů od kolegů, rodiny a přátel, jiných firem atd. Když k tomu dojde, může být náročné třídit důležité e -maily od nevyžádané pošty. Ale můžete automatizovat přesun e -mailů z jedné složky do druhé, abyste se vypořádali s nepořádkem. Můžete použít „filtry“ Gmailu nebo „Pravidla“ aplikace Outlook pro správu vaší e -mailové schránky.

Tyto vestavěné funkce vám umožňují automaticky mazat zprávy s konkrétní zprávou, třídit e-maily s konkrétním textem nebo z konkrétních kontaktů do složky atd.

Extrahovat data

Pravděpodobně trávíte hodně času procházením kontaktů ve své doručené poště, abyste získali informace, které vám pomohou prodat nebo prodat vaše věci. Používáním Mailparser, můžete tento proces zautomatizovat na základě pravidel analýzy.

2. Zvyšte komunikaci pomocí chatbotů

Chatbots v posledních letech zcela revolucionizovali služby zákazníkům zlepšením komunikace a zkušeností zákazníků. Stejně jako časté dotazy nabízejí chatboti automatizaci prostřednictvím umělé inteligence. V důsledku toho mohou sami provádět řadu úkolů.

Některé výhody používání chatbotů jsou 24/7, některé jsou vícejazyčné, poskytují konzistentní reakce okamžitě, pomáhají vám získat cenné poznatky o chování zákazníků atd. Můžeš použít tyto chatboty pro posílení vaší komunikace na vašem webu WordPress a zlepšit svou produktivitu. Stojí však za zmínku, že musíte vynaložit čas a úsilí na vyladění svého chatbota, abyste mohli využívat výhod.

3. Zálohování dat

Jak technologie postupuje, stále více se spoléháme na to, že pevné disky našich počítačů ukládají části našeho života, například pracovní a akademické dokumenty nebo rodinné fotografie. Většinou nejde o to, jestli, ale kdy, protože se pevné disky opotřebovávají, jsou kradeny a dochází k přepětí.

Otázkou je, co to pro vás bude znamenat, nebo ještě lépe, co můžete udělat, abyste minimalizovali ztrátu? Data si můžete zálohovat.

Ale je pravděpodobné, že čas od času to zapomenete udělat sami. Nejlepším řešením by tedy bylo zautomatizovat pravidelné zálohování. Kromě zajištění bezpečnosti vašich dat vám automatické plánování záloh umožní práci na počítači bez přerušení.

Můžeš použít CrashPlan k zálohování dat na externí pevný disk, jiný počítač v místní síti nebo na jeho servery. Po instalaci softwaru zkontroluje váš systém a navrhne, co byste mohli zálohovat. Umožňuje také vybrat, co chcete zálohovat. Můžete naplánovat zálohování každých 15 minut, jednu hodinu nebo kdykoli nepoužíváte počítač; vše záleží na tobě.

4. Plánujte příspěvky na sociálních médiích

Sociální média se stala nedílnou součástí našeho života. A tak se tyto platformy staly zlatým dolem pro lidi, kteří se snaží propagovat své značky a prodávat produkty/služby.

Udržet kontakt se všemi svými potenciálními zákazníky a zákazníky na vašich platformách sociálních médií je úkol, který může snadno vyžadovat vaši pozornost na plný úvazek. Využití magie automatizace prostřednictvím nástrojů jako Hootsuite a Vyrovnávací paměť umožňuje předem naplánovat všechny vaše příspěvky na sociálních sítích. Pomocí těchto nástrojů můžete dělat více na sociálních médiích za kratší dobu.

5. Naplánujte si schůzky

Úspěšné naplánování schůzky nebo rezervace schůzky často vyžaduje hodně dopředu a dozadu, zvláště pokud se týká mnoha lidí. Před rezervací možná budete muset každému poslat e -mail, abyste zjistili jeho dostupnost, a pokud někdo zruší, riskujete opakování postupu.

Naštěstí můžete tento proces zautomatizovat a pracovní postup schůzky přepnout na autopilota, abyste se mohli soustředit na něco jiného. Nástroje jako Calendly vám umožní automatizovat vaše schůzky nebo jiné události předem s kýmkoli prostřednictvím odkazu. Můžete nastavit různé časové intervaly, kdy budete k dispozici, a odesílat žádosti o schůzku prostřednictvím odkazu.

A co víc, tento nástroj se bezproblémově integruje do vašeho kalendáře. Když si tedy každý vybere správný čas, může si Calendly zaznamenat schůzku do vašeho kalendáře a zaslat vám oznámení. Pokud se po tu dobu zaneprázdníte, je přeplánování stejně snadné jako plánování.

Automatizujte své opakující se úkoly a zvyšte svou produktivitu

Automatizace je zvláště výhodná pro malé podniky s několika zaměstnanci v mnoha kloboucích. Nechání technologie zvládnout několik úkolů tu a tam vám pomůže udělat více za kratší dobu.

8 přehlížených věcí, které omezují produktivitu (a jak se jim vyhnout)

Všichni chceme být produktivní, ale snadno se necháváme rozptýlit různými faktory. Zde je několik věcí, které možná přehlížíte a jak se jim vyhnout.

Číst dále

O autorovi