Jak zvládnout přetížení schůzek: 5 tipů a nástrojů

Setkání v konferenční místnosti (nebo online pracovním prostoru) vyžaduje výměnu nápadů, stanovení cílů, sledování pokroku, přiřazování úkolů atd.

I když to jsou všechny platné důvody pro uspořádání schůzky, příliš mnoho dlouhých schůzek může vaši produktivitu vyčerpat. Zde je návod, jak můžete snížit počet schůzek ve vašem kalendáři. Nejprve však odhalíme:

Co způsobuje, že máte příliš mnoho setkání?

Je pravděpodobné, že jste se s tímto problémem již pokusili vypořádat. Schůzky se však stále objevují v celém vašem kalendáři. Je to pravděpodobně proto, že jste se nepokusili odhalit základní příčiny problému; pouze používáte řešení náplasti, abyste zmírnili přetížení setkání se symptomy.

Zvažme tedy přetížení setkání jako symptom hlubšího problému, abyste mohli najít efektivní a trvalé řešení.

Za prvé, pandemie COVID-19 a výsledný přechod na vzdálené nebo hybridní pracovní modely výrazně zvýšily počet virtuálních schůzek, převážně prostřednictvím Zoom. V důsledku toho se vzdálení pracovníci potýkají s

Únava ze zoomunebo vyčerpání času stráveného před obrazovkou. Přetížení schůzek může být také problém, pokud všechny pozvete na schůzky. Jak návštěvnost roste, zapojení postupně klesá.

Jedním z nejčastějších hlavních důvodů schůzek Zoom-back-to-back nebo návštěv konferenční místnosti je nedostatek jasného programu. Zpočátku můžete mít cíl schůzky, ale brzy se vaše zaměření přesune do nečinného tlachání.

V neposlední řadě nevyužíváte digitální nástroje efektivně. Existuje široká škála softwaru, který je lepší alternativou pro komunikaci a spolupráci.

Další nejúčinnější metodou, jak snížit počet schůzek na vašem pracovišti, je zvýšit produktivitu schůzek. Zde je návod, jak toho dosáhnout:

1. Pro asynchronní schůzky použijte interní wiki

Schůze nemusí vždy probíhat v reálném čase (synchronně). Některé situace budou těžit z asynchronní komunikace (komunikace, která nevyžaduje, aby účastníci byli přítomni současně a nepotřebuje okamžitou odpověď).

Produktivitu schůzek můžete zlepšit přijetím asynchronní komunikace. Umožňuje týmům používat znalostní software jako Dokument 360 sdílet nápady vlastním tempem. Alternativně, pomocí těchto webových stránek můžete vytvořit interní Wiki, a v něm nastavit konkrétní stránky pro vaše schůzky. Tyto digitální nástroje vám umožňují přispívat na schůzku pomocí funkce komentářů.

Přijímáním asynchronních schůzek může váš tým věnovat potřebný čas porozumění projednávaným informacím, komunikovat se spoluhráči v různých časových pásmech, posílit účast introvertů psaním a omezit přerušení a rozptýlení.

2. Použijte software pro spolupráci

Proč si naplánovat dvouhodinovou osobní schůzku za účelem předání nových nápadů, když to můžete udělat e-mailem nebo ještě lépe pomocí jednoduchého softwaru pro spolupráci, jako je Trello.

Chcete-li zvýšit produktivitu svého týmu, organizujte schůzky v reálném čase, pouze pokud to nezbytně potřebujete, například pro řešení konfliktů. V opačném případě můžete software pro spolupráci využívat k aktualizacím postupu cílů, revizím projektů nebo k vytváření nových nápadů.

Váš tým tak získá dostatek času na to, aby se zamyslel nad nápady, které chce sdílet, a upřednostnil ty nejdůležitější. A co víc, všechny tyto informace jsou uloženy ve výchozím nastavení a přístupné všem, místo aby se spoléhaly na písemné záznamy.

Trello můžete použít k vytváření desek, které odpovídají cílům vaší schůzky, jako je program schůzky, aktualizace o předchozích schůzkách, aktualizace týmu nebo nové nápady.

Stažení: Trello pro Android | iOS (Zdarma, k dispozici prémiová verze)

3. Zaměřte se na program schůze

Uspořádání schůzky bez programu je jistým receptem na neúspěch. Budete muset mít jasný plán schůzky, abyste se vyhnuli mimo kurz. Většina schůzek často běží ve stanovených časových rámcích, protože neexistuje žádná jasná cesta, kterou je třeba sledovat.

Jak to tedy můžete opravit? Běžně si můžete body, které chcete probrat během schůzky, zapsat, vytisknout a připojit další relevantní dokumenty, než je budete sdílet s účastníky.

Alternativně můžete ušetřit čas a papír vytvořením své agendy na Evernote a připojte všechny soubory nebo webové stránky, které potřebujete, než je budete sdílet se svými kolegy. Díky tomu mají účastníci rychlý přístup k potřebným informacím prostřednictvím svých chytrých telefonů, tabletů nebo počítačů.

Stažení: Evernote pro Android | iOS (Zdarma, k dispozici prémiová verze)

4. Vytvořte volné kanály pro okamžitou komunikaci

Když jste součástí rozsáhlé organizace s mnoha odděleními, zdá se, že schůzka je jedinou možností, jak sdílet informace s konkrétní skupinou lidí. Bohužel to není vždy nejproduktivnější metoda.

Proč přesouvat skupinu lidí do konferenční místnosti na 30minutovou schůzku, když můžete sdílet stejné informace okamžitě a s každým na svém počítači prostřednictvím platformy pro zasílání zpráv, jako je Ochablý?

Potřebujete pouze k vytvoření vyhrazeného kanálu na schůzku a pozvat všechny relevantní účastníky. Tímto způsobem můžete vést konkrétní rozhovory o různých projektech s lidmi, které se rozhodnete pozvat.

Stažení: Slack pro Android | iOS (Zdarma, k dispozici prémiová verze)

5. Nemít příliš mnoho lidí

Zamyslete se nad posledním setkáním, které jste měli. Kolik lidí bylo přítomno? A kolik z nich poskytlo cenné příspěvky na setkání? S největší pravděpodobností mnoho účastníků pouze tiše sedělo bez účasti, zatímco jiní kontrolovali své e -maily. To se stalo standardní praxí, zejména při setkáních s velkým davem.

To se často stává, protože organizátoři se chtějí vyhnout tomu, aby se lidé cítili opomíjeni. Ačkoli to může být ušlechtilé gesto, bohužel to snižuje produktivitu schůzky.

Možná se ptáte, jak? Riskujete překročení vyhrazeného času na schůzku, abyste mohli řešit debaty tam a zpět, mělké komentáře a zbytečné tlachání, což má za následek menší účinnost. Aby se předešlo přetížení schůzek, pozvěte co nejméně lidí.

Příbuzný: Základní tipy pro online videokonference

Nenechte setkání zpomalit

Schůze stále hrají ve většině organizací zásadní roli. Stanou se však neproduktivními, když se stanou zdrcujícími a když vaše týmy mohou trávit čas schůzkami na prioritách. Produktivitu schůzek můžete zvýšit pomocí výše uvedených tipů a nástrojů.

5 nejlepších způsobů, jak se vypořádat s vyčerpáním času u obrazovky

Neustálá expozice obrazovky může vést k bolestem hlavy, rozmazanému vidění a namáhání očí. Zde je několik tipů, jak se vypořádat s vyčerpáním času stráveného před obrazovkou.

Číst dále

O autorovi